Etiqueta Blanca Cada Correo Electrónico: Cómo Funcionan las Plantillas de Correo Electrónico Personalizadas de Firma.dev

Cuando incorporas firmas electrónicas en tu producto, tus clientes no deberían saber qué plataforma lo impulsa. La experiencia de firma debería sentirse como tuya, incluyendo cada correo electrónico automatizado que se envía durante el proceso. Firma.dev ahora te permite personalizar cada correo electrónico de notificación que la plataforma envía en tu nombre, con control total sobre los asuntos, cuerpos en HTML y sobreescrituras por espacio de trabajo.

Tus Clientes Ven Tu Marca, No la Nuestra

Cada flujo de trabajo de firma desencadena una serie de correos electrónicos automatizados: la invitación inicial, la notificación al siguiente firmante en un flujo secuencial, avisos de expiración, mensajes de cancelación y notificaciones de rechazo. Antes de las plantillas de correo personalizadas, todos se enviaban con la copia y formato predeterminados de Firma.dev.

Ahora controlas los cinco:

Tanto la línea de asunto (texto plano, máx. 500 caracteres) como el cuerpo (HTML, máx. 50,000 caracteres) son totalmente personalizables para cada tipo. Puedes ajustar exactamente el tono, el diseño, los colores y el texto de tu marca.

Marcadores Dinámicos

Las plantillas admiten una sintaxis de {{placeholder}} para inyectar valores en tiempo real durante el envío. La lista completa de marcadores disponibles se puede descubrir a través de GET /email-templates/placeholders e incluye los que más usarás:

• {{signing_link}} — el enlace único del firmante para acceder al documento

• {{signer_name}} — el nombre del destinatario

• {{document_name}} — el nombre de la solicitud de firma

Un ejemplo práctico de un cuerpo de signing_invite:

<p>Hi {{signer_name}},</p>
<p>
  {{sender_name}} has sent you a document to review and sign.
  Please use the link below to access it.
</p>
<p>
  <a href="{{signing_link}}" style="background:#1a1a1a;color:#fff;padding:12px 24px;border-radius:4px;text-decoration:none;">
    Review and Sign
  </a>
</p>
<p>This link expires in {{expiration_hours}} hours.</p>
<p>— The {{company_name}} Team</p>

<p>Hi {{signer_name}},</p>
<p>
  {{sender_name}} has sent you a document to review and sign.
  Please use the link below to access it.
</p>
<p>
  <a href="{{signing_link}}" style="background:#1a1a1a;color:#fff;padding:12px 24px;border-radius:4px;text-decoration:none;">
    Review and Sign
  </a>
</p>
<p>This link expires in {{expiration_hours}} hours.</p>
<p>— The {{company_name}} Team</p>

<p>Hi {{signer_name}},</p>
<p>
  {{sender_name}} has sent you a document to review and sign.
  Please use the link below to access it.
</p>
<p>
  <a href="{{signing_link}}" style="background:#1a1a1a;color:#fff;padding:12px 24px;border-radius:4px;text-decoration:none;">
    Review and Sign
  </a>
</p>
<p>This link expires in {{expiration_hours}} hours.</p>
<p>— The {{company_name}} Team</p>

Una nota para el desarrollador: si tu cuerpo de plantilla no incluye {{signing_link}}, la API devuelve una advertencia al guardar. La guardia sigue siendo exitosa, pero la advertencia está ahí para detectar el error antes de que un firmante reciba un correo electrónico sin forma de acceder a su documento.

Plantillas a Nivel de Compañía y de Espacio de Trabajo

El sistema de plantillas utiliza una jerarquía de tres niveles: la plantilla de espacio de trabajo tiene precedencia, luego la plantilla de la compañía, y luego el predeterminado incorporado de Firma.dev. Esto te ofrece dos patrones de integración naturales.

Estableciendo un Predeterminado para Toda la Compañía

Configura tu plantilla de marca una vez a nivel de empresa y se aplicará a cada espacio de trabajo que no tenga su propia sobreescritura. El patrón de punto final del cambio de registro de la API:

PUT /company/email-templates/{email_type}
{
  "subject": "Please sign: {{document_name}}",
  "body": "<p>Hi {{signer_name}},</p><p>Please review and sign using this link: {{signing_link}}</p>"
}

PUT /company/email-templates/{email_type}
{
  "subject": "Please sign: {{document_name}}",
  "body": "<p>Hi {{signer_name}},</p><p>Please review and sign using this link: {{signing_link}}</p>"
}

PUT /company/email-templates/{email_type}
{
  "subject": "Please sign: {{document_name}}",
  "body": "<p>Hi {{signer_name}},</p><p>Please review and sign using this link: {{signing_link}}</p>"
}

Sobrescribiendo por Espacio de Trabajo

Para socios que utilizan el modelo de espacio de trabajo de cliente de Firma.dev, cada espacio de trabajo puede tener sus propias plantillas de correo electrónico. Este ejemplo de curl es del guía de personalización:

curl -X PUT https://api.firma.dev/functions/v1/signing-request-api/workspace/{workspace_id}/email-templates/signing_invite \
  -H "Authorization: YOUR_API_KEY" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -d '{
    "subject": "Action required: Please sign {{document_name}}",
    "body": "<p>Hi {{signer_name}},</p><p>{{sender_name}} has requested your signature on {{document_name}}.</p><p><a href=\"{{signing_link}}\">Sign now</a></p><p>— The {{workspace_name}} Team</p>"
  }'

curl -X PUT https://api.firma.dev/functions/v1/signing-request-api/workspace/{workspace_id}/email-templates/signing_invite \
  -H "Authorization: YOUR_API_KEY" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -d '{
    "subject": "Action required: Please sign {{document_name}}",
    "body": "<p>Hi {{signer_name}},</p><p>{{sender_name}} has requested your signature on {{document_name}}.</p><p><a href=\"{{signing_link}}\">Sign now</a></p><p>— The {{workspace_name}} Team</p>"
  }'

curl -X PUT https://api.firma.dev/functions/v1/signing-request-api/workspace/{workspace_id}/email-templates/signing_invite \
  -H "Authorization: YOUR_API_KEY" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -d '{
    "subject": "Action required: Please sign {{document_name}}",
    "body": "<p>Hi {{signer_name}},</p><p>{{sender_name}} has requested your signature on {{document_name}}.</p><p><a href=\"{{signing_link}}\">Sign now</a></p><p>— The {{workspace_name}} Team</p>"
  }'

Un espacio de trabajo que atiende a clientes en Alemania podría usar plantillas en alemán con la marca específica de ese cliente, mientras que otro espacio de trabajo utiliza los predeterminados de toda la compañía.

Eliminar una plantilla de espacio de trabajo hace que ese espacio de trabajo vuelva al predeterminado a nivel de empresa. Eliminar la plantilla de la empresa hace que vuelva al predeterminado incorporado de Firma.dev. La cadena de respaldo siempre tiene algo sobre lo que aterrizar.

Referencia Completa de la API

El punto final GET /email-templates/defaults/{language} es particularmente útil como punto de partida: extrae la plantilla incorporada para tu idioma objetivo, personalízala y guárdala. No hay necesidad de escribir el texto de correo desde cero.

Comenzar

Las plantillas de correo personalizadas están disponibles desde la API v1.8.0 en adelante sin cambios disruptivos. Si ya estás integrado, puedes comenzar a personalizar correos hoy mismo sin tocar ninguna lógica de solicitud de firma existente.

Comienza con Firma.dev de forma gratuita, no se requiere tarjeta de crédito. Todas las solicitudes de firma son 0.029 por sobre, sin mínimos mensuales.