El marco de la firma electrónica en Alemania se apoya en dos pilares: el Reglamento eIDAS a escala de la UE (N.º 910/2014) y el Código Civil alemán (Bürgerliches Gesetzbuch, BGB), implantado en el ámbito nacional a través de la Ley de Servicios de Confianza (Vertrauensdienstegesetz, VDG), en vigor desde julio de 2017.

El reglamento eIDAS establece tres niveles de firma electrónica reconocidos en toda la UE. Las firmas electrónicas simples (SES) son el nivel básico: cualquier dato en formato electrónico asociado lógicamente con otros datos y utilizado por el firmante para firmar. Las firmas electrónicas avanzadas (AES) añaden requisitos más estrictos, como la vinculación única con el firmante, su creación utilizando datos bajo su control exclusivo y la detección de alteraciones que revele cualquier cambio posterior en los datos firmados. Las firmas electrónicas cualificadas (QES) requieren un certificado cualificado de un proveedor de servicios de confianza supervisado por la Bundesnetzagentur (Agencia Federal de Redes), el organismo nacional de supervisión de QTSP de Alemania.

Según el derecho civil alemán, el artículo 126 del BGB define la forma escrita tradicional (Schriftform) como aquella que requiere una firma manuscrita o, según el artículo 126a del BGB, una firma electrónica cualificada como su equivalente electrónico. Ningún nivel inferior de firma satisface la Schriftform. Cuando la legislación alemana no exige específicamente la Schriftform, las partes son generalmente libres de contratar en la forma que elijan, un principio conocido como Formfreiheit, y ahí es donde se aplican la SES y la AES sin problemas.

El cambio reciente más significativo es la Cuarta Ley de Alivio de la Burocracia (Viertes Bürokratieentlastungsgesetz, BEG IV), en vigor desde el 1 de enero de 2025. La BEG IV sustituyó el requisito de Schriftform por el requisito de Textform, más flexible (§126b BGB), para los contratos de arrendamiento comercial y partes sustanciales de la documentación laboral, incluidos los contratos de arrendamiento de servicios de empleados. La Textform solo requiere una declaración legible y atribuible en un soporte duradero, técnicamente sin firma alguna, aunque una SES o AES clara refuerza considerablemente el valor probatorio. Esto convirtió una gran categoría de documentos comerciales que antes solo admitían QES en documentos que los flujos de trabajo de SES/AES de Firma.dev pueden gestionar por completo.

Una lista breve y bien definida de excepciones sigue requiriendo QES o firma manuscrita. Las notificaciones de rescisión de contratos de trabajo y los acuerdos de rescisión (§623 BGB) excluyen explícitamente la forma electrónica por completo; ni siquiera una QES satisface este requisito, y solo funciona una firma manuscrita tradicional. Los contratos de préstamo al consumo (§492 BGB) requieren Schriftform, que solo puede satisfacerse mediante QES. Las declaraciones de fianza por parte de no comerciantes (§766 BGB) y los reconocimientos de deuda abstractos (§§780-781 BGB) también requieren Schriftform. Las transmisiones inmobiliarias y la mayoría de las resoluciones corporativas requieren la intervención de un notario en virtud de la Beurkundungsgesetz (Ley del Notariado), donde el notario, y no las partes firmantes, aplica la firma cualificada correspondiente. Alemania ha estado implantando la notarización en línea a través de videoconferencia para la constitución de sociedades de responsabilidad limitada (GmbH) desde agosto de 2022, y se espera que la certificación electrónica presencial más amplia se convierta en práctica habitual en torno a 2026.

Para los casos de uso habituales de SaaS B2B, las licencias de software, los acuerdos de suscripción, los acuerdos de nivel de servicio (MSA), los acuerdos de confidencialidad (NDA), los contratos de proveedores y, desde la BEG IV, la mayoría de los arrendamientos comerciales y trámites laborales (excepto los despidos), las firmas SES y AES cubren la gran mayoría de lo que las empresas alemanas necesitan firmar.