Der vollständige Leitfaden für White-Label-E-Signaturen für SaaS

Wenn Sie ein SaaS-Produkt mit elektronischen Signaturen entwickeln, haben Sie zwei Möglichkeiten. Sie können ein Signatur-Tool hinzufügen, das Ihre Benutzer daran erinnert, dass sie die Software eines Drittanbieters verwenden. Oder Sie können das gesamte Erlebnis mit einem White-Label versehen, sodass es sich anfühlt, als wäre es nativ in Ihrem Produkt integriert.

Die meisten Entwickler glauben, dass White-Labeling lediglich den Austausch eines Logos bedeutet. In der Praxis geht das jedoch weit tiefer. Ein vollständig für White-Labeling optimierter E-Signatur-Ablauf umfasst benutzerdefinierte Logos, Farbschemata, E-Mail-Domains, maßgeschneiderte E-Mail-Vorlagen, die Steuerung von Benachrichtigungen und eingebettete Benutzeroberflächen. Und für mandantenfähige SaaS-Produkte benötigen Sie die Möglichkeit, das White-Labeling nicht nur für Ihre Marke, sondern auch für die Marken Ihrer Kunden anzubieten.

Einen vollständigen Überblick darüber, was eine API für elektronische Signaturen mit White-Labeling abdeckt, finden Sie hier.

Dieser Leitfaden deckt alles ab, was Sie benötigen, um ein vollständig markengeschütztes Signatur-Erlebnis mit Firma.dev aufzubauen.

Zwei Ebenen des White-Labelings

Folgendes übersehen die meisten E-Signatur-APIs: SaaS-Unternehmen benötigen oft White-Labeling auf zwei Ebenen.

• Ebene 1: Ihre Marke. Signatur-E-Mails werden von Ihrer Domain gesendet. Die Signatur-Benutzeroberfläche zeigt Ihr Logo und Ihre Farben. Das Ganze ist in Ihre App eingebettet. Ihre Kunden sehen den zugrunde liegenden API-Anbieter nie.

• Ebene 2: Die Marken Ihrer Kunden. Jeder Ihrer Kunden erhält sein eigenes Marken-Erlebnis. Deren Benutzer sehen E-Mails von deren Domain, nicht von Ihrer. Die Benutzeroberfläche für das Signieren zeigt deren Logo und Farbpalette. Dokumente und Vorlagen sind isoliert. Die Nutzung wird separat erfasst.

Eine Plattform für Immobilienverwaltung beispielsweise benötigt eventuell Ebene 2. Jedes Immobilienverwaltungsunternehmen auf der Plattform sendet Mietverträge von der eigenen Domain (leases@acmeproperties.com) und deren Mieter sehen das Logo und Branding dieses Unternehmens während des gesamten Signierprozesses.

Ein HR-SaaS benötigt möglicherweise nur Ebene 1. Das Signatur-Erlebnis ist auf die HR-Plattform gebrandet und alle Mitarbeiter ihrer Kunden interagieren mit dieser einzigen Marke.

Firma.dev unterstützt beides. Der Schlüssel dazu sind Kunden-Arbeitsbereiche.

Kunden-Arbeitsbereiche: Sichere Trennung durch Design

Mit Kunden-Arbeitsbereichen können Sie isolierte Umgebungen für jeden Ihrer Kunden erstellen. Jeder Arbeitsbereich verfügt über eigene:

• Vorlagen

• Signatur-Anfragen und Dokumente

• Verfolgung der Umschlag-Nutzung

• Logo und Farbschema

• Konfiguration der E-Mail-Domain

• E-Mail-Vorlagen

• API-Schlüssel (optional, für Zugriff auf Arbeitsbereichs-Ebene)

Es gibt keine workspaceübergreifende Offenlegung. Kunde A kann die Dokumente von Kunde B nicht sehen. Vorlagen, die in einem Arbeitsbereich erstellt wurden, erscheinen nicht in einem anderen. Nutzungsberichte sind auf den jeweiligen Arbeitsbereich beschränkt.

