Warum dieser Leitfaden anders ist
Die meisten Leitfäden zum Wechsel des E-Signatur-Anbieters werden von einem einzigen Anbieter geschrieben, der möchte, dass Sie auf seiner Plattform landen.
Dieser Leitfaden soll Ihnen zeigen, was tatsächlich passiert, wenn Sie umziehen, einschließlich der langsamen und lästigen Schritte, damit Sie diese im Voraus einplanen können, anstatt sie mitten in der Migration zu entdecken.
Warum Migration der risikoreichste Teil ist
Die Migration ist der Punkt im Lebenszyklus der E-Signatur, an dem am meisten schiefgeht.
Sie führen laufende Vertragsabläufe aus, die manchmal mit rechtlichen Fristen verbunden sind, und jede Deckungslücke zeigt sich darin, dass ein Unterzeichner ein Dokument nicht fertigstellen kann.
Das Ziel hierbei ist eine saubere Umstellung ohne Zeitfenster, in dem das Unterzeichnen nicht mehr funktioniert.
Unten finden Sie die ehrliche Version: warum Teams wechseln, was übertragen wird und was nicht, eine Checkliste, an die Sie sich tatsächlich halten können, realistische Zeitpläne, die Fallstricke, die zu Verzögerungen führen, und wie Sie eine echte Kostenrechnung aufstellen.
SaaS-Teams
Für SaaS-Teams, die Signaturfunktionen direkt in ihr eigenes Produkt integrieren, sind das Preismodell und die API in der Regel die größten Hürden.
Gebühren pro Sitzplatz machen keinen Sinn, wenn Ihre Unterzeichner die Kunden Ihrer Kunden sind.
und Umschlagstufen machen jeden Wachstumsschub zu einer Neuverhandlung.
Die API unterstützt entweder eine saubere Mandantentrennung und eingebettete Unterzeichnung, oder sie bekämpft Sie auf dem gesamten Weg.
Agenturen
Für Agenturen, die Verträge an Dutzende unabhängige Kunden senden, sind sich summierende Kosten das Problem.
Jedes neue Kundenengagement erhöht das Volumen,
und eine nutzerbasierte oder gestaffelte Preisgestaltung bedeutet, dass Ihre Rechnung schneller wächst als Ihre Marge.
Zudem soll der Signiervorgang für jeden Kunden sauber und individuell wirken, unbeeinträchtigt von dem Gefühl, dass sich alle ein einziges Konto teilen.
interne Angelegenheiten
Für interne Geschäftsteams, die E-Signaturen für ihren eigenen Papierkram nutzen, besteht die Frustration darin, Unternehmenspreise für eine gelegentliche Nutzung zu zahlen.
Sie versenden eine Handvoll Verträge, Angebotsschreiben und Vertraulichkeitsvereinbarungen (NDAs) im Monat…
Dennoch nutzen Sie einen Tarif mit Mindestsitzplatzanzahl und einer Verpflichtung, die von einem täglichen hohen Aufkommen ausgeht.
Sie möchten den Mindestanforderungen entgehen, ohne dafür ein Entwicklerprojekt einrichten zu müssen.
Wenn Ihr Kündigungsgrund ausdrücklich die Kosten sind, gehen die versteckten Kosten von E-Signatur-Plattformen für Unternehmen und die Aufschlüsselung der DocuSign-API-Preise tiefer, als wir es hier tun können.
Was tatsächlich übertragen wird und was nicht
Dies ist der Abschnitt, den jeder vom Anbieter verfasste Leitfaden überspringt, weil die ehrliche Antwort für niemanden schmeichelhaft ist.
Eine Migration ist kein Datenbankexport und -import. Einige Dinge werden konzeptionell übernommen, andere müssen neu aufgebaut werden.
Templates lassen sich fast nie sauber importieren
Feldkoordinaten, bedingte Logik und Rollenzuweisungen werden in anbieterspezifischen Formaten gespeichert, sodass Sie in der Praxis Vorlagen auf der neuen Plattform neu erstellen, anstatt eine Datei zu übertragen.
Das ist die am meisten unterschätzte Aufgabe bei jeder Migration, und etwa 40 Prozent der Verzögerungen beim Wechsel sind auf Exportprobleme zurückzuführen, meist unvollständige Daten oder verlorene Metadaten wie Details zur Unterzeichnerverifizierung.
Ihre abgeschlossenen Vereinbarungen sind eine separate Angelegenheit
Ihre bereits abgeschlossenen Vereinbarungen sind eine andere Angelegenheit, und dies ist der Teil, der die meiste Besorgnis erregt.
Dokumente, die Sie bereits bei Ihrem alten Anbieter unterzeichnet haben, bleiben im Rahmen, unter dem sie geschlossen wurden, rechtsgültig. Sie müssen nichts erneut unterzeichnen.
