Cómo enviar un PDF para firma sin crear una plantilla

La mayoría de las API de firmas electrónicas te obligan a crear una plantilla antes de poder enviar cualquier cosa para firma. Subes tu PDF, defines tus campos, lo guardas como una plantilla y luego creas una solicitud de firma a partir de esa plantilla.

Ese flujo de trabajo tiene sentido cuando estás enviando el mismo documento una y otra vez. Contratos de empleo, NDA, acuerdos con proveedores. Cualquier cosa que vayas a usar más de unas pocas veces merece una plantilla.

Pero a veces solo necesitas enviar un documento único. Una propuesta personalizada. Un acuerdo legal que es diferente cada vez. Una aprobación interna rápida que nunca repetirás. Crear una plantilla para un documento que solo vas a usar una vez añade fricción y llena tu espacio de trabajo.

Firma.dev ahora admite solicitudes de firma únicas. Puedes subir un PDF directamente, definir tus destinatarios y campos en línea y enviarlo para firma sin crear nunca una plantilla. En esta publicación se explica cómo funciona.

Cuándo tienen sentido las plantillas (y cuándo no)

Las plantillas son la elección correcta cuando estás enviando la misma estructura de documento repetidamente. Si tienes una carta de oferta que se envía a cada nuevo empleado, o un NDA que firma cada proveedor, o una factura mensual que siempre tiene los mismos campos en los mismos lugares, las plantillas te ahorran tiempo. Las configuras una vez y las reutilizas para siempre.

Pero las plantillas se convierten en una sobrecarga cuando el documento es único. Una propuesta personalizada con precios que cambian para cada prospecto. Un acuerdo de liquidación que se negocia y se revisa antes de firmar. Un formulario de aprobación interna que es diferente según la situación.

Para estos casos, crear una plantilla solo para usarla una vez es trabajo innecesario. Terminas con un espacio de trabajo lleno de plantillas de un solo uso que nunca volverás a tocar.

El flujo de trabajo de solicitudes de firma únicas

El flujo de trabajo único omite por completo el paso de la plantilla. Así es como se ve:

1. Toma tu PDF y codifícalo en base64

2. Define tus destinatarios en línea (nombre, correo electrónico, si son firmantes o están en CC, orden de firma si es aplicable)

3. Define tus campos en línea (cajas de firma, campos de texto, fechas, casillas de verificación, lo que necesites) con sus posiciones en la página

4. Llama al punto de creación o al punto de creación y envío atómico

5. Hecho. No se requiere plantilla.

La solicitud de firma funciona exactamente como una basada en plantillas. Tus destinatarios son notificados, ellos firman, obtienes el documento completo y la pista de auditoría. La única diferencia es que no tuviste que crear una plantilla primero.

Ejemplo: enviar una propuesta personalizada

Supongamos que eres una empresa SaaS que envía una propuesta de precios personalizada a un prospecto. La propuesta es un PDF de una página con el nombre de su empresa, el precio que has negociado y una línea de firma.

Así es como se ve la llamada a la API usando el punto de creación y envío atómico:

{
  "name": "Proposal - Acme Corp",
  "document": "JVBERi0xLjQK...",
  "recipients": [
    {
      "id": "temp_signer_1",
      "first_name": "Jane",
      "last_name": "Smith",
      "email": "jane@acmecorp.com",
      "designation": "Signer",
      "order": 1
    }
  ],
  "fields": [
    {
      "recipient_id": "temp_signer_1",
      "type": "signature",
      "page": 1,
      "x": 100,
      "y": 650,
      "width": 200,
      "height": 50
    },
    {
      "recipient_id": "temp_signer_1",
      "type": "date",
      "page": 1,
      "x": 320,
      "y": 650,
      "width": 100,
      "height": 30
    }
  ],
  "settings": {
    "send_signing_email": true
  }
}