Hierbei geht es nicht nur um Organisation. Es geht um Sicherheit und Compliance. Wenn Sie Unternehmenskunden bedienen oder in regulierten Branchen (Gesundheitswesen, Finanzen, Recht) tätig sind, ist die Datenisolation unverzichtbar. Arbeitsbereiche bieten Ihnen diese Trennung, ohne dass Sie die Mandantenisolierung selbst entwickeln müssen.

Für SaaS-Plattformen, die kundenspezifische Dokumente und Workflows verwalten, sind Arbeitsbereiche das Fundament. Sie erstellen einen Arbeitsbereich für jedes Kundenkonto, und alles Weitere baut darauf auf.

Die sechs Säulen des White-Labelings

1. Visuelles Branding

Die sichtbarste Ebene des White-Labelings. Firma.dev ermöglicht es Ihnen, das Erscheinungsbild des Signatur-Erlebnisses sowohl auf Unternehmens- als auch auf Arbeitsbereichsebene zu steuern.

Benutzerdefinierte Logos. Laden Sie Ihr Firmenlogo hoch (PNG oder JPEG, bis zu 2 MB), damit es in Signatur-E-Mails und in der Signatur-Benutzeroberfläche angezeigt wird. Bei mandantenfähigen Produkten kann jeder Arbeitsbereich sein eigenes Logo haben, das die Standardeinstellung des Unternehmens überschreibt. Wird ein Arbeitsbereichs-Logo entfernt, wird automatisch wieder das Firmenlogo verwendet.

Farbschemata. Passen Sie die gesamte Farbpalette des Signiererlebnisses mithilfe von Hex-Werten an. Sie steuern sechs Einstellungen: primäre Akzentfarbe, primärer Vordergrund (Text auf Schaltflächen), Seitenhintergrund, Textfarbe, Hintergrund von Karten/Panels und Rahmenfarbe. Genau wie Logos können Farben auf Unternehmensebene festgelegt und pro Arbeitsbereich überschrieben werden.

Firma.dev-Branding ausblenden. Aktivieren Sie show_custom_branding_only auf Unternehmensebene, um jegliches Firma.dev-Branding vollständig aus dem Signatur-Erlebnis zu entfernen. In Kombination mit einem benutzerdefinierten Logo und Farbschema werden Ihre Benutzer niemals bemerken, dass eine Drittanbieter-API im Spiel ist.

Anzeigeeinstellungen. Nehmen Sie Feineinstellungen für zusätzliche Details vor, z. B. ob Rahmen für das Zeichnen von Unterschriften und Wasserzeichen auf unvollständigen Dokumenten angezeigt werden sollen. Diese Einstellungen sind auf beiden Ebenen verfügbar, und Arbeitsbereichseinstellungen erben von den Unternehmenseinstellungen, wenn sie auf „Null“ gesetzt sind.

All dies folgt einer kaskadierenden Hierarchie: Die Einstellung des Arbeitsbereichs hat Priorität, danach folgt die Unternehmenseinstellung und schließlich die Standardeinstellungen von Firma.dev. Das bedeutet, dass Sie ein unternehmensweites Branding festlegen und dieses für bestimmte Arbeitsbereiche selektiv überschreiben können. Den vollständigen API-Referenzleitfaden finden Sie im White-Labeling-Leitfaden.

2. Benutzerdefinierte E-Mail-Domains

Standardmäßig werden E-Mails mit Signaturanfragen von der Domain von Firma.dev gesendet. Mit benutzerdefinierten E-Mail-Domains kommen sie von Ihrer eigenen.

Sie können dies auf zwei Ebenen konfigurieren:

Unternehmensebene: Alle Arbeitsbereiche erben Ihre Domain. E-Mails werden als documents@yourcompany.com versendet.

Arbeitsbereichsebene: Jeder Arbeitsbereich kann eine eigene Domain haben. E-Mails von Kunde A kommen von sign@customera.com. Die von Kunde B kommen von contracts@customerb.com.

