La Guía Completa de Firmas Electrónicas de Marca Blanca para SaaS

Si está creando un producto SaaS con firmas electrónicas, tiene dos opciones. Puede integrar una herramienta de firma que recuerde a sus usuarios que están utilizando el software de otra persona. O puede aplicar marca blanca a toda la experiencia para que se sienta nativa de su producto.

La mayoría de los desarrolladores piensan que la marca blanca consiste únicamente en cambiar un logotipo. En la práctica, es más profundo que eso. Un flujo de firma electrónica de marca blanca completo implica logotipos personalizados, temas de color, dominios de correo electrónico, plantillas de correo electrónico personalizadas, control de notificaciones e interfaces incrustadas. Y para productos SaaS multiinquilino, necesita la capacidad de aplicar marca blanca no solo para su marca, sino también para cada una de las marcas de sus clientes.

Esta guía cubre todo lo que necesita para crear una experiencia de firma totalmente personalizada con Firma.dev.

Dos niveles de marca blanca

Esto es lo que la mayoría de las API de firma electrónica pasan por alto: las empresas de SaaS a menudo necesitan marca blanca a dos niveles.

Nivel 1: Su marca. Los correos electrónicos de firma provienen de su dominio. La interfaz de firma muestra su logotipo y colores. Todo está integrado en su aplicación. Sus clientes nunca ven al proveedor de API subyacente.

Nivel 2: Las marcas de sus clientes. Cada uno de sus clientes obtiene su propia experiencia de marca. Sus usuarios ven correos electrónicos desde su propio dominio, no el suyo. La interfaz de usuario de firma muestra su logotipo y paleta de colores. Los documentos y las plantillas están aislados. El uso se rastrea por separado.

Una plataforma de gestión de propiedades, por ejemplo, podría querer el Nivel 2. Cada empresa de gestión de propiedades en la plataforma envía contratos de arrendamiento desde su propio dominio (leases@acmeproperties.com) y sus inquilinos ven los logotipos y la marca de esa empresa a lo largo de todo el flujo de firma.

Un SaaS de RR. HH. podría necesitar solo el Nivel 1. La experiencia de firma lleva la marca de la plataforma de RR. HH. y todos los empleados de sus clientes interactúan con esa única marca.

Firma.dev admite ambos. La clave está en los Espacios de trabajo de clientes.

Espacios de trabajo de clientes: separación segura por diseño

Los espacios de trabajo de clientes le permiten crear entornos aislados para cada uno de sus clientes. Cada espacio de trabajo tiene su propio:

• Plantillas

• Solicitudes de firma y documentos

• Seguimiento de uso de sobres

• Logotipo y tema de color

• Configuración de dominio de correo electrónico

• Plantillas de correo electrónico

• Clave API (opcional, para acceso con alcance de espacio de trabajo)

No hay exposición entre espacios de trabajo. El cliente A no puede ver los documentos del cliente B. Las plantillas creadas en un espacio de trabajo no aparecen en otro. Los informes de uso se limitan a cada espacio de trabajo.

Esto no es solo una cuestión de organización. Se trata de seguridad y cumplimiento normativo. Si presta servicios a clientes empresariales o trabaja en sectores regulados (salud, finanzas, legal), el aislamiento de datos no es opcional. Los espacios de trabajo le brindan esa separación sin tener que compilar el aislamiento de inquilinos usted mismo.

Para las plataformas SaaS que administran documentos y flujos de trabajo específicos del cliente, los espacios de trabajo son la base. Crea un espacio de trabajo para cada cuenta de cliente y todo fluye a partir de ahí.

Los seis pilares de la marca blanca

1. Identidad visual de la marca

La capa más visible de la marca blanca. Firma.dev le permite controlar el aspecto y la sensación de la experiencia de firma tanto a nivel de empresa como de espacio de trabajo.

Logotipos personalizados. Cargue el logotipo de su empresa (PNG o JPEG, de hasta 2 MB) para que aparezca en los correos electrónicos de firma y en la interfaz de firma. Para productos multiinquilino, cada espacio de trabajo puede tener su propio logotipo que anule el predeterminado de la empresa. Cuando se elimina el logotipo de un espacio de trabajo, este vuelve a mostrar de forma automática el logotipo de la empresa.

Temas de color. Personalice toda la paleta de colores de la experiencia de firma utilizando valores hexadecimales. Puede controlar seis ajustes: color de énfasis principal, primer plano principal (texto en botones), fondo de página, color del texto, fondo de tarjeta/panel y color del borde. Al igual que los logotipos, los colores se pueden establecer a nivel de empresa y anularse por espacio de trabajo.

Ocultar la marca de Firma.dev. Habilite show_custom_branding_only a nivel de empresa para eliminar por completo toda la marca de Firma.dev de la experiencia de firma. En combinación con un logotipo y un tema de color personalizados, sus usuarios nunca verán ningún indicio de que hay una API de terceros involucrada.

