Wie man eine PDF zum Unterschreiben sendet, ohne eine Vorlage zu erstellen

Die meisten e-Signatur-APIs lassen Sie eine Vorlage erstellen, bevor Sie etwas zur Signatur versenden können. Sie laden Ihr PDF hoch, definieren Ihre Felder, speichern es als Vorlage und erstellen dann eine Signaturanfrage aus dieser Vorlage.

Dieser Workflow ist sinnvoll, wenn Sie dasselbe Dokument immer wieder versenden. Arbeitsverträge, NDAs, Lieferantenverträge. Alles, was Sie mehr als ein paar Mal verwenden werden, verdient eine Vorlage.

Aber manchmal müssen Sie nur ein einmaliges Dokument senden. Ein individuelles Angebot. Ein rechtliches Abkommen, das jedes Mal anders ist. Ein schnelles internes Abzeichnen, das Sie nie wiederholen werden. Eine Vorlage für ein Dokument zu erstellen, das Sie nur einmal verwenden, erschwert den Prozess und überfüllt Ihren Arbeitsbereich.

Firma.dev unterstützt jetzt einmalige Signaturanfragen. Sie können ein PDF direkt hochladen, Ihre Empfänger und Felder inline definieren und zur Signatur senden, ohne jemals eine Vorlage zu erstellen. Dieser Beitrag führt Sie durch den Vorgang.

Wann Vorlagen sinnvoll sind (und wann nicht)

Vorlagen sind die richtige Wahl, wenn Sie dieselbe Dokumentenstruktur wiederholt versenden. Wenn Sie ein Angebotsschreiben haben, das an jeden neuen Mitarbeiter gesendet wird, oder ein NDA, das jeder Lieferant unterschreibt, oder eine monatliche Rechnung, die immer dieselben Felder an denselben Stellen hat, sparen Vorlagen Zeit. Sie richten sie einmal ein und verwenden sie immer wieder.

Aber Vorlagen werden zur Last, wenn das Dokument einzigartig ist. Ein individuelles Angebot mit Preisen, die sich für jeden Interessenten ändern. Ein Vergleichsvertrag, der vor der Unterzeichnung verhandelt und überarbeitet wird. Ein internes Genehmigungsformular, das je nach Situation unterschiedlich ist.

Für diese Fälle ist es unnötige Arbeit, eine Vorlage zu erstellen, nur um sie einmal zu verwenden. Sie enden mit einem Arbeitsbereich voller Einmalvorlagen, die Sie nie wieder verwenden werden.

Der Workflow für einmalige Signaturanfragen

Der einmalige Workflow überspringt den Vorlagenschritt vollständig. So sieht er aus:

1. Nehmen Sie Ihr PDF und codieren Sie es in Base64

2. Definieren Sie Ihre Empfänger inline (Name, E-Mail, ob sie Unterzeichner oder CC sind, Signierreihenfolge, falls zutreffend)

3. Definieren Sie Ihre Felder inline (Signaturboxen, Textfelder, Daten, Kontrollkästchen, was auch immer Sie benötigen) mit deren Positionen auf der Seite

4. Rufen Sie den Create-Endpunkt oder den atomischen Create-and-Send-Endpunkt auf

5. Fertig. Keine Vorlage erforderlich.

Die Signaturanfrage funktioniert genauso wie eine vorlagenbasierte. Ihre Empfänger werden benachrichtigt, sie unterschreiben, Sie erhalten das fertige Dokument und das Prüfprotokoll. Der einzige Unterschied ist, dass Sie zuerst keine Vorlage erstellen mussten.

Beispiel: Senden eines individuellen Angebots

Nehmen wir an, Sie sind ein SaaS-Unternehmen, das einem Interessenten ein individuelles Preisangebot senden möchte. Das Angebot ist ein einseitiges PDF mit dem Firmennamen, dem ausgehandelten Preis und einer Unterschriftenzeile.

So sieht der API-Aufruf mit dem atomischen Create-and-Send-Endpunkt aus:

{
  "name": "Proposal - Acme Corp",
  "document": "JVBERi0xLjQK...",
  "recipients": [
    {
      "id": "temp_signer_1",
      "first_name": "Jane",
      "last_name": "Smith",
      "email": "jane@acmecorp.com",
      "designation": "Signer",
      "order": 1
    }
  ],
  "fields": [
    {
      "recipient_id": "temp_signer_1",
      "type": "signature",
      "page": 1,
      "x": 100,
      "y": 650,
      "width": 200,
      "height": 50
    },
    {
      "recipient_id": "temp_signer_1",
      "type": "date",
      "page": 1,
      "x": 320,
      "y": 650,
      "width": 100,
      "height": 30
    }
  ],
  "settings": {
    "send_signing_email": true
  }
}

{
  "name": "Proposal - Acme Corp",
  "document": "JVBERi0xLjQK...",
  "recipients": [
    {
      "id": "temp_signer_1",
      "first_name": "Jane",
      "last_name": "Smith",
      "email": "jane@acmecorp.com",
      "designation": "Signer",
      "order": 1
    }
  ],
  "fields": [
    {
      "recipient_id": "temp_signer_1",
      "type": "signature",
      "page": 1,
      "x": 100,
      "y": 650,
      "width": 200,
      "height": 50
    },
    {
      "recipient_id": "temp_signer_1",
      "type": "date",
      "page": 1,
      "x": 320,
      "y": 650,
      "width": 100,
      "height": 30
    }
  ],
  "settings": {
    "send_signing_email": true
  }
}