Die Einrichtung erfordert das Hinzufügen von DNS-Einträgen (SPF, DKIM, DMARC), um die Inhaberschaft zu verifizieren und die Zustellbarkeit sicherzustellen. Der Prozess ist API-gesteuert: Fügen Sie die Domain hinzu, verifizieren Sie die Inhaberschaft mit einem TXT-Eintrag, schließen Sie den Vorgang ab, um Ihre Sende-DNS-Einträge zu erhalten, und verifizieren Sie diese anschließend. Nach der Verifizierung ist die Domain sofort aktiv.

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie unter So versehen Sie Ihre E-Mails für elektronische Signaturen und Signatur-Links mit einem White-Label.

3. Benutzerdefinierte E-Mail-Absenderadresse

Neben der Domain können Sie auch den lokalen Teil der Absenderadresse steuern. Standardmäßig verwenden E-Mails von einer benutzerdefinierten Domain support@yourdomain.com. Legen Sie email_local_part fest, um dies in etwas wie noreply, signing oder documents zu ändern.

Die vollständige Absenderadresse setzt sich aus drei Komponenten zusammen: dem Absendernamen (der Person, die die Signaturanfrage initiiert hat), dem lokalen Teil und der Domain. Jede Komponente wird über eine Fallback-Kette aufgelöst, wobei die Einstellungen des Arbeitsbereichs Vorrang vor den Unternehmenseinstellungen haben, welche wiederum Vorrang vor den Standards von Firma.dev haben.

Wenn Sie beispielsweise email_local_part auf noreply setzen und Ihre verifizierte Domain sign.acmecorp.com lautet, werden E-Mails als Jane Smith <noreply@sign.acmecorp.com> gesendet.

4. Benutzerdefinierte E-Mail-Vorlagen

Firma.dev versendet im Laufe des Signatur-Lebenszyklus 11 Arten von automatisierten E-Mails: Einladungen zum Signieren, Benachrichtigungen für den nächsten Unterzeichner, Benachrichtigungen zum erneuten Senden, Erinnerungen, Ablaufwarnungen, Stornierungsbenachrichtigungen, Ablehnungsbenachrichtigungen (sowohl an Unterzeichner als auch an Admins), Abschlussbestätigungen und Warnungen bei Änderung der Identität des Unterzeichners.

Sie können die Betreffzeile und den HTML-Text jedes E-Mail-Typs anpassen, mit dynamischen Platzhaltern für Details zum Unterzeichner, Dokumenteninformationen und das Team-Branding. Platzhalter wie {{signer_name}}, {{signing_link}}, {{company_logo}} und {{team_name}} ermöglichen es Ihnen, Vorlagen zu erstellen, die sich für Ihr Produkt vollkommen nativ anfühlen.

Die Vorlagen folgen derselben kaskadierenden Hierarchie wie alles andere. Legen Sie für Konsistenz unternehmensweite Vorlagen fest und überschreiben Sie bei Bedarf bestimmte Vorlagen pro Arbeitsbereich. Sie können auch die integrierten Standardvorlagen von Firma.dev als Ausgangspunkt abrufen, die in 9 Sprachen verfügbar sind, darunter Englisch, Spanisch, Französisch, Deutsch und Portugiesisch.

Weitere Details finden Sie unter Benutzerdefinierte E-Mail-Vorlagen für Ihre E-Signatur-API.

5. Steuerung von Benachrichtigungen

Benutzerdefinierte Domains und Vorlagen ändern das Branding von E-Mails. Mit der vollständigen Steuerung von Benachrichtigungen können Sie diese komplett ersetzen.

Die automatisierten E-Mails von Firma.dev können pro Signaturanfrage mit vier booleschen Einstellungen deaktiviert werden: send_signing_email, send_finish_email, send_expiration_email und send_cancellation_email. Deaktivieren Sie beliebige oder alle davon.

