Wie man eine PDF zum Unterschreiben sendet, ohne eine Vorlage zu erstellen

Die meisten E-Signatur-APIs erfordern, dass Sie eine Vorlage erstellen, bevor Sie etwas zur Signatur senden können. Sie laden Ihr PDF hoch, definieren Ihre Felder, speichern es als Vorlage und erstellen dann eine Signaturanfrage aus dieser Vorlage.

Dieser Workflow ist sinnvoll, wenn Sie dasselbe Dokument immer wieder versenden. Arbeitsverträge, Geheimhaltungsvereinbarungen, Lieferantenverträge. Alles, was Sie mehr als nur ein paar Mal verwenden werden, verdient eine Vorlage.

Aber manchmal müssen Sie nur ein Einzelstück-Dokument senden. Ein individuelles Angebot. Ein rechtliches Abkommen, das jedes Mal anders ist. Eine schnelle interne Freigabe, die Sie nie wiederholen werden. Eine Vorlage für ein Dokument zu erstellen, das Sie nur einmal verwenden, erhöht den Aufwand und überfüllt Ihren Arbeitsbereich.

Firma.dev unterstützt jetzt Einzelstück-Signaturanfragen. Sie können ein PDF direkt hochladen, Ihre Empfänger und Felder inline definieren und es zur Signatur senden, ohne jemals eine Vorlage zu erstellen. Dieser Beitrag erklärt, wie es funktioniert.

Wann Vorlagen Sinn machen (und wann nicht)

Vorlagen sind die richtige Wahl, wenn Sie dasselbe Dokumentenlayout wiederholt versenden. Wenn Sie ein Angebotschreiben haben, das an jeden neuen Mitarbeiter geht, oder eine Geheimhaltungsvereinbarung, die jeder Anbieter unterschreibt, oder eine monatliche Rechnung, die immer die gleichen Felder an den gleichen Stellen hat, sparen Vorlagen Ihnen Zeit. Sie richten sie einmal ein und verwenden sie immer wieder.

Aber Vorlagen werden zur Last, wenn das Dokument einzigartig ist. Ein individuelles Angebot mit Preisen, die sich bei jedem Interessenten ändern. Ein Vergleichsvereinbarung, die ausgehandelt und vor der Unterzeichnung überarbeitet wird. Ein internes Genehmigungsformular, das je nach Situation unterschiedlich ist.

In diesen Fällen ist es mühsam, eine Vorlage nur für einen einmaligen Gebrauch zu erstellen. Sie enden mit einem Arbeitsbereich voller Einwegvorlagen, die Sie nie mehr anrühren werden.

Der Workflow für Einzelstück-Signaturanfragen

Der Einzelstück-Workflow überspringt den Vorlagenschritt vollständig. So sieht er aus:

1. Nehmen Sie Ihr PDF und kodieren Sie es in Base64

2. Definieren Sie Ihre Empfänger inline (Name, E-Mail, ob sie Unterzeichner sind oder in CC gesetzt werden, Unterzeichnungsreihenfolge, falls zutreffend)

3. Definieren Sie Ihre Felder inline (Signaturfelder, Textfelder, Daten, Kontrollkästchen, was auch immer Sie brauchen) mit deren Positionen auf der Seite

4. Rufen Sie den Erstellendpunkt oder den atomaren Erstellen-und-Senden-Endpunkt auf

5. Fertig. Keine Vorlage erforderlich.

Die Signaturanfrage funktioniert genauso wie eine auf Vorlagen basierende. Ihre Empfänger werden benachrichtigt, sie unterzeichnen, Sie erhalten das fertige Dokument und das Prüfprotokoll. Der einzige Unterschied besteht darin, dass Sie keine Vorlage zuerst erstellen mussten.

Beispiel: Ein individuelles Angebot senden

Angenommen, Sie sind ein SaaS-Unternehmen und senden ein individuelles Preisangebot an einen Interessenten. Das Angebot ist ein einseitiges PDF mit dem Firmennamen des Interessenten, dem ausgehandelten Preis und einer Unterschriftenzeile.

So sieht der API-Aufruf unter Verwendung des atomaren Erstellen-und-Senden-Endpunkts aus:

{
  "name": "Proposal - Acme Corp",
  "document": "JVBERi0xLjQK...",
  "recipients": [
    {
      "id": "temp_signer_1",
      "first_name": "Jane",
      "last_name": "Smith",
      "email": "jane@acmecorp.com",
      "designation": "Signer",
      "order": 1
    }
  ],
  "fields": [
    {
      "recipient_id": "temp_signer_1",
      "type": "signature",
      "page": 1,
      "x": 100,
      "y": 650,
      "width": 200,
      "height": 50
    },
    {
      "recipient_id": "temp_signer_1",
      "type": "date",
      "page": 1,
      "x": 320,
      "y": 650,
      "width": 100,
      "height": 30
    }
  ],
  "settings": {
    "send_signing_email": true
  }
}