{
  "name": "Proposal - Acme Corp",
  "document": "JVBERi0xLjQK...",
  "recipients": [
    {
      "id": "temp_signer_1",
      "first_name": "Jane",
      "last_name": "Smith",
      "email": "jane@acmecorp.com",
      "designation": "Signer",
      "order": 1
    }
  ],
  "fields": [
    {
      "recipient_id": "temp_signer_1",
      "type": "signature",
      "page": 1,
      "x": 100,
      "y": 650,
      "width": 200,
      "height": 50
    },
    {
      "recipient_id": "temp_signer_1",
      "type": "date",
      "page": 1,
      "x": 320,
      "y": 650,
      "width": 100,
      "height": 30
    }
  ],
  "settings": {
    "send_signing_email": true
  }
}

Das document-Feld enthält Ihr in Base64 kodiertes PDF. Das recipients-Array definiert, wer unterschreiben muss. Das fields-Array platziert eine Signaturbox und ein Datumsfeld auf Seite 1 an den von Ihnen angegebenen Koordinaten.

Ein API-Aufruf und Jane erhält eine E-Mail, in der sie gebeten wird zu unterschreiben. Keine Vorlagenerstellung erforderlich.

Beachten Sie das Muster temp_signer_1 in der Empfänger-ID. Wenn Sie Empfänger und Felder in derselben Anfrage erstellen, verwenden Sie temporäre IDs, um sie zu verknüpfen. Die API löst diese nach der Erstellung in echte UUIDs auf.

Felder definieren ohne den Vorlage-Editor

Wenn Sie Vorlagen verwenden, können Sie Felder visuell mit dem eingebetteten Vorlageneditor positionieren. Bei einmaligen Anfragen definieren Sie die Feldpositionen direkt im API-Aufruf, was bedeutet, dass Sie die Koordinaten kennen müssen.

Jedes Feld benötigt:

• page – welche Seite des PDFs (1-indexiert)

• x und y – Position vom unteren linken Eck der Seite, in Punkten

• width und height – Maße des Feldes, in Punkten

Wenn Sie sich nicht sicher sind, wo Sie Felder platzieren sollen, öffnen Sie Ihr PDF in einem Viewer, der Koordinaten anzeigt (die meisten tun das), oder schätzen Sie einfach und passen nach Bedarf an. Das Signierungserlebnis ist verzeihend genug, dass keine pixelgenaue Platzierung erforderlich ist.

Verfügbare Feldtypen für einmalige Anfragen:

• signature – Signaturerfassung

• initials – Initialenerfassung

• text – Freitext-Eingabe

• date – Datumsauswahl

• checkbox – Ja/Nein-Kontrollkästchen

Sie können Textfelder auch als read_only markieren, wenn Sie möchten, dass ein Wert vorab ausgefüllt wird, den der Unterzeichner sehen, aber nicht bearbeiten kann. Dies ist nützlich für Beträge in Verträgen, Referenznummern oder beliebige bereits vereinbarte Daten.

Wann man stattdessen Vorlagen verwenden sollte

Einmalige Anfragen eignen sich hervorragend für Ad-hoc-Dokumente, aber Vorlagen sind immer noch die bessere Wahl, wenn Sie dieselbe Dokumentenstruktur mehr als ein paar Mal versenden.

Mit Vorlagen können Sie den eingebetteten Vorlage-Editor verwenden, um Felder visuell zu platzieren, anstatt Koordinaten zu berechnen. Sie arbeiten auch mit dem eingebetteten Signaturanfrage-Editor, der nicht-technischen Benutzern ermöglicht, Empfängerdetails auszufüllen und Dokumente zu versenden, ohne die API zu berühren.

Die Faustregel: Wenn Sie ein Dokument mehr als zwei- oder dreimal versenden möchten, erstellen Sie eine Vorlage. Wenn es sich um eine einmalige Sache handelt, überspringen Sie die Vorlage und verwenden Sie eine einmalige Anfrage.

Zusammenfassung

Einmalige Signaturanfragen beseitigen den Aufwand bei Ad-hoc-Dokumenten. Sie müssen keine Vorlagen erstellen, die Sie nie wieder verwenden, und Sie müssen Ihren Arbeitsbereich nicht mit einmaligen Dokumentenstrukturen überfüllen.

Vorlagen sind immer noch da, wenn Sie sie brauchen. Beide Workflows nutzen dieselben Feldtypen, dieselben Empfängeroptionen und dieselbe Nachverfolgung und Prüfprotokolle. Sie wählen einfach den Pfad, der zur Situation passt.

Wenn Sie es ausprobieren möchten, hat der Erstellen-Signaturanfrage-Endpunkt eine vollständige Dokumentation zum einmaligen Workflow. Oder verwenden Sie den atomischen Endpunkt, um in einem einzigen Aufruf zu erstellen und zu senden.

Starten Sie kostenlos mit Firma.dev – keine Kreditkarte erforderlich.