Der vollständige Leitfaden für White-Label-E-Signaturen für SaaS

Wenn Sie ein SaaS-Produkt mit elektronischen Signaturen entwickeln, haben Sie zwei Möglichkeiten. Sie können ein Signatur-Tool hinzufügen, das Ihre Benutzer daran erinnert, dass sie die Software eines Drittanbieters verwenden. Oder Sie können das gesamte Erlebnis mit einem White-Label versehen, sodass es sich für Ihr Produkt nativ anfühlt.

Die meisten Entwickler denken, dass White-Labeling lediglich den Austausch eines Logos bedeutet. In der Praxis geht das jedoch tiefer. Ein vollständig als White-Label gestalteter E-Signature-Flow umfasst benutzerdefinierte Logos, Farbthemen, E-Mail-Domains, benutzerdefinierte E-Mail-Vorlagen, die Steuerung von Benachrichtigungen und eingebettete Benutzeroberflächen. Und für mandantenfähige SaaS-Produkte benötigen Sie die Möglichkeit, das White-Labeling nicht nur für Ihre eigene Marke, sondern auch für die Marken Ihrer einzelnen Kunden anzubieten.

Einen vollständigen Überblick darüber, was eine White-Label-E-Signature-API abdeckt, finden Sie hier.

Dieser Leitfaden deckt alles ab, was Sie benötigen, um mit Firma.dev ein vollständig markenspezifisches Signaturerlebnis aufzubauen.

Zwei Ebenen des White-Labelings

Hier ist, was die meisten E-Signature-APIs übersehen: SaaS-Unternehmen benötigen White-Labeling oft auf zwei Ebenen.

• Ebene 1: Ihre Marke. Signatur-E-Mails kommen von Ihrer Domain. Die Signaturoberfläche zeigt Ihr Logo und Ihre Farben. Das Ganze ist in Ihre App eingebettet. Ihre Kunden sehen den zugrunde liegenden API-Anbieter nie.

• Ebene 2: Die Marken Ihrer Kunden. Jeder Ihrer Kunden erhält sein eigenes, gebrandetes Erlebnis. Dessen Benutzer sehen E-Mails von seiner Domain, nicht von Ihrer. Die Benutzeroberfläche für das Signieren zeigt sein Logo und seine Farbpalette. Dokumente und Vorlagen sind isoliert. Die Nutzung wird separat erfasst.

Eine Immobilienverwaltungsplattform beispielsweise benötigt eventuell Ebene 2. Jede Immobilienverwaltungsgesellschaft auf der Plattform sendet Mietverträge von ihrer eigenen Domain (leases@acmeproperties.com), und ihre Mieter sehen das Logo und Branding dieses Unternehmens während des gesamten Signaturprozesses.

Ein HR-SaaS benötigt möglicherweise nur Ebene 1. Das Signaturerlebnis ist auf die HR-Plattform gebrandet, und alle Mitarbeiter ihrer Kunden interagieren mit dieser einzigen Marke.

Firma.dev unterstützt beides. Der Schlüssel dazu sind Kunden-Workspaces.

Kunden-Workspaces: Sichere Trennung durch Design

Mit Kunden-Workspaces können Sie isolierte Umgebungen für jeden Ihrer Kunden erstellen. Jeder Workspace verfügt über eigene:

• Vorlagen

• Signaturanfragen und Dokumente

• Verfolgung der Umschlag-Nutzung

• Logo- und Farbthemen

• E-Mail-Domain-Konfiguration

• E-Mail-Vorlagen

• API-Schlüssel (optional, für Zugriff auf Workspace-Ebene)

Es gibt keine workspace-übergreifende Offenlegung. Kunde A kann die Dokumente von Kunde B nicht sehen. In einem Workspace erstellte Vorlagen erscheinen nicht in einem anderen. Nutzungsberichte sind auf den jeweiligen Workspace beschränkt.

