Wie man eine PDF zum Unterschreiben sendet, ohne eine Vorlage zu erstellen

Die meisten E-Signatur-APIs zwingen Sie dazu, zuerst eine Vorlage zu erstellen, bevor Sie etwas zur Unterschrift senden können. Sie laden Ihr PDF hoch, definieren Ihre Felder, speichern es als Vorlage und erstellen dann aus dieser Vorlage eine Signaturanfrage.

Dieser Ablauf ergibt Sinn, wenn Sie dasselbe Dokument immer wieder versenden. Arbeitsverträge, NDAs, Lieferantenvereinbarungen. Alles, was Sie öfter als ein paar Mal verwenden, verdient eine Vorlage.

Manchmal müssen Sie aber nur ein einmaliges Dokument versenden. Ein individuelles Angebot. Eine rechtliche Vereinbarung, die jedes Mal anders ist. Eine schnelle interne Freigabe, die Sie nie wiederholen werden. Für ein Dokument, das Sie nur einmal verwenden, eine Vorlage zu erstellen, schafft unnötigen Aufwand und überlädt Ihren Arbeitsbereich.

Firma.dev unterstützt jetzt einmalige Signaturanfragen. Sie können ein PDF direkt hochladen, Ihre Empfänger und Felder direkt im Request definieren und es zur Unterschrift senden, ohne jemals eine Vorlage zu erstellen. Dieser Beitrag erklärt, wie es funktioniert.

Wann Vorlagen sinnvoll sind (und wann nicht)

Vorlagen sind die richtige Wahl, wenn Sie immer wieder dieselbe Dokumentstruktur versenden. Wenn Sie ein Angebotsschreiben haben, das an jeden neuen Mitarbeiter geht, oder eine NDA, die jeder Lieferant unterschreibt, oder eine monatliche Rechnung, die immer dieselben Felder an denselben Stellen hat, sparen Vorlagen Ihnen Zeit. Sie richten sie einmal ein und verwenden sie immer wieder.

Aber Vorlagen werden zum Overhead, wenn das Dokument einzigartig ist. Ein individuelles Angebot mit Preisen, die sich für jeden Interessenten ändern. Eine Vergleichsvereinbarung, die vor der Unterschrift ausgehandelt und überarbeitet wird. Ein internes Genehmigungsformular, das je nach Situation anders ist.

Für diese Fälle ist es reine Fleißarbeit, eine Vorlage nur zu dem Zweck zu erstellen, sie einmal zu verwenden. Am Ende haben Sie einen Arbeitsbereich voller Einmalvorlagen, die Sie nie wieder anfassen werden.

Der Ablauf für einmalige Signaturanfragen

Der Einmal-Ablauf überspringt den Vorlagenschritt vollständig. So sieht er aus:

1. Nehmen Sie Ihr PDF und kodieren Sie es in Base64

2. Definieren Sie Ihre Empfänger inline (Name, E-Mail, ob sie Unterzeichner oder in CC sind, Signierreihenfolge, falls zutreffend)

3. Definieren Sie Ihre Felder inline (Signaturfelder, Textfelder, Datumsfelder, Kontrollkästchen, was immer Sie brauchen) mit ihren Positionen auf der Seite

4. Rufen Sie den Create-Endpunkt oder den atomaren Create-und-Send-Endpunkt auf

5. Fertig. Keine Vorlage erforderlich.

Die Signaturanfrage funktioniert genau wie eine vorlagenbasierte Anfrage. Ihre Empfänger werden benachrichtigt, sie unterschreiben, und Sie erhalten das fertige Dokument sowie den Prüfpfad. Der einzige Unterschied ist, dass Sie vorher keine Vorlage erstellen mussten.

Beispiel: Senden eines individuellen Angebots

Angenommen, Sie sind ein SaaS-Unternehmen und senden einem Interessenten ein individuelles Preisangebot. Das Angebot ist ein einseitiges PDF mit seinem Firmennamen, den ausgehandelten Preisen und einer Signaturzeile.

So sieht der API-Aufruf mit dem atomaren Create-and-Send-Endpunkt aus:

{
  "name": "Proposal - Acme Corp",
  "document": "JVBERi0xLjQK...",
  "recipients": [
    {
      "id": "temp_signer_1",
      "first_name": "Jane",
      "last_name": "Smith",
      "email": "jane@acmecorp.com",
      "designation": "Signer",
      "order": 1
    }
  ],
  "fields": [
    {
      "recipient_id": "temp_signer_1",
      "type": "signature",
      "page": 1,
      "x": 100,
      "y": 650,
      "width": 200,
      "height": 50
    },
    {
      "recipient_id": "temp_signer_1",
      "type": "date",
      "page": 1,
      "x": 320,
      "y": 650,
      "width": 100,
      "height": 30
    }
  ],
  "settings": {
    "send_signing_email": true
  }
}

{
  "name": "Proposal - Acme Corp",
  "document": "JVBERi0xLjQK...",
  "recipients": [
    {
      "id": "temp_signer_1",
      "first_name": "Jane",
      "last_name": "Smith",
      "email": "jane@acmecorp.com",
      "designation": "Signer",
      "order": 1
    }
  ],
  "fields": [
    {
      "recipient_id": "temp_signer_1",
      "type": "signature",
      "page": 1,
      "x": 100,
      "y": 650,
      "width": 200,
      "height": 50
    },
    {
      "recipient_id": "temp_signer_1",
      "type": "date",
      "page": 1,
      "x": 320,
      "y": 650,
      "width": 100,
      "height": 30
    }
  ],
  "settings": {
    "send_signing_email": true
  }
}

