Tanto si se trata de un contable independiente como de una gran firma de contabilidad de varios socios, las cartas de encargo y el papeleo de incorporación de nuevos clientes no se mueven a un ritmo constante a lo largo del año.
El volumen se concentra sobre todo en la temporada de declaraciones, y perseguir firmas por correo electrónico a través de decenas de clientes a la vez se convierte en una hoja de cálculo sobre quién ha firmado, quién no y quién necesita un tercer recordatorio antes de poder abrir un expediente.
Cincuenta cartas de encargo en unas pocas semanas es lo que convierte un trámite sencillo en un cuello de botella.
Qué es posible
Cartas de encargo como contratos civiles
Las cartas de encargo, los formularios de incorporación y los acuerdos generales de representación son contratos civiles, y son los documentos en torno a los cuales se creó la ley de firma electrónica.
La fundación legal Firma.dev da soporte
Firma.dev está diseñado para cumplir con la Ley ESIGN, UETA y eIDAS (SES y AES), el marco legal que hace que una carta de encargo firmada electrónicamente sea vinculante bajo los mismos términos que una en papel, independientemente de dónde se encuentren la firma y sus clientes.
Las normas específicas de la presentación de solicitudes son independientes
Las normas de firma específicas para la presentación son un asunto aparte y varían según el país y el formulario. Consulte la normativa vigente de la autoridad fiscal correspondiente antes de asumir que una presentación específica se puede gestionar de forma electrónica.
Para empresas de EE. UU.: dónde encajan los formularios del IRS
Algunos formularios del IRS aceptan firmas electrónicas bajo condiciones específicas, y la lista ha cambiado más de una vez en los últimos años. Esa determinación debe provenir de las directrices actuales del IRS para el formulario exacto en cuestión.
Firma.dev cubre las cartas de encargo y la documentación de incorporación relacionadas con la relación con un cliente. Confirme las normas de presentación del IRS para formularios específicos por separado.
Un flujo de trabajo típico de incorporación
La carta de encargo y el formulario de incorporación se envían juntos
Se envía la carta de encargo de un nuevo cliente con los campos de firma ya colocados, junto con un formulario de incorporación que recopila los detalles necesarios para abrir el expediente.
El cliente firma desde un teléfono
La firma tarda un par de minutos desde un teléfono.
La firma recibe una notificación al instante
La firma recibe una notificación en el momento en que se completa, con un registro de auditoría con marca de tiempo adjunto, por lo que nadie tiene que abrir una hoja de cálculo aparte para comprobar quién está aún pendiente.
Precios que se adaptan al volumen estacional
Los planes de firma electrónica por usuario, incluidos la mayoría de los programas de firma electrónica comercializados para CPA y contables, cobran la misma tarifa plana mensual independientemente de cuántos documentos se procesen a través de ellos.
Firma.dev cobra 0,049 € por sobre (aproximadamente 5 centavos de dólar), sin mínimo mensual y sin tarifa por usuario, por lo que una firma que envía tres documentos un mes y treinta al siguiente paga exactamente por lo que envía. Desglose completo en la página de precios.