Hierbei geht es nicht nur um Organisation. Es geht um Sicherheit und Compliance. Wenn Sie Unternehmenskunden bedienen oder in regulierten Branchen (Gesundheitswesen, Finanzen, Recht) tätig sind, ist die Isolation von Daten zwingend erforderlich. Workspaces bieten Ihnen diese Trennung, ohne dass Sie die Mandantentrennung selbst entwickeln müssen.

Für SaaS-Plattformen, die kundenspezifische Dokumente und Workflows verwalten, sind Workspaces das Fundament. Sie erstellen einen Workspace für jedes Kundenkonto, und alles andere baut darauf auf.

Die sechs Säulen des White-Labelings

1. Visuelles Branding

Die sichtbarste Ebene des White-Labelings. Mit Firma.dev können Sie das Erscheinungsbild des Signaturerlebnisses sowohl auf Unternehmens- als auch auf Workspace-Ebene steuern.

Benutzerdefinierte Logos. Laden Sie Ihr Firmenlogo (PNG oder JPEG, bis zu 2 MB) hoch, damit es in den Signatur-E-Mails und auf der Signaturoberfläche erscheint. Bei mandantenfähigen Produkten kann jeder Workspace ein eigenes Logo haben, das den Standard des Unternehmens überschreibt. Wenn ein Workspace-Logo entfernt wird, fällt das System automatisch auf das Firmenlogo zurück.

Farbthemen. Passen Sie die gesamte Farbpalette des Signaturerlebnisses mithilfe von Hex-Werten an. Sie steuern sechs Einstellungen: primäre Akzentfarbe, primärer Vordergrund (Text auf Schaltflächen), Seitenhintergrund, Textfarbe, Karten-/Panel-Hintergrund und Rahmenfarbe. Genau wie Logos können Farben auf Unternehmensebene festgelegt und pro Workspace überschrieben werden.

Firma.dev-Branding ausblenden. Aktivieren Sie show_custom_branding_only auf Unternehmensebene, um sämtliches Firma.dev-Branding vollständig aus dem Signaturerlebnis zu entfernen. In Kombination mit einem benutzerdefinierten Logo und Farbthema werden Ihre Benutzer niemals einen Hinweis darauf sehen, dass eine Drittanbieter-API im Spiel ist.

Anzeigeeinstellungen. Nehmen Sie Feineinstellungen für zusätzliche Details vor, z. B. ob Signatur-Zeichenrahmen und Wasserzeichen auf Teildokumenten angezeigt werden sollen. Diese Einstellungen sind auf beiden Ebenen verfügbar, und Workspace-Einstellungen erben von den Unternehmenseinstellungen, wenn sie auf Null gesetzt sind.

All dies folgt einer kaskadierenden Hierarchie: Die Workspace-Einstellung hat Priorität, gefolgt von der Unternehmenseinstellung und schließlich den Standardeinstellungen von Firma.dev. Das bedeutet, dass Sie ein unternehmensweites Branding festlegen und dieses selektiv für bestimmte Workspaces überschreiben können. Weitere Informationen finden Sie in der vollständigen API-Referenz im White-Labeling-Leitfaden.

2. Benutzerdefinierte E-Mail-Domains

Standardmäßig werden E-Mails für Signaturanfragen von der Domain von Firma.dev gesendet. Mit benutzerdefinierten E-Mail-Domains kommen sie von Ihrer eigenen.

Sie können dies auf zwei Ebenen konfigurieren:

Unternehmensebene: Alle Workspaces erben Ihre Domain. E-Mails werden als documents@yourcompany.com versendet.

Workspace-Ebene: Jeder Workspace kann seine eigene Domain haben. Die E-Mails von Kunde A kommen von sign@customera.com. Die von Kunde B kommen von contracts@customerb.com.

Die Einrichtung erfordert das Hinzufügen von DNS-Einträgen (SPF, DKIM, DMARC), um die Inhaberschaft zu verifizieren und die Zustellbarkeit zu gewährleisten. Der Prozess ist API-gesteuert: Fügen Sie die Domain hinzu, verifizieren Sie die Inhaberschaft mit einem TXT-Eintrag, schließen Sie den Vorgang ab, um Ihre Sende-DNS-Einträge zu erhalten, und verifizieren Sie diese anschließend. Nach der Verifizierung ist die Domain sofort aktiv.