{
  "name": "Proposal - Acme Corp",
  "document": "JVBERi0xLjQK...",
  "recipients": [
    {
      "id": "temp_signer_1",
      "first_name": "Jane",
      "last_name": "Smith",
      "email": "jane@acmecorp.com",
      "designation": "Signer",
      "order": 1
    }
  ],
  "fields": [
    {
      "recipient_id": "temp_signer_1",
      "type": "signature",
      "page": 1,
      "x": 100,
      "y": 650,
      "width": 200,
      "height": 50
    },
    {
      "recipient_id": "temp_signer_1",
      "type": "date",
      "page": 1,
      "x": 320,
      "y": 650,
      "width": 100,
      "height": 30
    }
  ],
  "settings": {
    "send_signing_email": true
  }
}

Das document-Feld enthält Ihr base64-kodiertes PDF. Das recipients-Array definiert, wer unterschreiben muss. Das fields-Array platziert ein Signaturfeld und ein Datumsfeld auf Seite 1 an den von Ihnen angegebenen Koordinaten.

Ein API-Aufruf, und Jane erhält eine E-Mail mit der Bitte, zu unterschreiben. Keine Vorlagenerstellung erforderlich.

Beachten Sie das Muster temp_signer_1 in der Empfänger-ID. Wenn Sie Empfänger und Felder in derselben Anfrage erstellen, verwenden Sie temporäre IDs, um sie miteinander zu verknüpfen. Die API löst diese nach der Erstellung in echte UUIDs auf.

Felder ohne den Vorlagen-Editor definieren

Wenn Sie Vorlagen verwenden, können Sie Felder visuell mit dem eingebetteten Vorlagen-Editor platzieren. Bei einmaligen Anfragen definieren Sie die Feldpositionen direkt im API-Aufruf, was bedeutet, dass Sie die Koordinaten kennen müssen.

Jedes Feld benötigt:

• page – welche Seite des PDFs (beginnend bei 1)

• x und y – Position von der unteren linken Ecke der Seite, in Punkten

• width und height – Abmessungen des Feldes, in Punkten

Wenn Sie sich nicht sicher sind, wo Sie Felder platzieren sollen, öffnen Sie Ihr PDF in einem Viewer, der Koordinaten anzeigt (die meisten tun das), oder schätzen Sie einfach und passen Sie es an. Die Signaturerfahrung ist so fehlertolerant, dass Sie keine pixelgenaue Platzierung benötigen.

Für einmalige Anfragen verfügbare Feldtypen:

• signature – Signaturerfassung

• initials – Erfassung der Initialen

• text – Freitexteingabe

• date – Datumsauswahl

• checkbox – Ja/Nein-Kontrollkästchen

Sie können Textfelder auch als read_only markieren, wenn Sie einen Wert vorab ausfüllen möchten, den der Unterzeichner sehen, aber nicht bearbeiten kann. Das ist nützlich für Dinge wie Vertragsbeträge, Referenznummern oder beliebige Daten, die bereits vereinbart wurden.

Wann Sie stattdessen Vorlagen verwenden sollten

Einmalige Anfragen eignen sich hervorragend für ad-hoc-Dokumente, aber Vorlagen sind immer noch die bessere Wahl, wenn Sie dieselbe Dokumentstruktur mehr als ein paar Mal versenden.

Mit Vorlagen können Sie den eingebetteten Vorlagen-Editor verwenden, um Felder visuell zu platzieren, statt Koordinaten zu berechnen. Sie funktionieren auch mit dem eingebetteten Signaturanfrage-Editor, der es nicht-technischen Nutzern ermöglicht, Empfängerdaten einzugeben und Dokumente zu senden, ohne die API anzufassen.

Als Faustregel gilt: Wenn Sie ein Dokument mehr als zwei- oder dreimal versenden werden, erstellen Sie eine Vorlage. Wenn es eine einmalige Sache ist, überspringen Sie die Vorlage und verwenden Sie eine einmalige Anfrage.

Zusammenfassung

Einmalige Signaturanfragen nehmen ad-hoc-Dokumenten die Reibung. Sie müssen keine Vorlagen erstellen, die Sie nie wiederverwenden, und Sie müssen Ihren Arbeitsbereich nicht mit einmaligen Dokumentstrukturen überladen.

Vorlagen sind weiterhin da, wenn Sie sie brauchen. Beide Workflows verwenden dieselben Feldtypen, dieselben Empfängeroptionen und dieselben Nachverfolgungs- und Prüfpfade. Sie wählen einfach den Weg, der zur Situation passt.

Wenn Sie es ausprobieren möchten, enthält der Endpunkt zum Erstellen einer Signaturanfrage die vollständige Dokumentation zum Einmal-Workflow. Oder verwenden Sie den atomaren Endpunkt, um in einem einzigen Aufruf zu erstellen und zu senden.

Starten Sie kostenlos mit Firma.dev – keine Kreditkarte erforderlich.