Comment envoyer un PDF pour signature sans créer de modèle

La plupart des API de signature électronique vous obligent à créer un modèle avant de pouvoir envoyer quoi que ce soit pour une signature. Vous téléchargez votre PDF, définissez vos champs, le sauvegardez en tant que modèle, puis créez une demande de signature à partir de ce modèle.

Ce flux de travail a du sens lorsque vous envoyez le même document à plusieurs reprises. Contrats de travail, NDA, accords avec les fournisseurs. Tout ce que vous allez utiliser plus que quelques fois mérite un modèle.

Mais parfois, vous avez juste besoin d'envoyer un document ponctuel. Une proposition personnalisée. Un accord légal qui diffère à chaque fois. Un accord interne rapide que vous ne répéterez jamais. Créer un modèle pour un document que vous n'allez utiliser qu'une seule fois ajoute des frictions et encombre votre espace de travail.

Firma.dev prend désormais en charge les demandes de signature ponctuelles. Vous pouvez télécharger un PDF directement, définir vos destinataires et champs en ligne, et l'envoyer pour signature sans jamais créer de modèle. Ce post explique comment cela fonctionne.

Quand les Modèles Ont du Sens (Et Quand Ils N'en Ont Pas)

Les modèles sont le bon choix lorsque vous envoyez la même structure de document à plusieurs reprises. Si vous avez une lettre d'offre qui est envoyée à chaque nouvelle recrue, ou un NDA que chaque fournisseur signe, ou une facture mensuelle qui a toujours les mêmes champs dans les mêmes emplacements, les modèles vous font gagner du temps. Vous les mettez en place une fois et les réutilisez indéfiniment.

Mais les modèles deviennent une surcharge lorsque le document est unique. Une proposition personnalisée avec des prix qui changent pour chaque prospect. Un accord de règlement qui est négocié et révisé avant la signature. Une fiche d'approbation interne qui diffère selon la situation.

Pour ces cas, créer un modèle juste pour l'utiliser une fois est une perte de temps. Vous vous retrouvez avec un espace de travail rempli de modèles à usage unique que vous ne toucherez jamais à nouveau.

Le Flux de Travail de Demande de Signature Ponctuelle

Le flux de travail ponctuel saute complètement l'étape du modèle. Voici à quoi cela ressemble :

1. Prendre votre PDF et le coder en base64

2. Définir vos destinataires en ligne (nom, email, s'ils signent ou sont en copie, ordre de signature si applicable)

3. Définir vos champs en ligne (cases de signature, champs de texte, dates, cases à cocher, tout ce dont vous avez besoin) avec leurs positions sur la page

4. Appeler le point de terminaison de création ou le point de terminaison de création-et-envoi atomique

5. Terminé. Pas de modèle requis.

La demande de signature fonctionne exactement comme une à base de modèle. Vos destinataires sont notifiés, ils signent, vous recevez le document complété et la trace d'audit. La seule différence est que vous n'avez pas dû créer un modèle d'abord.

Exemple : Envoyer une Proposition Personnalisée

Disons que vous êtes une entreprise de SaaS envoyant une proposition tarifaire personnalisée à un prospect. La proposition est un PDF d'une page avec le nom de leur entreprise, le tarif que vous avez négocié et une ligne de signature.

Voici à quoi ressemble l'appel API en utilisant le point de terminaison de création-et-envoi atomique :

{
  "name": "Proposal - Acme Corp",
  "document": "JVBERi0xLjQK...",
  "recipients": [
    {
      "id": "temp_signer_1",
      "first_name": "Jane",
      "last_name": "Smith",
      "email": "jane@acmecorp.com",
      "designation": "Signer",
      "order": 1
    }
  ],
  "fields": [
    {
      "recipient_id": "temp_signer_1",
      "type": "signature",
      "page": 1,
      "x": 100,
      "y": 650,
      "width": 200,
      "height": 50
    },
    {
      "recipient_id": "temp_signer_1",
      "type": "date",
      "page": 1,
      "x": 320,
      "y": 650,
      "width": 100,
      "height": 30
    }
  ],
  "settings": {
    "send_signing_email": true
  }
}

Le champ document contient votre PDF codé en base64. Le tableau recipients définit qui doit signer. Le tableau fields place une case de signature et un champ de date sur la page 1 aux coordonnées que vous spécifiez.

Un appel API, et Jane reçoit un email lui demandant de signer. Pas besoin de créer un modèle.

Notez le motif temp_signer_1 dans l'ID du destinataire. Lorsque vous créez des destinataires et des champs dans la même demande, vous utilisez des ID temporaires pour les lier ensemble. L'API les résout en UUID réels après la création.

Définir les Champs sans l'Éditeur de Modèle

Lorsque vous utilisez des modèles, vous pouvez placer des champs visuellement à l'aide de l'éditeur de modèle intégré. Avec les demandes ponctuelles, vous définissez les positions des champs dans l'appel API lui-même, ce qui signifie que vous devez connaître les coordonnées.

Chaque champ nécessite :

• page – quelle page du PDF (Incrémenté à partir de 1)

• x et y – position depuis le coin inférieur gauche de la page, en points

• width et height – dimensions du champ, en points

Si vous n'êtes pas sûr d'où placer les champs, ouvrez votre PDF dans un visualiseur qui affiche les coordonnées (la plupart le font), ou estimez et ajustez simplement. L'expérience de signature est suffisamment tolérante pour que vous n'ayez pas besoin d'un placement au pixel près.

Types de champs disponibles pour les demandes ponctuelles :

• signature – capture de signature

• initials – capture des initiales

• text – saisie de texte libre

• date – sélecteur de date

• checkbox – case à cocher oui/non

Vous pouvez également marquer les champs de texte comme read_only si vous souhaitez pré-remplir une valeur que le signataire peut voir mais ne pas modifier. Cela est utile pour des éléments tels que les montants des contrats, les numéros de référence, ou toute donnée déjà convenue.

Quand Utiliser les Modèles à la Place

Les demandes ponctuelles sont idéales pour les documents ad hoc, mais les modèles sont toujours le meilleur choix lorsque vous envoyez la même structure de document plus de quelques fois.

Les modèles vous permettent d'utiliser l'éditeur de modèle intégré pour placer visuellement les champs au lieu de calculer les coordonnées. Ils fonctionnent également avec l'éditeur de demande de signature intégré, qui permet aux utilisateurs non techniques de remplir les détails des destinataires et d'envoyer des documents sans toucher à l'API.

Règle générale : si vous allez envoyer un document plus de deux ou trois fois, créez un modèle. Si c'est une chose ponctuelle, passez le modèle et utilisez une demande ponctuelle.

Conclusion

Les demandes de signature ponctuelles éliminent la friction des documents ad hoc. Vous n'avez pas besoin de créer des modèles que vous ne réutiliserez jamais, et vous n'avez pas à encombrer votre espace de travail avec des structures de documents à usage unique.

Les modèles sont toujours là quand vous en avez besoin. Les deux flux de travail utilisent les mêmes types de champs, les mêmes options de destinataire et les mêmes suivis et pistes d'audit. Vous choisissez simplement le chemin qui correspond à la situation.

Si vous voulez l'essayer, le point de terminaison de création de demande de signature propose une documentation complète sur le flux de travail ponctuel. Ou utilisez le point de terminaison atomique pour créer et envoyer en un seul appel.

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