El marco de la firma electrónica de Polonia se apoya en dos pilares: el Reglamento eIDAS (n.º 910/2014) de la UE y el Código Civil polaco (Kodeks cywilny), aplicado a nivel nacional a través de la Ley de 5 de septiembre de 2016 sobre Servicios de Confianza e Identificación Electrónica (Ustawa o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej), que sustituyó a la anterior Ley de Firma Electrónica de Polonia, anterior a eIDAS.

eIDAS establece tres niveles de firma electrónica reconocidos en toda la UE. Las firmas electrónicas simples (SES) son el nivel básico: cualquier dato en formato electrónico asociado lógicamente a otros datos y utilizado por el firmante para firmar. Las firmas electrónicas avanzadas (AES) añaden requisitos más estrictos, como la vinculación única con el firmante, su creación utilizando datos bajo su control exclusivo y la detección de manipulaciones que revela cualquier cambio posterior en los datos firmados. Las firmas electrónicas cualificadas (QES) requieren un certificado cualificado de un proveedor de servicios de confianza incluido en la lista de confianza nacional de Polonia, registrado a través del Centro Nacional de Certificación (NCCert, operado por el Banco Nacional de Polonia) y supervisado por el Ministerio de Asuntos Digitales (Ministerstwo Cyfryzacji).

El derecho civil polaco superpone su propia jerarquía de formas a estos niveles de eIDAS. El artículo 60 del Código Civil permite a las partes expresar su voluntad de cualquier forma, incluida la electrónica, a menos que una ley o las propias partes exijan específicamente lo contrario, por lo que la mayoría de los contratos comerciales no conllevan ningún requisito de forma. Cuando una ley exige la forma escrita (forma pisemna), el artículo 78¹ define la forma electrónica (forma elektroniczna) como su equivalente electrónico, satisfecha únicamente mediante una firma electrónica cualificada. Las firmas SES y AES no llegan a equivaler a la forma escrita, pero siguen produciendo una forma documental válida (forma dokumentowa) en virtud de los artículos 772-773, un nivel inferior introducido junto con la misma reforma de 2016 y suficiente para cualquier declaración cuyo autor pueda identificarse a partir de un registro duradero, lo que cubre la inmensa mayoría de las transacciones comerciales ordinarias.

La novedad reciente más significativa es la plataforma de contratación electrónica en praca.gov.pl, lanzada el 7 de enero de 2026 para pequeños empleadores y ampliada a todos los empleadores y empleados el 19 de junio de 2026. Dentro de la plataforma, los empleadores pueden celebrar contratos de trabajo, acuerdos de no competencia, acuerdos de formación, acuerdos de responsabilidad material conjunta y acuerdos de voluntariado de forma electrónica, utilizando una firma cualificada, personal o de confianza; las firmas personales y de confianza tienen el mismo efecto jurídico que una firma manuscrita, pero solo para los documentos celebrados dentro del sistema, utilizando sus plantillas fijas. Ese sistema queda fuera de cualquier API de firma electrónica de terceros, incluida Firma.dev; se trata de un canal directo del gobierno al empleador, no de un tipo de firma que una plataforma SaaS pueda integrar.

Una lista específica y detallada de documentos sigue requiriendo la firma QES o una forma más estricta. Los contratos de trabajo celebrados fuera del sistema praca.gov.pl necesitan la equivalencia de la forma escrita en virtud del artículo 29 del Kodeks pracy, que se puede satisfacer electrónicamente solo mediante QES. Los contratos de transferencia de derechos de autor y propiedad intelectual también requieren QES, de conformidad con el artículo 53 de la Ley de Derechos de Autor y Derechos Conexos; una transferencia realizada sin QES o firma manuscrita es nula. Los contratos de crédito al consumo y las declaraciones de fianza de no comerciantes también requieren la forma escrita. Los contratos de compraventa y transferencia de bienes inmuebles, así como cualquier documento que genere un derecho de inscripción en el registro de la propiedad y de hipotecas, requieren una escritura notarial en virtud del artículo 158 del Código Civil, en la que un notario, y no las partes firmantes, aplica la correspondiente firma cualificada. Los testamentos y otros documentos de herencia, incluidos los acuerdos de partición de herencia o de renuncia a los derechos de sucesión, requieren forma manuscrita o notarización en virtud de los artículos 949-950 y 1037-1052.

Los arrendamientos de bienes inmuebles de duración superior a un año se encuadran en una categoría diferente: el artículo 660 exige la forma escrita, pero omitirla no anula el arrendamiento. Este pasa a tener una duración indefinida, perdiendo la fecha de finalización fija, lo que constituye un riesgo práctico real pero superable, más que un obstáculo insalvable.

Para el caso de uso estándar de SaaS B2B, las licencias de software, los acuerdos de suscripción, los MSA, los NDA, los contratos de proveedores y la mayor parte de los trámites auxiliares de recursos humanos, a excepción del propio contrato de trabajo, las firmas SES y AES cubren lo que las empresas polacas necesitan firmar en su día a día.