ESIGN, UETA und eIDAS verknüpfen die Gültigkeit mit dem Moment der Unterzeichnung, nicht damit, welcher Anbieter die Datei danach aufbewahrt.
Sie sollten Ihre unterzeichneten Dokumente und deren Prüfprotokolle (Audit Trails) dennoch exportieren und archivieren, bevor Sie das alte Konto schließen, da der Zugriff in der Regel mit dem Vertragsende erlischt.
Hier ist die praktische Aufschlüsselung dessen, was verschoben und was neu erstellt wird:
Neuaufbau auf der neuen Plattform
Vorlagen, Feldlayouts, bedingte Logik, Freigabeprozesse und alle gebrandeten Signaturseiten.
Neu verbinden, nicht kopieren
API-Integrationen, Webhooks und CRM- oder ERP-Touchpoints. Die Logik ist dieselbe, nur die Endpunkte und Payloads ändern sich.
Exportieren und archivieren, nicht migrieren
Abgeschlossene Vereinbarungen und Audit-Trails. Bewahren Sie sie auf, aber sie verbleiben als Datensätze und nicht als aktive Daten im neuen System.
Von Grund auf neu erstellen
Benutzerrollen, Berechtigungen und Unterzeichnergruppen.
SaaS-Teams
SaaS-Teams sollten sich auf die technischen Phasen konzentrieren: Bereitstellung von API-Schlüsseln zu einem frühen Zeitpunkt, Verknüpfung des einbettbaren Vorlagen-Editors und des eingebetteten Signierprozesses sowie Nutzung von Customer Workspaces, damit jeder Ihrer Kunden sauber getrennt ist. Bringen Sie Ihre Webhooks auf denselben Stand, bevor Sie echten Traffic umleiten.
Agenturen
Agenturen sollten sich auf die Mandatstrennung und den Massenversand konzentrieren. Richten Sie pro Mandant einen sauberen Arbeitsbereich ein, damit das Signieren markengeschützt und isoliert bleibt, und testen Sie dann einen Massenversand mit einem echten Stapel, bevor Sie alle migrieren.
Interner Geschäftsbetrieb
Interne Geschäftsteams können die meisten technischen Schritte überspringen. Der No-Code-Versandprozess bedeutet, dass Sie keinen Entwickler benötigen, sodass Ihre Checkliste hauptsächlich aus dem Wiederaufbau von Vorlagen und der Bestätigung Ihrer Einstellungen zur Unterzeichneridentität besteht.
Wie lange eine E-Signatur-Migration tatsächlich dauert
Die realistische Reichweite
Der realistische Zeitrahmen liegt für die meisten Organisationen bei vier bis acht Wochen, was eher auf die Größe und die Integrationskomplexität als auf die Plattform selbst zurückzuführen ist.
Ein unkomplizierter API-Austausch mit einer Handvoll Vorlagen kann in zwei bis vier Wochen erledigt sein.
Größere Präsenzen dauern aufgrund der Neuerstellung von Vorlagen und der parallelen Testphase länger, nicht weil die technische Integration schwierig ist.
Was reale Migrationen zeigen
Die Belege aus realen Migrationen sind auf der technischen Seite ermutigend. Ein Unternehmen hat in etwa einem Monat rund 13.000 Vorlagen und 85.000 Benutzer migriert.
Ein mittelständisches Team ging in zwei Wochen live. Was diese Zahlen verbergen, ist die Planung, die im Vorfeld stattfand.
Die Teams, die sich schnell bewegen, sind diejenigen, die das Audit und das Dependency Mapping abgeschlossen haben, bevor sie das neue System angefasst haben.
Wie Sie die Zeitplanung budgetieren
Planen Sie Ihren Zeitrahmen in zwei sich überschneidenden Phasen. In der Parallelbetriebsphase, die in der Regel eine bis drei Wochen dauert, sind beide Systeme live und Sie validieren das neue System anhand des realen Traffics.
In der Phase der schrittweisen Umstellung, die weitere ein bis drei Wochen in Anspruch nimmt, verlagern Sie das Produktionsvolumen in kontrollierten Chargen. Erst danach nehmen Sie den alten Anbieter außer Betrieb.
Häufige Migrationsfehler
Jede fehlgeschlagene oder schmerzhafte Migration, die wir bisher erlebt haben, lässt sich auf eine kurze Liste vermeidbarer Fehler zurückführen.
Die harte Umstellung
Alles über Nacht ohne Parallelbetrieb umzustellen bedeutet, dass jede übersehene Abhängigkeit zu einem Live-Ausfall führt. Betreiben Sie zuerst immer beide Systeme parallel.
Unterschätzung des Vorlagen-Rebuilds
Teams sehen das Wort „Migration“ und gehen von einem Import aus, nur um dann eine Woche mit dem manuellen Neuerstellen von Vorlagen zu verlieren, weil sie dies nie eingeplant haben. Zählen Sie Ihre Vorlagen während des Audits und behandeln Sie den Neuaufbau als echte Arbeit.