{
  "name": "Proposal - Acme Corp",
  "document": "JVBERi0xLjQK...",
  "recipients": [
    {
      "id": "temp_signer_1",
      "first_name": "Jane",
      "last_name": "Smith",
      "email": "jane@acmecorp.com",
      "designation": "Signer",
      "order": 1
    }
  ],
  "fields": [
    {
      "recipient_id": "temp_signer_1",
      "type": "signature",
      "page": 1,
      "x": 100,
      "y": 650,
      "width": 200,
      "height": 50
    },
    {
      "recipient_id": "temp_signer_1",
      "type": "date",
      "page": 1,
      "x": 320,
      "y": 650,
      "width": 100,
      "height": 30
    }
  ],
  "settings": {
    "send_signing_email": true
  }
}

{
  "name": "Proposal - Acme Corp",
  "document": "JVBERi0xLjQK...",
  "recipients": [
    {
      "id": "temp_signer_1",
      "first_name": "Jane",
      "last_name": "Smith",
      "email": "jane@acmecorp.com",
      "designation": "Signer",
      "order": 1
    }
  ],
  "fields": [
    {
      "recipient_id": "temp_signer_1",
      "type": "signature",
      "page": 1,
      "x": 100,
      "y": 650,
      "width": 200,
      "height": 50
    },
    {
      "recipient_id": "temp_signer_1",
      "type": "date",
      "page": 1,
      "x": 320,
      "y": 650,
      "width": 100,
      "height": 30
    }
  ],
  "settings": {
    "send_signing_email": true
  }
}

El campo document contiene tu PDF codificado en base64. El array recipients define quién necesita firmar. El array fields coloca una caja de firma y un campo de fecha en la página 1 en las coordenadas que especificas.

Una llamada a la API, y Jane recibe un correo electrónico pidiéndole que firme. No se requiere creación de plantilla.

Nota el patrón temp_signer_1 en el ID del destinatario. Cuando estás creando destinatarios y campos en la misma solicitud, usas IDs temporales para vincularlos. La API los resuelve a UUIDs reales después de la creación.

Definir campos sin el editor de plantillas

Cuando usas plantillas, puedes colocar campos visualmente usando el editor de plantillas incrustado. Con solicitudes únicas, estás definiendo las posiciones de los campos en la llamada a la API, lo que significa que necesitas conocer las coordenadas.

Cada campo necesita:

• page – qué página del PDF (indexado en 1)

• x y y – posición desde la esquina inferior izquierda de la página, en puntos

• width y height – dimensiones del campo, en puntos

Si no estás seguro de dónde colocar los campos, abre tu PDF en un visor que muestre coordenadas (la mayoría lo hace) o solo estima y ajusta. La experiencia de firma es lo suficientemente permisiva como para que no necesites una colocación perfecta.

Tipos de campos disponibles para solicitudes únicas:

• signature – captura de firma

• initials – captura de iniciales

• text – entrada de texto libre

• date – selector de fecha

• checkbox – casilla de verificación sí/no

También puedes marcar los campos de texto como read_only si deseas prellenar un valor que el firmante puede ver pero no editar. Esto es útil para cosas como montos de contratos, números de referencia o cualquier dato que ya se haya acordado.

Cuándo usar plantillas en su lugar

Las solicitudes únicas son excelentes para documentos ad-hoc, pero las plantillas siguen siendo la mejor opción cuando estás enviando la misma estructura de documento más de un par de veces.

Las plantillas te permiten usar el editor de plantillas incrustado para colocar campos visualmente en lugar de calcular coordenadas. También funcionan con el editor de solicitudes de firma incrustado, que permite a los usuarios no técnicos completar los detalles del destinatario y enviar documentos sin tocar la API.

La regla general: si vas a enviar un documento más de dos o tres veces, crea una plantilla. Si es algo único, omite la plantilla y usa una solicitud única.

Para concluir

Las solicitudes de firma únicas eliminan la fricción de los documentos ad-hoc. No tienes que crear plantillas que nunca reutilizarás, y no tienes que llenar tu espacio de trabajo con estructuras de documentos de un solo uso.

Las plantillas aún están allí cuando las necesitas. Ambos flujos de trabajo usan los mismos tipos de campos, las mismas opciones de destinatarios y las mismas pistas de seguimiento y auditoría. Estás simplemente eligiendo el camino que se adapta a la situación.

Si deseas probarlo, el punto de solicitud de creación de firma tiene documentación completa sobre el flujo de trabajo único. O utiliza el punto final atómico para crear y enviar en una sola llamada.

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