Ob es sich um einen einzelnen Buchhalter oder eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft mit mehreren Partnern handelt – Auftragsschreiben und die Unterlagen zur Mandantenaufnahme bewegen sich im Laufe des Jahres nicht in einem gleichmäßigen Tempo.
Das Volumen häuft sich stark um die Einreichungsphase herum an, und das Hinterherjagen nach Unterschriften per E-Mail bei Dutzenden von Mandanten gleichzeitig verwandelt sich in eine Tabellenkalkulation darüber, wer unterschrieben hat, wer nicht und wer eine dritte Erinnerung benötigt, bevor eine Akte geöffnet werden kann.
Fünfzig Auftragsschreiben in wenigen Wochen machen aus einfachem Papierkram einen Engpass.
Was möglich ist
Mandatsschreiben als zivilrechtliche Verträge
Mandatsvereinbarungen, Onboarding-Formulare und allgemeine Vertretungsvereinbarungen sind zivilrechtliche Verträge, und sie sind genau die Dokumente, für die das Gesetz über elektronische Signaturen geschaffen wurde.
Die rechtliche Stiftung Firma.dev unterstützt
Firma.dev wurde entwickelt, um den ESIGN Act, die UETA und eIDAS (SES und AES) zu unterstützen – die rechtliche Grundlage, die dafür sorgt, dass ein elektronisch unterzeichnetes Auftragsschreiben zu den gleichen Bedingungen durchsetzbar ist wie eines auf Papier, unabhängig davon, wo eine Firma und ihre Kunden ihren Sitz haben.
Anmeldespezifische Regeln sind separat
Anmeldespezifische Unterschriftsregeln sind eine andere Angelegenheit und variieren je nach Land und Formular. Prüfen Sie die aktuellen Richtlinien der zuständigen Steuerbehörde, bevor Sie davon ausgehen, dass eine bestimmte Steuererklärung elektronisch eingereicht werden kann.
Für US-Unternehmen: Wo die IRS-Formulare hingehören
Einige IRS-Formulare akzeptieren elektronische Signaturen unter bestimmten Bedingungen, und die Liste hat sich in den letzten Jahren mehr als einmal geändert. Diese Bestimmung muss aus den aktuellen IRS-Richtlinien für das genaue fragliche Formular hervorgehen.
Firma.dev deckt die Mandatsvereinbarungen und Onboarding-Unterlagen im Rahmen einer Kundenbeziehung ab. Bestätigen Sie die IRS-Einreichungsregeln für spezifische Formulare separat.
Ein typischer Onboarding-Workflow
Mandatsvereinbarung und Onboarding-Formular werden zusammen verschickt
Die Mandatsvereinbarung eines neuen Mandanten wird mit bereits platzierten Unterschriftsfeldern verschickt, zusammen mit einem Onboarding-Formular zur Erfassung der für die Akteneröffnung erforderlichen Details.
Kunde unterschreibt über ein Telefon
Das Unterzeichnen dauert vom Smartphone aus nur wenige Minuten.
Unternehmen wird sofort benachrichtigt
Die Kanzlei erhält in dem Moment, in dem es erledigt ist, eine Benachrichtigung mit einem angehängten Prüfpfad inklusive Zeitstempel, sodass niemand eine separate Tabelle öffnen muss, um zu prüfen, wer noch aussteht.
Preise, die sich an das saisonale Volumen anpassen
E-Signatur-Tarife pro Benutzer, einschließlich der meisten für Wirtschaftsprüfer und Buchhalter angebotenen Software für elektronische Signaturen, berechnen jeden Monat denselben Pauschaltarif, unabhängig davon, wie viele Dokumente darüber verarbeitet werden.
Firma.dev berechnet 0,049 € pro Umschlag (ca. 5 US-Cent), ohne monatlichen Mindestumsatz und ohne Gebühr pro Benutzer, sodass eine Firma, die in einem Monat drei Dokumente und im nächsten dreißig versendet, genau für das bezahlt, was sie sendet. Vollständige Aufschlüsselung auf der Preisseite.
