Polens Rahmenwerk für elektronische Signaturen ruht auf zwei Säulen: der EU-weiten eIDAS-Verordnung (Nr. 910/2014) und dem polnischen Zivilgesetzbuch (Kodeks cywilny), das im Inland durch das Gesetz vom 5. September 2016 über Vertrauensdienste und elektronische Identifizierung (Ustawa o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej) umgesetzt wurde, welches das frühere polnische Gesetz über elektronische Signaturen aus der Zeit vor eIDAS ersetzte.

eIDAS legt drei Stufen der elektronischen Signatur fest, die EU-weit anerkannt sind. Einfache elektronische Signaturen (EES) bilden die Basis: alle Daten in elektronischer Form, die logisch mit anderen Daten verknüpft sind und vom Unterzeichner zum Signieren verwendet werden. Fortgeschrittene elektronische Signaturen (FES) stellen strengere Anforderungen, darunter die eindeutige Verknüpfung mit dem Unterzeichner, die Erstellung unter Verwendung von Daten unter seiner alleinigen Kontrolle und den Nachweis von Manipulationen, der jede spätere Änderung der signierten Daten offenbart. Qualifizierte elektronische Signaturen (QES) erfordern ein qualifiziertes Zertifikat von einem Vertrauensdiensteanbieter auf Polens nationaler Vertrauensliste, das über das Nationale Zertifizierungszentrum (NCCert, betrieben von der polnischen Nationalbank) registriert ist und vom Ministerium für Digitalisierung (Ministerstwo Cyfryzacji) beaufsichtigt wird.

Das polnische Zivilrecht schichtet seine eigene Formhierarchie über diese eIDAS-Stufen. Artikel 60 des Zivilgesetzbuchs erlaubt es den Parteien, ihren Willen in jeder Form, auch elektronisch, zu äußern, sofern ein Gesetz oder die Parteien selbst nichts anderes vorschreiben, sodass die meisten kommerziellen Verträge überhaupt keiner Formvorschrift unterliegen. Schreibt ein Gesetz die forma pisemna (Schriftform) vor, definiert Artikel 78¹ die forma elektroniczna (elektronische Form) als deren elektronisches Äquivalent, dem nur durch eine qualifizierte elektronische Signatur Genüge getan wird. EES und FES erreichen nicht die Gleichwertigkeit mit der Schriftform, erzeugen aber gemäß den Artikeln 772-773 eine gültige forma dokumentowa (Textform), eine niedrigere Stufe, die zusammen mit derselben Reform von 2016 eingeführt wurde und für jede Erklärung ausreicht, deren Urheber aus einer dauerhaften Aufzeichnung identifiziert werden kann, was die überwiegende Mehrheit der gewöhnlichen Handelsgeschäfte abdeckt.

Die bedeutendste jüngste Entwicklung ist die Plattform für elektronische Vertragsabschlüsse unter praca.gov.pl, die am 7. Januar 2026 für kleine Arbeitgeber gestartet und am 19. Juni 2026 auf alle Arbeitgeber und Arbeitnehmer ausgeweitet wurde. Innerhalb der Plattform können Arbeitgeber Arbeitsverträge, Wettbewerbsverbote, Ausbildungsvereinbarungen, Verträge über gemeinsame materielle Haftung und Freiwilligenvereinbarungen elektronisch unter Verwendung einer qualifizierten, persönlichen oder vertrauenswürdigen Signatur abschließen; persönliche und vertrauenswürdige Signaturen haben die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift, jedoch nur für Dokumente, die innerhalb des Systems unter Verwendung seiner festen Vorlagen abgeschlossen werden. Dieses System befindet sich außerhalb jeder Drittanbieter-E-Signatur-API, einschließlich Firma.dev; es handelt sich um einen direkten Kommunikationskanal zwischen Behörden und Arbeitgebern, nicht um einen Signaturtyp, an den eine SaaS-Plattform andocken kann.

Eine spezifische, namentlich genannte Liste von Dokumenten erfordert weiterhin die QES oder eine strengere Form. Arbeitsverträge, die außerhalb des Systems praca.gov.pl abgeschlossen werden, müssen gemäß Artikel 29 des Arbeitsgesetzbuchs (Kodeks pracy) der Schriftform entsprechen, was elektronisch nur durch eine QES erfüllt werden kann. Urheberrechts- und IP-Übertragungsverträge erfordern gemäß Artikel 53 des Urheberrechtsgesetzes ebenfalls eine QES; eine Übertragung ohne QES oder handschriftliche Unterschrift ist nichtig. Verbraucherkreditverträge und Bürgschaftserklärungen von Nichtkaufleuten bedürfen ebenfalls der Schriftform. Immobilienkauf- und -übertragungsverträge sowie alle Dokumente, die ein Recht zur Eintragung im Grundbuch begründen, erfordern gemäß Artikel 158 des Zivilgesetzbuchs eine notarielle Urkunde, wobei der Notar anstelle der unterzeichnenden Parteien die entsprechende qualifizierte Signatur anbringt. Testamente und andere Nachlassdokumente, einschließlich Vereinbarungen über die Teilung eines Nachlasses oder den Verzicht auf das Erbrecht, erfordern gemäß den Artikeln 949-950 und 1037-1052 die handschriftliche Form oder eine notarielle Beurkundung.

Mietverträge über Immobilien mit einer Laufzeit von mehr als einem Jahr fallen in eine andere Kategorie: Artikel 660 erfordert die Schriftform, deren Nichteinhaltung den Mietvertrag jedoch nicht nichtig macht. Er wandelt sich in ein unbefristetes Verhältnis um, wodurch das feste Enddatum wegfällt – ein reales, aber beherrschbares praktisches Risiko und kein unüberwindbares Hindernis.

Für den Standard-B2B-SaaS-Anwendungsfall – Softwarelizenzen, Abonnementvereinbarungen, MSAs, NDAs, Lieferantenverträge und die meisten HR-Begleitdokumente mit Ausnahme des Arbeitsvertrags selbst – decken EES und FES das ab, was polnische Unternehmen im täglichen Geschäft unterzeichnen müssen.