Ajustes de visualización. Ajuste con precisión detalles adicionales, como si se deben mostrar los marcos de dibujo de firmas y las marcas de agua de documentos parciales. Estos ajustes están disponibles en ambos niveles, y los ajustes del espacio de trabajo heredan de los de la empresa cuando se establecen en null.

Todos estos siguen una jerarquía en cascada: el ajuste del espacio de trabajo tiene prioridad, luego el de la empresa y, finalmente, los valores predeterminados de Firma.dev. Esto significa que puede establecer una marca para toda la empresa y anularla de forma selectiva para espacios de trabajo específicos. Consulte la Guía de marca blanca para ver la referencia completa de la API.

2. Dominios de correo electrónico personalizados

De forma predeterminada, los correos electrónicos de solicitud de firma se envían desde el dominio de Firma.dev. Con los dominios de correo electrónico personalizados, provienen del suyo.

Puede configurar esto a dos niveles:

A nivel de empresa: todos los espacios de trabajo heredan su dominio. Los correos electrónicos se envían como documents@yourcompany.com.

A nivel de espacio de trabajo: cada espacio de trabajo puede tener su propio dominio. Los correos electrónicos del cliente A provienen de sign@customera.com. Los del cliente B provienen de contracts@customerb.com.

La configuración implica añadir registros DNS (SPF, DKIM, DMARC) para verificar la propiedad y garantizar la entregabilidad. El proceso se gestiona a través de la API: añada el dominio, verifique la propiedad con un registro TXT, finalice para recibir sus registros DNS de envío y luego verifíquelos. Una vez verificado, el dominio se activa de inmediato.

Para obtener una guía paso a paso, consulte Cómo aplicar marca blanca a sus correos electrónicos de firma electrónica y enlaces de firma.

3. Dirección de remitente de correo electrónico personalizada

Más allá del dominio, también puede controlar la parte local de la dirección del remitente. De forma predeterminada, los correos electrónicos de un dominio personalizado utilizan support@yourdomain.com. Establezca el email_local_part para cambiar esto a algo como noreply, signing o documents.

La dirección completa del remitente se compone de tres componentes: el nombre del remitente (la persona que inició la solicitud de firma), la parte local y el dominio. Cada componente se resuelve a través de una cadena de contingencia, donde los ajustes del espacio de trabajo tienen prioridad sobre los de la empresa, los cuales a su vez tienen prioridad sobre los valores predeterminados de Firma.dev.

Por ejemplo, si establece email_local_part en noreply y su dominio verificado es sign.acmecorp.com, los correos electrónicos se enviarán como Jane Smith <noreply@sign.acmecorp.com>.

4. Plantillas de correo electrónico personalizadas

Firma.dev envía 11 tipos de correos electrónicos automatizados a lo largo del ciclo de vida de la firma: invitaciones de firma, notificaciones al siguiente firmante, notificaciones de reenvío, recordatorios, avisos de caducidad, avisos de cancelación, avisos de rechazo (tanto a firmantes como a administradores), confirmaciones de finalización y alertas de cambio de identidad del firmante.

Puede personalizar la línea de asunto y el cuerpo HTML de cada tipo de correo electrónico, con marcadores de posición dinámicos para los detalles del firmante, la información del documento y la marca del equipo. Marcadores de posición como {{signer_name}}, {{signing_link}}, {{company_logo}} y {{team_name}} le permiten crear plantillas que se sienten completamente nativas de su producto.

Las plantillas siguen la misma jerarquía en cascada que todo lo demás. Establezca plantillas para toda la empresa para mantener la coherencia y luego anule las específicas de cada espacio de trabajo cuando sea necesario. También puede recuperar las plantillas predeterminadas integradas de Firma.dev como punto de partida, disponibles en 9 idiomas, incluidos inglés, español, francés, alemán y portugués.

Para obtener más detalles, consulte Plantillas de correo electrónico personalizadas para su API de firma electrónica.

5. Control de notificaciones

Los dominios y plantillas personalizados cambian la marca de los correos electrónicos. El control total de notificaciones le permite reemplazarlos por completo.

Los correos electrónicos automatizados de Firma.dev se pueden desactivar por solicitud de firma con cuatro ajustes booleanos: send_signing_email, send_finish_email, send_expiration_email y send_cancellation_email. Desactive cualquiera de ellos o todos.

Cuando se desactivan los correos electrónicos, usted recupera las URL de firma de la API y envía las notificaciones a través de su propio sistema. Esto le permite:

• Adaptarse a su infraestructura de correo electrónico existente (SendGrid, Postmark, Customer.io)

• Controlar el tiempo para recordatorios y seguimientos

• Activar notificaciones basadas en su propia lógica empresarial

• Integrar las notificaciones de firma en los flujos de comunicación con el cliente existentes

Algunos equipos utilizan dominios y plantillas personalizados mientras Firma.dev se encarga de la entrega. Otros desactivan todo y se encargan de toda la capa de comunicación. Ambas opciones funcionan.

6. Experiencias incrustadas

La experiencia de firma no debería sentirse como una redirección a otro producto. Las interfaces incrustadas le permiten crear todo el flujo de trabajo dentro de su aplicación.

