Cómo enviar un PDF para firma sin crear una plantilla

La mayoría de las APIs de firma electrónica te hacen crear una plantilla antes de poder enviar algo para su firma. Subes tu PDF, defines tus campos, lo guardas como plantilla y luego creas una solicitud de firma a partir de esa plantilla.

Ese flujo tiene sentido cuando envías el mismo documento una y otra vez. Contratos laborales, NDA, acuerdos con proveedores. Cualquier cosa que vayas a usar más de unas pocas veces merece una plantilla.

Pero a veces solo necesitas enviar un documento de un solo uso. Una propuesta personalizada. Un acuerdo legal que cambia cada vez. Una aprobación interna rápida que nunca vas a repetir. Crear una plantilla para un documento que solo vas a usar una vez añade fricción y llena de desorden tu espacio de trabajo.

Firma.dev ahora admite solicitudes de firma de un solo uso. Puedes subir un PDF directamente, definir tus destinatarios y campos en línea, y enviarlo para su firma sin crear nunca una plantilla. Esta publicación explica cómo funciona.

Cuándo tienen sentido las plantillas (y cuándo no)

Las plantillas son la opción adecuada cuando envías repetidamente la misma estructura de documento. Si tienes una carta de oferta que se envía a cada nueva contratación, o un NDA que firma cada proveedor, o una factura mensual que siempre tiene los mismos campos en los mismos sitios, las plantillas te ahorran tiempo. Las configuras una vez y las reutilizas para siempre.

Pero las plantillas se convierten en una carga cuando el documento es único. Una propuesta personalizada con precios que cambian para cada cliente potencial. Un acuerdo de liquidación que se negocia y revisa antes de firmarse. Un formulario interno de aprobación que es distinto según la situación.

Para estos casos, crear una plantilla solo para usarla una vez es trabajo mecánico. Acabas con un espacio de trabajo lleno de plantillas de un solo uso que nunca volverás a tocar.

Flujo de trabajo de la solicitud de firma de un solo uso

El flujo de un solo uso se salta por completo el paso de la plantilla. Esto es lo que parece:

1. Toma tu PDF y codifícalo en base64

2. Define tus destinatarios en línea (nombre, correo electrónico, si son firmantes o están en CC, orden de firma si procede)

3. Define tus campos en línea (cuadros de firma, campos de texto, fechas, casillas de verificación, lo que necesites) con sus posiciones en la página

4. Llama al endpoint de creación o al endpoint atómico de creación y envío

5. Listo. No se requiere plantilla.

La solicitud de firma funciona exactamente igual que una basada en plantilla. Tus destinatarios reciben una notificación, firman, y tú obtienes el documento completado y la trazabilidad de auditoría. La única diferencia es que no tuviste que crear una plantilla primero.

Ejemplo: enviar una propuesta personalizada

Supongamos que eres una empresa SaaS que envía una propuesta de precios personalizada a un cliente potencial. La propuesta es un PDF de una página con el nombre de su empresa, los precios que has negociado y una línea de firma.

Así es como se ve la llamada a la API usando el endpoint atómico de creación y envío:

{
  "name": "Proposal - Acme Corp",
  "document": "JVBERi0xLjQK...",
  "recipients": [
    {
      "id": "temp_signer_1",
      "first_name": "Jane",
      "last_name": "Smith",
      "email": "jane@acmecorp.com",
      "designation": "Signer",
      "order": 1
    }
  ],
  "fields": [
    {
      "recipient_id": "temp_signer_1",
      "type": "signature",
      "page": 1,
      "x": 100,
      "y": 650,
      "width": 200,
      "height": 50
    },
    {
      "recipient_id": "temp_signer_1",
      "type": "date",
      "page": 1,
      "x": 320,
      "y": 650,
      "width": 100,
      "height": 30
    }
  ],
  "settings": {
    "send_signing_email": true
  }
}

{
  "name": "Proposal - Acme Corp",
  "document": "JVBERi0xLjQK...",
  "recipients": [
    {
      "id": "temp_signer_1",
      "first_name": "Jane",
      "last_name": "Smith",
      "email": "jane@acmecorp.com",
      "designation": "Signer",
      "order": 1
    }
  ],
  "fields": [
    {
      "recipient_id": "temp_signer_1",
      "type": "signature",
      "page": 1,
      "x": 100,
      "y": 650,
      "width": 200,
      "height": 50
    },
    {
      "recipient_id": "temp_signer_1",
      "type": "date",
      "page": 1,
      "x": 320,
      "y": 650,
      "width": 100,
      "height": 30
    }
  ],
  "settings": {
    "send_signing_email": true
  }
}