Wenn E-Mails deaktiviert sind, rufen Sie die Signatur-URLs über die API ab und senden die Benachrichtigungen über Ihr eigenes System. Dies ermöglicht Ihnen:

• Ihre bestehende E-Mail-Infrastruktur zu nutzen (SendGrid, Postmark, Customer.io)

• Das Timing für Erinnerungen und Nachfassaktionen selbst zu steuern

• Benachrichtigungen basierend auf Ihrer eigenen Geschäftslogik auszulösen

• Signaturbenachrichtigungen in bestehende Kundenkommunikationsflüsse zu integrieren

Einige Teams nutzen benutzerdefinierte Domains und Vorlagen, während sie die Zustellung Firma.dev überlassen. Andere schalten alles aus und übernehmen die gesamte Kommunikationsschicht selbst. Beides funktioniert.

6. Eingebettete Erlebnisse

Das Signatur-Erlebnis sollte sich nicht wie eine Weiterleitung zu einem anderen Produkt anfühlen. Mit eingebetteten Benutzeroberflächen können Sie den gesamten Workflow direkt in Ihre Anwendung integrieren.

Firma.dev bietet drei einbettbare Komponenten:

Signatur-Benutzeroberfläche. Betten Sie den Signierprozess so ein, dass Empfänger Dokumente unterzeichnen können, ohne Ihre App zu verlassen. In Kombination mit individuellem Branding und show_custom_branding_only sehen Benutzer während des gesamten Prozesses Ihr Logo, Ihre Farben und Ihre Navigation.

Vorlagen-Editor. Ermöglichen Sie es Ihren Benutzern (oder den Benutzern Ihrer Kunden), Vorlagen direkt in Ihrer App zu erstellen und zu bearbeiten. Dokumente hochladen, Signaturfelder platzieren, Rollen für Unterzeichner definieren – alles innerhalb Ihrer Benutzeroberfläche.

Editor für Signaturanfragen. Konfigurieren Sie Signaturanfragen, fügen Sie Empfänger hinzu, legen Sie die Reihenfolge der Unterschriften fest und zeigen Sie eine Vorschau der Dokumente an, ohne Ihr Produkt zu verlassen.

Alle drei Komponenten verwenden JWT-Authentifizierung. Ihr Backend generiert ein kurzlebiges Token, und das Frontend lädt die Komponente mit diesem Token in ein Iframe. Dem Client gegenüber werden keine API-Schlüssel preisgegeben.

Die Schaltflächen innerhalb der eingebetteten Signatur-Benutzeroberfläche sind ebenfalls anpassbar. Workspace-Administratoren können die Beschriftungen der Schaltflächen in der Signatur-Ansicht für jede der neun unterstützten Sprachen überschreiben, sodass die Texte, auf die ein Unterzeichner tippt, den Formulierungen Ihres Produkts entsprechen und nicht den Standards von Firma.dev. Im Gegensatz zu den meisten Einstellungen auf dieser Seite sind Überschreibungen von Schaltflächenbeschriftungen nur auf Arbeitsbereichsebene möglich, ohne dass ein Standard auf Unternehmensebene vererbt wird. Eine vollständige Anleitung und die Liste der unterstützten Schaltflächen-Keys finden Sie unter anpassbare Beschriftungen für Signaturschaltflächen.

Für Produkte, bei denen die Dokumentenvorbereitung ein Kern-Workflow ist, lohnen sich die eingebetteten Editoren. Ihre App fühlt sich nahtlos an, und Benutzer müssen nie zu einer Schnittstelle eines Drittanbieters wechseln. Vollständige Implementierungsdetails finden Sie im Leitfaden für einbettbares Signieren.

Die Hierarchie der Einstellungen

Alle Branding- und Konfigurationseinstellungen in Firma.dev folgen einer kaskadierenden Hierarchie:

1. Arbeitsbereichs-Einstellung (höchste Priorität)

2. Unternehmens-Einstellung

3. Firma.dev-Standard (niedrigste Priorität)

Dies ermöglicht es Ihnen, unternehmensweite Standards festzulegen und diese pro Arbeitsbereich zu überschreiben. Auf Arbeitsbereichsebene bedeutet das Festlegen eines Wertes auf null „von Firma erben“. Dies gilt für Logos, Farben, E-Mail-Domains, E-Mail-Vorlagen, Absenderadressen und Anzeigeeinstellungen.

