Die USA haben ihr Rahmenwerk für elektronische Signaturen auf zwei Säulen aufgebaut: dem bundesstaatlichen ESIGN Act und dem einzelstaatlichen UETA.

Der Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN, 2000) ist das Bundesgesetz, das die Gültigkeit von E-Signaturen landesweit geregelt hat. Es ist bewusst technologie- und anbieterneutral gestaltet: Es gibt keine Verpflichtung, eine bestimmte Signaturtechnologie oder einen im Inland zertifizierten Anbieter zu nutzen, was im Vergleich zu Rechtsordnungen mit einem abgestuften System wie der eIDAS-Verordnung der EU ungewöhnlich ist.

Der Uniform Electronic Transactions Act (UETA, 1999) ist ein Mustergesetz der Bundesstaaten, das die Details auf einzelstaatlicher Ebene unter dem ESIGN Act ausfüllt. Es wurde inzwischen namentlich in 49 Bundesstaaten übernommen, darunter Illinois und Washington, die jeweils jahrelang eigene Gesetze für elektronische Transaktionen hatten, bevor sie den UETA in den Jahren 2021 und 2020 offiziell in Kraft setzten. New York ist der einzige Verweigerer: Es stützt sich nach wie vor auf seinen eigenen Electronic Signatures and Records Act (ESRA, 2000), anstatt den UETA zu übernehmen. In der Praxis führt der ESRA zu einem ähnlichen Ergebnis wie der UETA, obwohl seine Liste der ausgeschlossenen Dokumente etwas weiter gefasst ist und E-Signaturen für alle einzeln ausgefertigten Treuhandvermögen und Vollmachten und nicht nur für Testamente ausschließt.

Anerkannte Signaturtypen

Im Gegensatz zur eIDAS-Verordnung unterscheidet das US-Recht nicht zwischen verschiedenen Signaturniveaus. Sowohl der ESIGN Act als auch der UETA prüfen die Gültigkeit anhand derselben vier Anforderungen, unabhängig von der verwendeten Technologie: die Absicht zu unterzeichnen, die Zustimmung zur elektronischen Durchführung der Transaktion, die Verknüpfung der Signatur mit dem zu unterzeichnenden Dokument sowie die Möglichkeit, dieses Dokument aufzubewahren und zu reproduzieren. Es gibt kein zweites Niveau von „fortgeschrittenen“ oder „qualifizierten“ Signaturen, die für Dokumente mit höherem Risiko erforderlich wären.

Der Signatur-Flow von Firma.dev erfüllt denselben Sicherheitsstandard, den die eIDAS-Verordnung als SES (einfache elektronische Signatur) und AES (fortgeschrittene elektronische Signatur) bezeichnet, obwohl das US-Recht keine entsprechende Klassifizierung dafür kennt: Jede gültige elektronische Signatur funktioniert hier auf die gleiche Weise.

Das US-Recht regelt Ausnahmen anders: Eine kurze, namentlich genannte Liste von Dokumententypen fällt gänzlich aus dem Anwendungsbereich von ESIGN/UETA heraus, unabhängig von der Signaturmethode. Testamente, Testamentsnachträge und testamentarische Treuhandstiftungen, gerichtliche Anordnungen, notariell zu beglaubigende Dokumente sowie eine Handvoll Verbraucherschutzmitteilungen (Kündigung von Versorgungs- und Versicherungsleistungen, Zwangsvollstreckung in den Hauptwohnsitz, Produktbeileger) fallen in diese Kategorie. Alles andere, einschließlich kommerzieller Verträge, Vertraulichkeitsvereinbarungen (NDAs), Arbeitsverträge und Immobilienmietverträge, kann problemlos mit Standard-E-Signaturen unterzeichnet werden.

Branchenspezifische Regeln setzen auf dieser Grundlage auf, anstatt sie zu ersetzen. HIPAA fügt Authentifizierungs-, Audit-Trail- und Verschlüsselungsanforderungen für Dokumente hinzu, die geschützte Gesundheitsinformationen enthalten, in der Regel zusammen mit einem Business Associate Agreement mit der Plattform. FDA 21 CFR Part 11 fügt Anforderungen an die eindeutige Identifizierung von Unterzeichnern, Audit-Trails und Systemvalidierungen für FDA-regulierte elektronische Dokumente hinzu. Beides ändert nichts daran, was unter ESIGN/UETA als gültige Signatur gilt; beide fügen lediglich zusätzliche Kontrollen hinzu.

Für SaaS-Unternehmen, Agenturen und interne Teams, die Signatur-Workflows in den USA erstellen oder nutzen, ist das praktische Ergebnis unkompliziert: Standard-E-Signaturen decken kommerzielle Verträge, NDAs, Arbeitsunterlagen und Lieferantenvereinbarungen ohne spezielle Signaturstufe ab, und die wichtigsten Dinge, die man im Auge behalten muss, sind die engen Dokumentenausschlüsse und die sektorspezifischen Vorgaben für das Gesundheitswesen und die Biowissenschaften.