n8n + Pipedrive E-Signatur-Automatisierung: Senden Sie Vereinbarungen, sobald ein Deal die Phase wechselt

Jede Änderung der Deal-Phase in Pipedrive kann automatisch etwas anderes auslösen, und das Senden eines Vertrags ist eine der nützlicheren Aktionen, die man daran anhängen kann. Diese Anleitung behandelt genau das: Sobald sich ein Deal in eine ausgewählte Phase bewegt, ruft n8n die Kontaktdaten aus Pipedrive ab und sendet eine Firma.dev-Signieranfrage aus einer gespeicherten Vorlage. Niemand im Team muss daran denken, sie zu senden... sie geht einfach raus.

Pipedrive verfügt über eine eigene, integrierte Dokumentenunterzeichnung, aber das Ganze stattdessen über n8n und Firma.dev zu leiten, kostet nur einen Bruchteil davon. Bei 0,049 € pro Umschlag (ca. 5 US-Cent) und zwanzig Vereinbarungen pro Monat auf diesem Weg liegen die gesamten Signaturkosten unter einem Euro. Der auf Pipedrive-Seite benötigte API-Zugriff ist in jedem Plan enthalten, sodass die einzigen wirklichen Kosten, die übrig bleiben, der Umschlag selbst ist.

Der Workflow besteht aus vier Schritten, die mit dem AI-Builder von n8n erstellt wurden, und das folgende Video führt durch das Ganze. Wenn Sie es lieber überspringen möchten, alles von Hand einzutippen, steht der fertige Workflow direkt zum Importieren zur Verfügung. Dennoch lohnt es sich, die folgende Anleitung zu lesen, wenn Sie ihn anpassen oder in bereits laufende Workflows integrieren möchten.

Auf YouTube ansehen

Laden Sie die Workflow-Vorlage herunter — importieren Sie sie in n8n, tauschen Sie dann Ihre eigenen Phasen-IDs und die Vorlagen-ID aus und verbinden Sie Ihre Pipedrive- und Firma.dev-Anmeldedaten neu.

Voraussetzungen

• Ein Pipedrive-Konto mit API-Zugriff

• Eine n8n-Instanz, Cloud oder selbst gehostet

• Ein Firma.dev-Konto und ein API-Schlüssel auf Workspace-Ebene

• Eine bereits in Ihrem Firma.dev-Workspace erstellte Signiervorlage, bei der die Feldreihenfolge im Vorfeld eingerichtet wurde

Die n8n-Integrationsdokumente decken die vollständige Node-Referenz ab, falls Sie Firma.dev zum ersten Mal mit n8n verbinden.

Der vierstufige Workflow

1. Trigger bei Deal-Aktualisierung

Fügen Sie einen Pipedrive-Trigger-Node in n8n hinzu und verbinden Sie Ihr Konto. Der AI-Builder von n8n setzt „Entity“ automatisch auf „Deal“ und „Action“ auf „Change“, wobei „Incoming Authentication“ auf „None“ belassen wird, da Pipedrive den Webhook direkt aufruft. Wenn Sie dies stattdessen manuell erstellen, bestätigen Sie diese drei Felder selbst. Führen Sie den Schritt aus und verschieben Sie dann einen Test-Deal zwischen den Phasen in Pipedrive, damit der Trigger mit echten Daten arbeiten kann.

2. Nach der Zielphase filtern

Die Ausgabe des Triggers enthält ein data-Objekt mit der neuen stage_id des Deals und ein previous-Objekt mit der Phase, aus der er kam. Fügen Sie einen Filter hinzu, der beides prüft: data.stage_id entspricht Ihrer Zielphase und previous.stage_id entspricht der Phase davor. Auf diese Weise wird der Workflow nur bei diesem spezifischen Übergang ausgelöst, nicht bei jeder Bewegung, die später zufällig dort landet. Die Phasen-IDs von Pipedrive lassen sich nicht so einfach direkt nachschlagen. Am einfachsten finden Sie sie heraus, indem Sie einen Test-Deal zwischen den Phasen verschieben und die Zahlen aus der eigenen Ausgabe des Triggers ablesen.

