Cómo personalizar los correos electrónicos de su firma electrónica y los enlaces de firma

Si estás integrando firmas electrónicas en tu producto, probablemente no quieras que tus usuarios reciban correos electrónicos de un proveedor del que nunca han oído hablar. Cuando un cliente recibe una solicitud de firma, debe parecer que viene de ti.

Firma.dev te ofrece dos opciones aquí. Puedes enviar correos electrónicos desde tu propio dominio para que todo parezca que viene de tu empresa. O puedes desactivar los correos electrónicos de Firma.dev por completo y gestionar las notificaciones tú mismo a través de webhooks o tu propio sistema de correo electrónico.

Esta publicación cubre ambos enfoques.

Qué Queremos Decir con White-Labeling

White-labeling significa que tus usuarios interactúan con tu marca, no con la nuestra. Cuando reciben un correo electrónico pidiéndoles que firmen un documento, proviene de tu dominio de correo electrónico. Cuando firman, no ven una pantalla pidiéndoles que acepten los términos de Firma.dev.

Desde la perspectiva de tu usuario, la funcionalidad de firma electrónica es solo parte de tu producto. No saben ni les importa que Firma.dev esté detrás de escena.

Esto es más importante para plataformas SaaS, software de recursos humanos, productos de tecnología legal y cualquier aplicación donde las firmas electrónicas sean una característica más que el producto central. Quieres que la experiencia se sienta nativa, no añadida.

Opción 1: Envía Correos Electrónicos Desde Tu Propio Dominio

Por defecto, Firma.dev envía correos electrónicos de solicitud de firma desde nuestro dominio. Si prefieres que provengan de tu empresa, puedes agregar tu propio dominio en el panel de control.

Ve a la configuración de dominio de tu espacio de trabajo, agrega tu dominio y verifícalo. Una vez hecho esto, todos los correos electrónicos relacionados con la firma (solicitudes, completaciones, recordatorios, cancelaciones) provendrán de notifications@tudominio.com en lugar de Firma.dev.

Esta es una configuración a nivel de espacio de trabajo, así que si estás gestionando un producto multi-tenant, cada espacio de trabajo puede tener su propio dominio de correo electrónico personalizado. El Cliente A recibe correos de notifications@clientea.com, el Cliente B de notifications@clienteb.com. Totalmente aislado.

El contenido del correo electrónico permanece igual, pero el remitente es tu dominio. Tus usuarios ven una dirección familiar, lo que genera confianza y mantiene la experiencia coherente con tu marca.

Opción 2: Desactivar Completamente los Correos Electrónicos de Firma.dev

Si deseas tener el control total de tu flujo de correos electrónicos, puedes desactivar los correos electrónicos transaccionales de Firma.dev y manejar todo por tu cuenta.

Cuatro configuraciones controlan qué correos electrónicos enviamos:

• send_signing_email – la notificación inicial de "por favor firma este documento"

• send_finish_email – la confirmación de finalización cuando todos los firmantes terminan

• send_expiration_email – el recordatorio cuando una solicitud está a punto de vencer

• send_cancellation_email – la notificación cuando una solicitud se cancela

Las cuatro están configuradas por defecto a true. Configura cualquiera de ellas a false, y no enviaremos ese correo electrónico. Configura las cuatro a false, y nos mantenemos completamente fuera de tu flujo de correos electrónicos.

Puedes configurar estas opciones en varios lugares:

• A través del API al crear una solicitud de firma

• En la pantalla de creación de plantilla en el panel de control

• En la pantalla de creación de solicitud de firma en el panel de control

El patrón típico para equipos que quieren control total es desactivar todos los correos electrónicos de Firma.dev y usar webhooks para activar los suyos propios. Cuando se envía una solicitud de firma, recibes un evento webhook. Cuando alguien firma, recibes un evento. Cuando el documento se completa, recibes un evento. Usas esos para enviar tus propios correos electrónicos desde tu propio sistema.

Esto te da control completo sobre el texto, el diseño, la dirección del remitente y el tiempo. Tus correos electrónicos, tu marca, tus reglas.

Desactivar la Pantalla de Aceptación de Términos de Firma.dev

Por defecto, los firmantes tienen que aceptar los términos y condiciones de Firma.dev antes de poder firmar un documento. Esta es una breve pantalla intermedia que aparece cuando abren el enlace de firma.

Si quieres eliminar esta pantalla, hay una configuración de espacio de trabajo llamada "Requerir Aceptación de Términos." Desactívala, y los firmantes pasan directamente al documento sin ver nuestros términos.

Una nota sobre esto: si desactivas nuestra pantalla de términos, asumes la responsabilidad de informar a los firmantes sobre las implicaciones legales de su firma electrónica. Recomendamos tener tus propios términos y condiciones que cubran el consentimiento para la firma electrónica. Esto te mantiene alineado con marcos como ESIGN, UETA y eIDAS sin depender de los nuestros.

Configuraciones a Nivel de Espacio de Trabajo para Productos Multi-Tenant

Si estás construyendo un producto SaaS donde cada uno de tus clientes necesita su propia experiencia de marca, workspaces te dan ese aislamiento.

Cada espacio de trabajo puede tener:

• Su propio dominio de correo electrónico personalizado

• Su propia configuración de aceptación de términos

• Sus propias plantillas y solicitudes de firma

• Su propia clave de API

Así que el Cliente A puede tener correos electrónicos de su dominio con la pantalla de términos desactivada, mientras que el Cliente B usa un dominio diferente con la configuración predeterminada. Cada espacio de trabajo está completamente separado.

Mira la página de la función de workspaces de cliente para más sobre arquitectura multi-tenant.

Poniendo Todo Junto

Aquí tienes un resumen rápido de tus opciones:

¿Quieres correos electrónicos de marca? Agrega tu dominio en la configuración del espacio de trabajo. Los correos electrónicos provendrán de notifications@tudominio.com.

¿Quieres enviar tus propios correos electrónicos? Desactiva las cuatro configuraciones de correo electrónico y utiliza webhooks para activar tus propias notificaciones.

¿Quieres eliminar la pantalla de términos de Firma.dev? Desactiva "Requerir Aceptación de Términos" en la configuración del espacio de trabajo y usa tus propios términos.

Puedes combinar y mezclar. Algunos equipos usan dominios personalizados pero mantienen las plantillas de correo electrónico de Firma.dev. Otros desactivan todo y manejan todo el flujo por sí mismos. Es flexible.

Qué Viene

Estamos construyendo activamente más capacidades de white-labeling. Branding personalizado en la interfaz de usuario de firma, certificados de finalización con marca, y más. Esta publicación cubre lo que está disponible hoy. Cuando se lance el conjunto completo, publicaremos una guía comprensiva en la documentación.

Conclusión

Personalizar tus correos electrónicos de firma electrónica mantiene la experiencia coherente con tu producto. Ya sea que quieras correos electrónicos de tu dominio o control total sobre el flujo de notificaciones, Firma.dev te brinda las herramientas para lograrlo.

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