Für mandantenfähige Produkte ist diese Hierarchie äußerst leistungsstark. Legen Sie das Branding Ihrer Plattform auf Unternehmensebene fest und lassen Sie jeden Kunden-Arbeitsbereich bei Bedarf seine eigene Identität definieren.

Checkliste für die Implementierung

Bevor Sie beginnen:

Definieren Sie Ihren White-Labeling-Umfang. Welche Touchpoints sind am wichtigsten? Logos und Farben? E-Mails? Die Signatur-UI? Die Erstellung von Vorlagen? Skizzieren Sie die User Journey und identifizieren Sie, an welchen Stellen ein Branding von Drittanbietern das Erlebnis stören würde.

Entscheiden Sie sich für eine Single-Brand- oder Multi-Brand-Strategie. Wenn Sie ein kundenbezogenes Branding benötigen, planen Sie Ihre Arbeitsbereichsstruktur frühzeitig. Erstellen Sie einen Arbeitsbereich, wenn Sie einen neuen Kunden onboarden, und beschränken Sie alle Aktivitäten dieses Kunden auf diesen Arbeitsbereich.

Richten Sie zuerst das visuelle Branding ein. Laden Sie Ihr Logo hoch und konfigurieren Sie Ihr Farbschema auf Unternehmensebene. Das dauert nur wenige Minuten und verbessert sofort das Signatur-Erlebnis für alle Benutzer.

Fügen Sie Ihre E-Mail-Domain hinzu. Registrieren Sie Ihre Domain, fügen Sie die DNS-Einträge hinzu und verifizieren Sie diese. Dies ist die Änderung mit dem größten Effekt für die meisten Produkte, da dies das Erste ist, was die Empfänger bemerken.

Passen Sie E-Mail-Vorlagen an. Rufen Sie die Standardvorlagen ab, passen Sie Texte und HTML an Ihre Markenstimme an und legen Sie diese auf Unternehmens- oder Arbeitsbereichsebene fest.

Planen Sie Ihre Strategie zur Einbettung. Wenn Sie Komponenten einbetten, entscheiden Sie, welche Sie benötigen. Nur das Signieren? Auch die Vorlagenbearbeitung? Die einbettbare Signatur-Benutzeroberfläche ist der gängigste Ausgangspunkt. Die Editoren für Vorlagen und Signaturanfragen bieten einen Mehrwert für Produkte, bei denen die Dokumentenvorbereitung zum Kern-Workflow gehört.

Testen Sie den gesamten Ablauf. Senden Sie eine Signaturanfrage durch alle Touchpoints. Überprüfen Sie den E-Mail-Absender, den E-Mail-Inhalt, die Signatur-Benutzeroberfläche und die Abschlussbenachrichtigung. Stellen Sie sicher, dass sich jeder Schritt wie Ihr eigenes Produkt anfühlt.

Die vollständige technische API-Referenz mit Codebeispielen für jede hier behandelte Funktion finden Sie im Firma.dev White-Labeling-Leitfaden.

Was das kostet

Enterprise-E-Signatur-Plattformen verlangen oft hohe Gebühren für White-Labeling. Manchmal ist es ein separates Add-on. Manchmal ist es hinter einer höheren Preisstufe versteckt.

Firma.dev umfasst alle White-Labeling-Funktionen auf jeder Preisstufe. Benutzerdefinierte E-Mail-Domains, eingebettete Editoren, eingebettetes Signieren, Kunden-Arbeitsbereiche. Alles inklusive.

Nutzungsbasierte Abrechnung bei €0,049 pro Umschlag. Keine Verträge. Keine Mindestbeträge. Keine zusätzlichen Gebühren für das Branding Ihres Signatur-Erlebnisses.

Erste Schritte

Firma.dev umfasst alle White-Labeling-Funktionen in jeder Preisstufe. Keine Premiumpläne, keine Feature-Barrieren. Zahlen Sie 0,049 € pro Umschlag (~5¢ USD) und erhalten Sie Zugriff auf Logos, Farben, benutzerdefinierte Domains, E-Mail-Vorlagen, eingebettete Benutzeroberflächen und Kunden-Arbeitsbereiche.