{
  "name": "Proposal - Acme Corp",
  "document": "JVBERi0xLjQK...",
  "recipients": [
    {
      "id": "temp_signer_1",
      "first_name": "Jane",
      "last_name": "Smith",
      "email": "jane@acmecorp.com",
      "designation": "Signer",
      "order": 1
    }
  ],
  "fields": [
    {
      "recipient_id": "temp_signer_1",
      "type": "signature",
      "page": 1,
      "x": 100,
      "y": 650,
      "width": 200,
      "height": 50
    },
    {
      "recipient_id": "temp_signer_1",
      "type": "date",
      "page": 1,
      "x": 320,
      "y": 650,
      "width": 100,
      "height": 30
    }
  ],
  "settings": {
    "send_signing_email": true
  }
}

{
  "name": "Proposal - Acme Corp",
  "document": "JVBERi0xLjQK...",
  "recipients": [
    {
      "id": "temp_signer_1",
      "first_name": "Jane",
      "last_name": "Smith",
      "email": "jane@acmecorp.com",
      "designation": "Signer",
      "order": 1
    }
  ],
  "fields": [
    {
      "recipient_id": "temp_signer_1",
      "type": "signature",
      "page": 1,
      "x": 100,
      "y": 650,
      "width": 200,
      "height": 50
    },
    {
      "recipient_id": "temp_signer_1",
      "type": "date",
      "page": 1,
      "x": 320,
      "y": 650,
      "width": 100,
      "height": 30
    }
  ],
  "settings": {
    "send_signing_email": true
  }
}

Das document-Feld enthält Ihr base64-kodiertes PDF. Das recipients-Array definiert, wer unterschreiben muss. Das fields-Array platziert ein Signaturfeld und ein Datumsfeld auf Seite 1 an den von Ihnen angegebenen Koordinaten.

Ein API-Aufruf, und Jane erhält eine E-Mail, in der sie aufgefordert wird, zu unterschreiben. Keine Vorlageerstellung erforderlich.

Beachten Sie das temp_signer_1-Muster in der Empfänger-ID. Wenn Sie Empfänger und Felder in derselben Anfrage erstellen, verwenden Sie temporäre IDs, um sie miteinander zu verknüpfen. Die API löst diese nach der Erstellung in echte UUIDs auf.

Felder ohne den Vorlagen-Editor definieren

Wenn Sie Vorlagen verwenden, können Sie Felder visuell mit dem eingebetteten Vorlagen-Editor platzieren. Bei einmaligen Anfragen definieren Sie die Feldpositionen im API-Aufruf selbst, was bedeutet, dass Sie die Koordinaten kennen müssen.

Jedes Feld benötigt:

• page – welche Seite des PDFs (1-basiert)

• x und y – Position von der unteren linken Ecke der Seite, in Punkten

• width und height – Dimensionen des Feldes, in Punkten

Wenn Sie nicht sicher sind, wo Sie Felder platzieren sollen, öffnen Sie Ihr PDF in einem Viewer, der Koordinaten anzeigt (die meisten tun dies), oder schätzen Sie einfach und passen Sie an. Die Unterzeichnungserfahrung ist nachsichtig genug, dass Sie keine pixelgenaue Platzierung benötigen.

Feldtypen, die für einmalige Anfragen verfügbar sind:

• signature – Signaturerfassung

• initials – Erfassung von Initialen

• text – Freitexteingabe

• date – Datumsauswahl

• checkbox – Ja/Nein-Kontrollkästchen

Sie können Textfelder auch als read_only markieren, wenn Sie einen vorgefüllten Wert anzeigen möchten, den der Unterzeichner sehen, aber nicht bearbeiten kann. Dies ist nützlich für Dinge wie Vertragsbeträge, Referenznummern oder Daten, die bereits vereinbart wurden.

Wann Vorlagen statt dessen verwendet werden sollen

Einmalige Anfragen sind ideal für ad-hoc Dokumente, aber Vorlagen sind immer noch die bessere Wahl, wenn Sie dasselbe Dokumentenlayout mehr als ein paar Mal versenden.

Vorlagen ermöglichen die Nutzung des eingebetteten Vorlageneditors, um Felder visuell zu platzieren, anstatt Koordinaten zu berechnen. Sie funktionieren auch mit dem eingebetteten Signaturanfrage-Editor, der es nicht-technischen Benutzern ermöglicht, Empfängerdetails auszufüllen und Dokumente zu senden, ohne die API zu berühren.

Die Faustregel: Wenn Sie ein Dokument mehr als zwei- oder dreimal senden, erstellen Sie eine Vorlage. Wenn es ein einmaliges Ereignis ist, überspringen Sie die Vorlage und verwenden Sie eine einmalige Anfrage.

Abschluss

Einmalige Signaturanfragen beseitigen das Hindernis bei ad-hoc Dokumenten. Sie müssen keine Vorlagen erstellen, die Sie nie wieder verwenden, und Ihren Arbeitsbereich nicht mit einmaligen Dokumentenlayouts überfüllen.

Vorlagen sind immer noch da, wenn Sie sie brauchen. Beide Workflows verwenden die gleichen Feldtypen, die gleichen Empfängeroptionen und die gleichen Tracking- und Prüfprotokolle. Sie wählen nur den Weg, der zur Situation passt.

Wenn Sie es ausprobieren möchten, bietet der Erstellen Signaturanfrage-Endpunkt eine vollständige Dokumentation zum einmaligen Workflow. Oder verwenden Sie den atomaren Endpunkt, um in einem einzigen Aufruf zu erstellen und zu senden.

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