{
  "name": "Proposal - Acme Corp",
  "document": "JVBERi0xLjQK...",
  "recipients": [
    {
      "id": "temp_signer_1",
      "first_name": "Jane",
      "last_name": "Smith",
      "email": "jane@acmecorp.com",
      "designation": "Signer",
      "order": 1
    }
  ],
  "fields": [
    {
      "recipient_id": "temp_signer_1",
      "type": "signature",
      "page": 1,
      "x": 100,
      "y": 650,
      "width": 200,
      "height": 50
    },
    {
      "recipient_id": "temp_signer_1",
      "type": "date",
      "page": 1,
      "x": 320,
      "y": 650,
      "width": 100,
      "height": 30
    }
  ],
  "settings": {
    "send_signing_email": true
  }
}

El campo document contiene tu PDF codificado en base64. El array recipients define quién necesita firmar. El array fields coloca un cuadro de firma y un campo de fecha en la página 1 en las coordenadas que especifiques.

Una llamada a la API, y Jane recibe un correo electrónico pidiéndole que firme. No hace falta crear una plantilla.

Fíjate en el patrón temp_signer_1 en el ID del destinatario. Cuando creas destinatarios y campos en la misma solicitud, usas IDs temporales para enlazarlos. La API resuelve esto a UUID reales después de la creación.

Definir campos sin el editor de plantillas

Cuando usas plantillas, puedes colocar campos visualmente usando el editor de plantillas integrado. Con solicitudes de un solo uso, defines las posiciones de los campos en la propia llamada a la API, lo que significa que necesitas conocer las coordenadas.

Cada campo necesita:

• page – qué página del PDF (numeración desde 1)

• x e y – posición desde la esquina inferior izquierda de la página, en puntos

• width y height – dimensiones del campo, en puntos

Si no estás seguro de dónde colocar los campos, abre tu PDF en un visor que muestre coordenadas (la mayoría lo hacen), o simplemente estima y ajusta. La experiencia de firma es lo bastante tolerante como para que no necesites una colocación perfecta a nivel de píxel.

Tipos de campo disponibles para solicitudes de un solo uso:

• signature – captura de firma

• initials – captura de iniciales

• text – entrada de texto libre

• date – selector de fecha

• checkbox – casilla de verificación sí/no

También puedes marcar los campos de texto como read_only si quieres pre-rellenar un valor que el firmante pueda ver pero no editar. Esto es útil para cosas como importes de contratos, números de referencia o cualquier dato sobre el que ya se haya llegado a un acuerdo.

Cuándo usar plantillas en su lugar

Las solicitudes de un solo uso son ideales para documentos puntuales, pero las plantillas siguen siendo la mejor opción cuando envías la misma estructura de documento más de un par de veces.

Las plantillas te permiten usar el editor de plantillas integrado para colocar campos visualmente en lugar de calcular coordenadas. También funcionan con el editor integrado de solicitudes de firma, que permite a usuarios no técnicos completar los detalles de los destinatarios y enviar documentos sin tocar la API.

La regla general: si vas a enviar un documento más de dos o tres veces, crea una plantilla. Si es algo de una sola vez, omite la plantilla y usa una solicitud de un solo uso.

Resumen

Las solicitudes de firma de un solo uso eliminan la fricción de los documentos puntuales. No tienes que crear plantillas que nunca volverás a reutilizar, y no tienes que saturar tu espacio de trabajo con estructuras de documentos de un solo uso.

Las plantillas siguen estando ahí cuando las necesitas. Ambos flujos usan los mismos tipos de campo, las mismas opciones de destinatarios y el mismo seguimiento y trazabilidad de auditoría. Solo estás eligiendo la ruta que encaja con la situación.

Si quieres probarlo, el endpoint de creación de solicitudes de firma tiene documentación completa sobre el flujo de un solo uso. O usa el endpoint atómico para crear y enviar en una sola llamada.

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