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie unter So versehen Sie Ihre E-Signature-E-Mails und Signatur-Links mit einem White-Label.

3. Benutzerdefinierte E-Mail-Absenderadresse

Über die Domain hinaus können Sie auch den lokalen Teil der Absenderadresse steuern. Standardmäßig verwenden E-Mails einer benutzerdefinierten Domain support@yourdomain.com. Legen Sie den email_local_part fest, um dies in etwas wie noreply, signing oder documents zu ändern.

Die vollständige Absenderadresse setzt sich aus drei Komponenten zusammen: dem Absendernamen (der Person, die die Signaturanfrage initiiert hat), dem lokalen Teil und der Domain. Jede Komponente wird über eine Fallback-Kette aufgelöst, wobei die Workspace-Einstellungen Vorrang vor den Unternehmenseinstellungen haben, die wiederum Vorrang vor den Standardeinstellungen von Firma.dev haben.

Wenn Sie beispielsweise email_local_part auf noreply festlegen und Ihre verifizierte Domain sign.acmecorp.com lautet, werden E-Mails als Jane Smith <noreply@sign.acmecorp.com> gesendet.

4. Benutzerdefinierte E-Mail-Vorlagen

Firma.dev versendet im Laufe des Signatur-Lebenszyklus 11 Arten von automatisierten E-Mails: Signatureinladungen, Benachrichtigungen für den nächsten Unterzeichner, Erinnerungen zur erneuten Zusendung, Mahnungen, Ablaufbenachrichtigungen, Stornierungsbenachrichtigungen, Ablehnungsbenachrichtigungen (sowohl an Unterzeichner als auch an Admins), Bestätigungen über den Abschluss und Warnungen bei Identitätsänderungen des Unterzeichners.

Sie können die Betreffzeile und den HTML-Inhalt jedes E-Mail-Typs anpassen, wobei dynamische Platzhalter für Details des Unterzeichners, Dokumenteninformationen und das Team-Branding zur Verfügung stehen. Platzhalter wie {{signer_name}}, {{signing_link}}, {{company_logo}} und {{team_name}} ermöglichen es Ihnen, Vorlagen zu erstellen, die sich für Ihr Produkt vollkommen nativ anfühlen.

Vorlagen folgen derselben kaskadierenden Hierarchie wie alles andere. Legen Sie unternehmensweite Vorlagen für die Konsistenz fest und überschreiben Sie bei Bedarf bestimmte Vorlagen pro Workspace. Sie können auch die integrierten Standardvorlagen von Firma.dev als Ausgangspunkt abrufen, die in 9 Sprachen verfügbar sind, darunter Englisch, Spanisch, Französisch, Deutsch und Portugiesisch.

Weitere Details finden Sie unter Benutzerdefinierte E-Mail-Vorlagen für Ihre E-Signature-API.

5. Steuerung von Benachrichtigungen

Benutzerdefinierte Domains und Vorlagen verändern das Branding von E-Mails. Die vollständige Kontrolle über die Benachrichtigungen ermöglicht es Ihnen, diese komplett zu ersetzen.

Die automatisierten E-Mails von Firma.dev können pro Signaturanfrage mit vier booleschen Einstellungen deaktiviert werden: send_signing_email, send_finish_email, send_expiration_email und send_cancellation_email. Schalten Sie beliebige oder alle davon aus.

Wenn E-Mails deaktiviert sind, rufen Sie die Signatur-URLs über die API ab und senden Benachrichtigungen über Ihr eigenes System. Dies ermöglicht Ihnen Folgendes:

• Nutzung Ihrer bestehenden E-Mail-Infrastruktur (SendGrid, Postmark, Customer.io)

• Steuerung des Timings für Erinnerungen und Nachfassaktionen

• Auslösen von Benachrichtigungen basierend auf Ihrer eigenen Geschäftslogik

• Integration von Signaturbenachrichtigungen in bestehende Kommunikationsflüsse mit Ihren Kunden

Einige Teams nutzen benutzerdefinierte Domains und Vorlagen, während Firma.dev die Zustellung übernimmt. Andere schalten alles aus und besitzen die gesamte Kommunikationsebene selbst. Beides funktioniert.

