Deutschlands Rechtsrahmen für elektronische Signaturen ruht auf zwei Säulen: der EU-weiten eIDAS-Verordnung (Nr. 910/2014) und dem deutschen Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB), das im Inland durch das seit Juli 2017 geltende Vertrauensdienstegesetz (VDG) umgesetzt wird.

eIDAS legt drei Stufen der elektronischen Signatur fest, die EU-weit anerkannt sind. Einfache elektronische Signaturen (EES) bilden die Basis: alle Daten in elektronischer Form, die logisch mit anderen elektronischen Daten verknüpft sind und vom Unterzeichner zum Signieren verwendet werden. Fortgeschrittene elektronische Signaturen (FES) stellen strengere Anforderungen, darunter die eindeutige Verknüpfung mit dem Unterzeichner, die Erstellung unter Verwendung von Daten, die unter seiner alleinigen Kontrolle stehen, und die Erkennbarkeit nachträglicher Änderungen an den signierten Daten. Qualifizierte elektronische Signaturen (QES) erfordern ein qualifiziertes Zertifikat eines Vertrauensdiensteanbieters, der von der Bundesnetzagentur, der zuständigen deutschen Aufsichtsbehörde für qualifizierte Vertrauensdiensteanbieter, beaufsichtigt wird.

Nach deutschem Zivilrecht definiert § 126 BGB die traditionelle Schriftform als Erfordernis einer handschriftlichen Unterschrift oder, gemäß § 126a BGB, einer qualifizierten elektronischen Signatur als deren elektronisches Äquivalent. Keine geringere Signaturstufe genügt der Schriftform. Soweit das deutsche Recht nicht ausdrücklich die Schriftform vorschreibt, steht es den Parteien im Rahmen der sogenannten Formfreiheit im Allgemeinen frei, Verträge in jeder beliebigen Form zu schließen, und genau hier lassen sich EES und FES problemlos anwenden.

Die bedeutendste Neuerung der letzten Zeit ist das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV), das am 1. Januar 2025 in Kraft getreten ist. Das BEG IV hat für gewerbliche Mietverträge sowie wesentliche Teile der Arbeitsdokumentation, einschließlich der Arbeitnehmerüberlassungsverträge, das Schriftformerfordernis durch die leichtere Textform (§ 126b BGB) ersetzt. Die Textform erfordert lediglich eine lesbare, dem Aussteller zuzuordnende Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger – technisch gesehen also überhaupt keine Signatur, auch wenn eine eindeutige EES oder FES den Beweiswert erheblich stärkt. Dadurch wurde eine große Kategorie von bisher nur mit QES zulässigen Geschäftsdokumenten in solche umgewandelt, die die EES/FES-Workflows von Firma.dev vollständig abdecken können.

Eine kurze, klar definierte Liste von Ausnahmen erfordert nach wie vor eine QES oder eine handschriftliche Unterschrift. Kündigungen von Arbeitsverhältnissen und Aufhebungsverträge (§ 623 BGB) schließen die elektronische Form explizit vollständig aus; selbst eine QES genügt hier nicht, sodass nur eine handschriftliche, eigenhändige Unterschrift wirksam ist. Verbraucherdarlehensverträge (§ 492 BGB) erfordern die Schriftform, die nur durch eine QES erfüllt werden kann. Bürgschaftserklärungen von Nichtkaufleuten (§ 766 BGB) und abstrakte Schuldanerkennungen (§§ 780–781 BGB) bedürfen ebenfalls der Schriftform. Grundstücksübertragungen und die meisten Gesellschaftsbeschlüsse bedürfen der notariellen Beurkundung nach dem Beurkundungsgesetz (BeurkG), wobei der Notar und nicht die Vertragsparteien die entsprechende qualifizierte Signatur anbringt. Deutschland führt seit August 2022 die Online-Notarbeurkundung per Videokonferenz für GmbH-Gründungen ein, wobei eine breitere elektronische Vor-Ort-Zertifizierung voraussichtlich um 2026 zur Standardpraxis werden soll.

Für den Standard-B2B-SaaS-Anwendungsfall – Softwarelizenzen, Abonnementverträge, Rahmenverträge (MSAs), Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs), Lieferantenverträge und seit dem BEG IV auch die meisten gewerblichen Mietverträge und Arbeitsunterlagen vor einer Kündigung – decken EES und FES die überwiegende Mehrheit der Dokumente ab, die deutsche Unternehmen unterzeichnen müssen.