Cómo enviar un PDF para firma sin crear una plantilla

La mayoría de las API de firma electrónica te hacen crear una plantilla antes de que puedas enviar algo para firma. Subes tu PDF, defines tus campos, lo guardas como una plantilla y luego creas una solicitud de firma desde esa plantilla.

Esa metodología tiene sentido cuando estás enviando el mismo documento una y otra vez. Contratos de empleo, NDAs, acuerdos de proveedores. Cualquier cosa que vayas a usar más de unas pocas veces merece una plantilla.

Pero a veces solo necesitas enviar un documento único. Una propuesta personalizada. Un acuerdo legal que sea diferente cada vez. Una aprobación interna rápida que nunca repetirás. Crear una plantilla para un documento que solo vas a usar una vez agrega fricción y desordena tu espacio de trabajo.

Firma.dev ahora admite solicitudes de firma únicas. Puedes subir un PDF directamente, definir tus destinatarios y campos en línea, y enviarlo para firma sin necesidad de crear una plantilla. Esta publicación explica cómo funciona.

Cuándo tiene sentido usar plantillas (y cuándo no)

Las plantillas son la elección correcta cuando estás enviando la misma estructura de documento repetidamente. Si tienes una carta de oferta que envías a cada nuevo empleado, o un NDA que cada proveedor firma, o una factura mensual que siempre tiene los mismos campos en los mismos lugares, las plantillas te ahorran tiempo. Las configuras una vez y las reutilizas para siempre.

Pero las plantillas se convierten en una carga cuando el documento es único. Una propuesta personalizada con precios que cambian para cada cliente potencial. Un acuerdo de liquidación que se negocia y revisa antes de firmar. Un formulario de aprobación interna que es diferente dependiendo de la situación.

Para estos casos, crear una plantilla solo para usarla una vez es trabajo inútil. Terminas con un espacio de trabajo lleno de plantillas de uso único que nunca volverás a tocar.

La metodología para solicitudes de firma únicas

El trabajo único omite completamente el paso de la plantilla. Así es como se ve:

1. Toma tu PDF y codifícalo en base64

2. Define tus destinatarios en línea (nombre, correo electrónico, si son firmantes o están en CC, orden de firma si corresponde)

3. Define tus campos en línea (cuadros de firma, campos de texto, fechas, casillas de verificación, lo que necesites) con sus posiciones en la página

4. Llama al punto de creación o al punto de creación y envío atómico

5. Listo. No se requiere plantilla.

La solicitud de firma funciona exactamente como una basada en plantillas. Tus destinatarios son notificados, firman, y recibes el documento completado y la auditoría. La única diferencia es que no tuviste que crear una plantilla primero.

Ejemplo: Enviar una Propuesta Personalizada

Supongamos que eres una empresa SaaS enviando una propuesta de precios personalizada a un prospecto. La propuesta es un PDF de una sola página con el nombre de su empresa, los precios que has negociado y una línea de firma.

Así es como se ve la llamada a la API usando el punto de creación y envío atómico:

{
  "name": "Proposal - Acme Corp",
  "document": "JVBERi0xLjQK...",
  "recipients": [
    {
      "id": "temp_signer_1",
      "first_name": "Jane",
      "last_name": "Smith",
      "email": "jane@acmecorp.com",
      "designation": "Signer",
      "order": 1
    }
  ],
  "fields": [
    {
      "recipient_id": "temp_signer_1",
      "type": "signature",
      "page": 1,
      "x": 100,
      "y": 650,
      "width": 200,
      "height": 50
    },
    {
      "recipient_id": "temp_signer_1",
      "type": "date",
      "page": 1,
      "x": 320,
      "y": 650,
      "width": 100,
      "height": 30
    }
  ],
  "settings": {
    "send_signing_email": true
  }
}

El campo document contiene tu PDF codificado en base64. El array recipients define quién necesita firmar. El array fields coloca un cuadro de firma y un campo de fecha en la página 1 en las coordenadas que especificas.

Una llamada a la API, y Jane recibe un correo electrónico pidiéndole que firme. No se requiere creación de plantilla.

Nota el patrón temp_signer_1 en el ID del destinatario. Cuando estás creando destinatarios y campos en la misma solicitud, usas IDs temporales para enlazarlos. La API resuelve estos a UUIDs reales después de la creación.

Definir campos sin el editor de plantillas

Cuando usas plantillas, puedes colocar campos visualmente usando el editor de plantillas incrustado. Con solicitudes únicas, estás definiendo las posiciones de los campos en la llamada a la API, lo que significa que necesitas conocer las coordenadas.

Cada campo necesita:

• page – qué página del PDF (base 1)

• x y y – posición desde la esquina inferior izquierda de la página, en puntos

• width y height – dimensiones del campo, en puntos

Si no estás seguro de dónde colocar los campos, abre tu PDF en un visor que muestre coordenadas (la mayoría lo hacen), o simplemente estima y ajusta. La experiencia de firma es lo suficientemente flexible como para que no necesites un posicionamiento perfecto en píxeles.

Tipos de campos disponibles para solicitudes únicas:

• signature – captura de firma

• initials – captura de iniciales

• text – entrada de texto libre

• date – selector de fechas

• checkbox – casilla de verificación sí/no

También puedes marcar campos de texto como read_only si deseas prellenar un valor que el firmante pueda ver pero no editar. Esto es útil para cosas como montos de contrato, números de referencia o cualquier dato que ya se haya acordado.

Cuándo usar plantillas en su lugar

Las solicitudes únicas son excelentes para documentos ad hoc, pero las plantillas siguen siendo la mejor opción cuando estás enviando la misma estructura de documento más de un par de veces.

Las plantillas te permiten usar el editor de plantillas incrustado para colocar campos visualmente en lugar de calcular coordenadas. También funcionan con el editor de solicitudes de firma incrustado, que permite a los usuarios no técnicos completar detalles de los destinatarios y enviar documentos sin tocar la API.

La regla general: si vas a enviar un documento más de dos o tres veces, crea una plantilla. Si es algo de una sola vez, omite la plantilla y usa una solicitud única.

Resumiendo

Las solicitudes de firma únicas eliminan la fricción de los documentos ad hoc. No tienes que crear plantillas que nunca volverás a usar, y no tienes que desordenar tu espacio de trabajo con estructuras de documentos de una sola vez.

Las plantillas todavía están disponibles cuando las necesitas. Ambos trabajos utilizan los mismos tipos de campos, las mismas opciones de destinatarios y los mismos rastreos y auditorías. Solo estás eligiendo el camino que se ajusta a la situación.

Si quieres probarlo, el punto de final de solicitud de firma tiene documentación completa sobre la metodología única. O usa el punto atómico para crear y enviar en una sola llamada.

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