6. Eingebettete Erlebnisse

Das Signieren sollte sich nicht wie eine Weiterleitung zu einem anderen Produkt anfühlen. Mit eingebetteten Benutzeroberflächen können Sie den gesamten Workflow direkt in Ihre Anwendung integrieren.

Firma.dev bietet drei einbettbare Komponenten:

Signaturoberfläche. Betten Sie den Signatur-Flow ein, sodass Empfänger Dokumente unterzeichnen können, ohne Ihre App zu verlassen. In Kombination mit individuellem Branding und show_custom_branding_only sehen die Benutzer während des gesamten Prozesses Ihr Logo, Ihre Farben und Ihre Navigation.

Vorlagen-Editor. Ermöglichen Sie Ihren Benutzern (oder den Benutzern Ihrer Kunden), Vorlagen direkt in Ihrer App zu erstellen und zu bearbeiten. Dokumente hochladen, Signaturfelder platzieren, Rollen der Unterzeichner definieren – alles innerhalb Ihrer Benutzeroberfläche.

Editor für Signaturanfragen. Konfigurieren Sie Signaturanfragen, fügen Sie Empfänger hinzu, legen Sie die Reihenfolge der Unterschriften fest und zeigen Sie eine Vorschau von Dokumenten an, ohne Ihr Produkt zu verlassen.

Alle drei nutzen JWT-Authentifizierung. Ihr Backend generiert ein Token mit kurzer Lebensdauer, und das Frontend lädt die Komponente in einem Iframe mit diesem Token. Es werden keine API-Schlüssel für den Client offengelegt.

Die Schaltflächen innerhalb der eingebetteten Signaturoberfläche können ebenfalls angepasst werden. Workspace-Admins können die Beschriftungen der Signatur-Schaltflächen pro Sprache in allen neun unterstützten Sprachen überschreiben, sodass der Text, auf den ein Unterzeichner tippt, den Formulierungen Ihres Produkts entspricht und nicht den Standardeinstellungen von Firma.dev. Im Gegensatz zu den meisten Einstellungen auf dieser Seite können Überschreibungen von Schaltflächenbeschriftungen ausschließlich auf Workspace-Ebene vorgenommen werden; es gibt keinen Standardwert auf Unternehmensebene, von dem geerbt werden könnte. Eine vollständige Anleitung und die Liste der unterstützten Schaltflächen-IDs finden Sie unter Anpassbare Beschriftungen für Signaturschaltflächen.

Für Produkte, bei denen die Dokumentenvorbereitung ein zentraler Workflow ist, lohnen sich die eingebetteten Editoren. Ihre App fühlt sich dadurch wie aus einem Guss an, und die Benutzer müssen nie zu einer Benutzeroberfläche eines Drittanbieters wechseln. Weitere Details zur Implementierung finden Sie im Leitfaden für einbettbare Signaturen.

Die Hierarchie der Einstellungen

Alle Branding- und Konfigurationseinstellungen in Firma.dev follow a cascading hierarchy:

1. Workspace-Einstellung (höchste Priorität)

2. Unternehmenseinstellung

3. Standardeinstellung von Firma.dev (niedrigste Priorität)

Dies ermöglicht es Ihnen, unternehmensweite Standardwerte festzulegen und diese pro Workspace zu überschreiben. Auf Workspace-Ebene bedeutet das Setzen eines Wertes auf null „vom Unternehmen erben“. Dies gilt für Logos, Farben, E-Mail-Domains, E-Mail-Vorlagen, Absenderadressen und Anzeigeeinstellungen.