3. Die Kontaktdaten abrufen

Fügen Sie einen Pipedrive-Node hinzu, der auf „Get Person“ eingestellt ist, und übergeben Sie das Feld person_id aus den Deal-Daten, nicht die Deal-ID selbst. Die Ausführung dieses Schritts gibt die E-Mail und den Namen des Unterzeichners zurück, bereit für den nächsten Node.

4. Erstellen und Senden aus einer Vorlage

Fügen Sie einen Firma.dev-Node mit „Create and Send“ hinzu, der eine Signieranfrage in einem einzigen Aufruf erstellt und sendet. Tragen Sie die Vorlagen-ID aus Ihrem Firma.dev-Workspace (Templates, dann die spezifische Vorlage) ein und ordnen Sie die E-Mail und den Namen des Unterzeichners aus dem vorherigen Schritt zu. Hier war auch eine manuelle Korrektur des AI-Builders von n8n erforderlich: Er hatte das Feld für die Reihenfolge der Vorlagen-Elemente beginnend bei 0 gesetzt, aber Firma.dev zählt ab 1, sodass dieses Feld von Hand korrigiert werden muss.

Häufige Stolpersteine

• Das Feld für die Elementreihenfolge beginnt in n8n bei 0, nicht bei 1. KI-erstellte Workflows übersehen dies regelmäßig. Die Vorlagen von Firma.dev zählen Elemente ab 1, überprüfen Sie dieses Feld also, bevor Sie etwas live senden.

• Verwenden Sie person_id, nicht die Deal-ID, um Kontaktdaten nachzuschlagen. Der Deal-Datensatz enthält einen Verweis auf die Person, nicht deren Kontaktdaten direkt.

• Phasen-IDs befinden sich in der Rohausgabe des Triggers, nicht in der Pipedrive-Benutzeroberfläche. Führen Sie den Trigger-Schritt aus, nachdem Sie einen Test-Deal verschoben haben, um sie direkt abzulesen.

• Verwenden Sie einen auf den Workspace beschränkten Firma.dev-API-Schlüssel. Dadurch bleibt diese Automatisierung auf einen Workspace beschränkt, anstatt eines Schlüssels auf Kontoebene, der Workspaces erstellen oder löschen kann.

Über eine einzelne Phase hinaus

Dasselbe Muster lässt sich über einen einzelnen Trigger hinaus erweitern. Verschiedene Phasen können auf verschiedene Vorlagen verweisen, sodass ein Deal, der „Vertrag bereit“ erreicht, eine Vereinbarung sendet und ein Deal, der „Verlängerung“ erreicht, eine andere sendet – alles aus derselben Pipedrive-Pipeline... dieselben vier Schritte, nur mit einer anderen Phase und einer anderen Vorlage verknüpft. Sobald eine Vereinbarung versendet wurde, kann ein zweiter Workflow, der auf das Event „Signing Request Completed“ von Firma.dev horcht, das fertige Dokument direkt in Google Drive speichern (beschrieben in einer begleitenden Anleitung), das Vertriebsteam benachrichtigen oder eine Zeile in ein eigenes CRM-Feld schreiben.

Wenn Sie die beiden Tools zum ersten Mal verbinden, behandelt die n8n-Integrationsanleitung die breitere Palette an verfügbaren Triggern und Aktionen, und die Dokumentation listet alle Operationen auf, die der Firma.dev-Node unterstützt. Firma.dev funktioniert auf die gleiche Weise auch über Zapier für Teams, die bereits diesen Stack nutzen.

Sichern Sie sich 50 kostenlose Umschläge: Firma.dev-Kunden, die von n8n kommen, können sich mit dem bereits angewendeten Code N8N-FIRMA26 registrieren, um 50 Umschläge kostenlos bei ihrem ersten Kauf zu erhalten, oder den Code beim Kauf manuell eingeben, wenn sie bereits ein Konto haben. Das Angebot läuft am 10. Oktober 2026 ab.

Starten Sie kostenlos mit Firma.dev, keine Kreditkarte erforderlich.