Firma.dev ofrece tres componentes integrables:

Interfaz de firma. Incruste el flujo de firma para que los destinatarios firmen documentos sin salir de su aplicación. En combinación con la marca personalizada y show_custom_branding_only, los usuarios ven su logotipo, sus colores y su navegación durante todo el proceso.

Editor de plantillas. Permita que sus usuarios (o los usuarios de sus clientes) creen y editen plantillas directamente en su aplicación. Cargue documentos, coloque campos de firma, defina roles de firmante, todo dentro de su interfaz de usuario.

Editor de solicitudes de firma. Configure solicitudes de firma, añada destinatarios, establezca el orden de firma y obtenga una vista previa de los documentos sin salir de su producto.

Los tres utilizan autenticación JWT. Su backend genera un token de corta duración y el frontend carga el componente en un iframe con ese token. No se exponen claves API al cliente.

Para los productos donde la preparación de documentos es un flujo de trabajo central, vale la pena el esfuerzo de implementación de los editores incrustados. Su aplicación se siente cohesiva y los usuarios nunca tienen que cambiar de interfaz. Consulte la Guía de firma incrustada para obtener detalles completos de implementación.

La jerarquía de ajustes

Todos los ajustes de marca y configuración en Firma.dev siguen una jerarquía en cascada:

1. Ajuste del espacio de trabajo (prioridad más alta)

2. Ajuste de la empresa

3. Valor predeterminado de Firma.dev (prioridad más baja)

Esto le permite establecer valores predeterminados para toda la empresa y anularlos por espacio de trabajo. A nivel de espacio de trabajo, establecer cualquier valor en null significa "heredar de la empresa". Esto se aplica a logotipos, colores, dominios de correo electrónico, plantillas de correo electrónico, direcciones de remitente y ajustes de visualización.

Para productos multiinquilino, esta jerarquía es muy potente. Establezca la marca de su plataforma a nivel de empresa y luego permita que cada espacio de trabajo de cliente defina su propia identidad donde sea necesario.

Elegir el enfoque correcto

No todos los productos necesitan una marca blanca completa. A continuación se explica cómo decidirlo:

Si está creando un SaaS multiinquilino donde cada cliente necesita su propia marca, añada Espacios de trabajo de clientes a cualquiera de estos enfoques. El modelo de espacio de trabajo se escala perfectamente tanto si atiende a 10 clientes como a 10 000.

Lista de verificación para la implementación

Antes de empezar:

Defina el alcance de su marca blanca. ¿Qué puntos de contacto importan más? ¿Logotipos y colores? ¿Correos electrónicos? ¿La interfaz de usuario de firma? ¿La creación de plantillas? Trace el trayecto del usuario e identifique dónde la marca de un tercero rompería la experiencia.

Decida entre marca única frente a marcas múltiples. Si necesita una marca por cliente, planifique la estructura de su espacio de trabajo desde el principio. Cree un espacio de trabajo cuando incorpore a cada cliente y limite toda su actividad a ese espacio de trabajo.

Configure primero la identidad visual de la marca. Cargue su logotipo y configure su tema de color a nivel de empresa. Esto lleva minutos y mejora de inmediato la experiencia de firma para todos los usuarios.

Añada su dominio de correo electrónico. Registre su dominio, añada los registros DNS y verifíquelos. Este es el cambio de mayor impacto para la mayoría de los productos, ya que es lo primero que notan los destinatarios.

Personalice las plantillas de correo electrónico. Recupere las plantillas predeterminadas, adapte el contenido y el HTML para que coincidan con la voz de su marca, y establézcalas a nivel de empresa o de espacio de trabajo.

Planifique su estrategia de integraciones. Si va a realizar integraciones, decida qué componentes necesita. ¿Solo firmar? ¿También editar plantillas? La interfaz de firma incrustable es el punto de partida más común. Los editores de plantillas y de solicitudes de firma aportan más valor en los productos en los que la preparación de documentos forma parte del flujo de trabajo principal.

Pruebe todo el flujo de trabajo. Envíe una solicitud de firma a través de cada punto de contacto. Compruebe el remitente del correo electrónico, el contenido del correo electrónico, la interfaz de firma y la notificación de finalización. Asegúrese de que cada paso se sienta como parte de su producto.

Para obtener la referencia técnica completa de la API con ejemplos de código para cada función cubierta aquí, consulte la Firma.dev Guía de marca blanca.

Lo que cuesta esto

Las plataformas de firma electrónica empresariales a menudo cobran tarifas premium por la marca blanca. A veces es un complemento independiente. A veces está bloqueado detrás de un plan de precios más alto.

Firma.dev incluye todas las funciones de marca blanca en todos los niveles de precios. Dominios de correo electrónico personalizados, editores incrustados, firma incrustada, Espacios de trabajo de clientes. Todo incluido.

Pago por uso a €0,029 por sobre. Sin contratos. Sin mínimos. Sin tarifas adicionales por aplicar su marca a la experiencia de firma.

Primeros pasos

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