Für mandantenfähige Produkte ist diese Hierarchie äußerst leistungsfähig. Legen Sie das Branding Ihrer Plattform auf Unternehmensebene fest und lassen Sie bei Bedarf jeden Kunden-Workspace seine eigene Identität definieren.

Checkliste für die Implementierung

Bevor Sie beginnen:

Definieren Sie Ihren White-Label-Umfang. Welche Berührungspunkte sind am wichtigsten? Logos und Farben? E-Mails? Die Signatur-Oberfläche? Die Erstellung von Vorlagen? Erstellen Sie eine Map der User Journey und identifizieren Sie, an welchen Stellen ein Drittanbieter-Branding das Erlebnis stören würde.

Entscheiden Sie sich für Single-Brand vs. Multi-Brand. Wenn Sie kundenindividuelles Branding benötigen, planen Sie Ihre Workspace-Struktur frühzeitig. Erstellen Sie einen Workspace, wenn Sie einen neuen Kunden anlegen, und beschränken Sie alle seine Aktivitäten auf diesen Workspace.

Richten Sie zuerst das visuelle Branding ein. Laden Sie Ihr Logo hoch und konfigurieren Sie Ihr Farbthema auf Unternehmensebene. Das dauert nur wenige Minuten und verbessert sofort das Signaturerlebnis für alle Benutzer.

Fügen Sie Ihre E-Mail-Domain hinzu. Registrieren Sie Ihre Domain, fügen Sie die DNS-Einträge hinzu und verifizieren Sie diese. Dies ist für die meisten Produkte die Änderung mit der größten Wirkung, da dies das Erste ist, was die Empfänger bemerken.

Passen Sie E-Mail-Vorlagen an. Rufen Sie die Standardvorlagen ab, passen Sie Text und HTML an Ihre Markenstimme an und legen Sie sie auf Unternehmens- oder Workspace-Ebene fest.

Planen Sie Ihre Strategie für eingebettete Elemente. Wenn Sie einbetten, entscheiden Sie, welche Komponenten Sie benötigen. Nur das Signieren? Auch die Bearbeitung von Vorlagen? Die einbettbare Signaturoberfläche ist der häufigste Ausgangspunkt. Vorlagen- und Signaturanfrage-Editoren bieten einen Mehrwert für Produkte, bei denen die Dokumentenvorbereitung zum Kern-Workflow gehört.

Testen Sie den vollständigen Ablauf. Senden Sie eine Signaturanfrage über alle Berührungspunkte hinweg. Überprüfen Sie den E-Mail-Absender, den E-Mail-Inhalt, die Signaturoberfläche und die Abschlussbenachrichtigung. Stellen Sie sicher, dass sich jeder Schritt wie Ihr eigenes Produkt anfühlt.

Die vollständige technische API-Referenz mit Codebeispielen für jede hier behandelte Funktion finden Sie im Firma.dev White-Labeling-Leitfaden.

Was das kostet

Enterprise-Plattformen für E-Signaturen verlangen oft hohe Gebühren für White-Labeling. Manchmal ist es ein separates Add-on. Manchmal ist es nur in einer höheren Preisstufe verfügbar.

Firma.dev enthält alle White-Labeling-Funktionen auf jeder Preisstufe. Benutzerdefinierte E-Mail-Domains, eingebettete Editoren, eingebettetes Signieren, Kunden-Workspaces. Alles inklusive.

Nutzungsbasierte Abrechnung mit €0,029 pro Umschlag. Keine Verträge. Keine Mindestbeträge. Keine zusätzlichen Gebühren für das Branding Ihres Signaturerlebnisses.

Erste Schritte

Firma.dev bietet alle White-Labeling-Funktionen auf jeder Preisstufe an. Keine Premium-Pläne, keine künstlichen Feature-Schranken. Zahlen Sie 0,029 € pro Umschlag (~3¢ USD) und erhalten Sie Zugriff auf Logos, Farben, benutzerdefinierte Domains, E-Mail-Vorlagen, eingebettete Oberflächen und Kunden-Workspaces.

Starten Sie jetzt kostenlos mit Firma.dev, keine Kreditkarte erforderlich.