Wenn die Parität von Webhooks und Audit-Trails vergessen wird, bringt dies technische Teams in Bedrängnis
Ihre neue Integration muss dieselben Ereignisse auslösen und einen gleichwertigen Audit-Trail erzeugen, bevor Sie ihr vertrauen. Testen Sie dies mit echten Payloads, nicht auf Basis von Annahmen.
Fehlende Unterzeichneridentität oder regionale Compliance-Anforderungen
Dies kann zu abgelehnten Dokumenten führen. Wenn ein Dokumententyp auf dem alten System eine bestimmte Verifizierungsstufe erforderte, benötigt er auf dem neuen System die entsprechende Stufe, abgestimmt nach Region.
Kündigungsfristen zu ignorieren ist die leise Variante
Die meisten Unternehmensverträge sehen eine Kündigungsfrist von 30 bis 90 Tagen vor, und die Gebühren für eine vorzeitige Kündigung können bis zu 50 Prozent des verbleibenden Vertragswerts betragen. Wenn Sie zu spät kündigen, zahlen Sie für zwei Systeme, und wenn Sie zu früh kündigen, verlieren Sie den Zugriff auf Dokumente, die Sie noch exportieren müssen. Planen Sie den Übergang ebenso sorgfältig wie den Start.
Der ROI des Wechsels
Der Zweck dieses Abschnitts ist nicht, eine bestimmte Zahl zu versprechen, sondern Ihnen die Grundlagen zu liefern, damit Sie Ihre eigene Kalkulation erstellen können. Am Ende zählen die Gesamtbetriebskosten, nicht der Listenpreis.
Die einmaligen Kosten eines Umzugs
Beginnen Sie mit den einmaligen Umzugskosten. Datenmigration und der Neuaufbau von Vorlagen erfordern Zeit für Technik oder Betrieb. Die Umschulung nimmt noch etwas mehr Zeit in Anspruch.
Hinzu kommen die bereits erwähnten Ausstiegskosten: Vorfälligkeitsentschädigungen von bis zu 50 Prozent des verbleibenden Vertrags und eine Kündigungsfrist von 30 bis 90 Tagen, in der Sie möglicherweise zwei Anbieter gleichzeitig bezahlen müssen. Diese Kosten sind real, und aus diesem Grund beinhaltet ein ehrlicher Zeitplan auch eine Übergangsphase.
Abwägen des laufenden Modells
Wägen Sie dagegen das laufende Modell ab. Firma.dev ist nutzungsbasiert für 0,049 € pro Umschlag, etwa 5 US-Cent, ohne monatliche Mindestbeträge und ohne Gebühren pro Arbeitsplatz. Vergleichen Sie das mit einem Abonnement-plus-Mehrverbrauch-Modell, bei dem Sie für einen Tarif bezahlen, unabhängig davon, ob Sie ihn nutzen oder nicht, und dann erneut zahlen, wenn Sie ihn überschreiten.
Ein einfaches, praktisches Beispiel
Nehmen wir an, Sie versenden 2.000 Umschläge im Jahr…
Auf Firma.dev sind das etwa 58 € im Jahr an Umschlagkosten, ungegähr 62 USD, ohne dass zusätzliche Benutzerlizenzen erworben werden müssen.
Bei einem typischen Abonnement zahlen Sie möglicherweise für eine jährliche Stufe zuzüglich Benutzerlizenzen, unabhängig davon, ob Sie das Umschlaglimit erreichen. Hier entsteht die Lücke für Absender mit geringem bis mittlerem Volumen und für Agenturen, deren Volumen pro Kunde ungleichmäßig ist.
Machen Sie Ihre eigene Berechnung
Führen Sie Ihre eigene Umschlagzählung für beide Modelle durch, bevor Sie sich entscheiden. Eine detailliertere Kostenaufschlüsselung finden Sie unter Wie Teams die Kosten für E-Signaturen durch den Wechsel zur Preisgestaltung pro Umschlag senken und den aktuellen Firma.dev Preisen.
Migration von DocuSign
Normalerweise eine Entscheidung bezüglich der Kosten und der API-Flexibilität. In der Zwischenzeit siehe DocuSign vs. Firma.dev.
Von Dropbox Sign migrieren
Teams entwachsen den gestuften Tarifen und wünschen sich eine Preisgestaltung pro Umschlag.
Von PandaDoc migrieren
Oft geht es darum, nutzungsbasierte Kosten für reine Unterzeichner zu vermeiden.
Von Adobe Sign migrieren
In der Regel getrieben durch Preisgestaltungskomplexität und Integrationsreibung.
Migrieren Sie von SignNow
Sehen Sie in der Zwischenzeit SignNow vs Firma.dev.
Migration von einer selbstgebauten Lösung
Für Teams, die ein eigenes Signierungsverfahren betreiben und diesen Code nicht mehr selbst verwalten möchten.
