Comment personnaliser vos e-mails de signature électronique et vos liens de signature

Si vous intégrez des signatures électroniques dans votre produit, vous ne voulez probablement pas que vos utilisateurs reçoivent des e-mails d'un fournisseur dont ils n'ont jamais entendu parler. Lorsqu'un client reçoit une demande de signature, elle doit venir de vous.

Firma.dev vous propose deux options ici. Vous pouvez envoyer des e-mails depuis votre propre domaine pour que tout ressemble à ce que cela provient de votre entreprise. Ou vous pouvez désactiver complètement les e-mails de Firma.dev et gérer vous-même les notifications via des webhooks ou votre propre système de messagerie.

Cet article couvre les deux approches.

Ce que Nous Entendons par Marque Blanche

La marque blanche signifie que vos utilisateurs interagissent avec votre marque, et non la nôtre. Lorsqu'ils reçoivent un e-mail leur demandant de signer un document, il provient de votre domaine de messagerie. Lorsqu'ils signent, ils ne voient pas d'écran leur demandant d'accepter les conditions de Firma.dev.

Du point de vue de votre utilisateur, la fonctionnalité de signature électronique fait simplement partie de votre produit. Ils ne savent pas ou ne se préoccupent pas que Firma.dev l'alimente en arrière-plan.

Cela est particulièrement important pour les plateformes SaaS, les logiciels RH, les produits technologiques juridiques et toute application où les signatures électroniques sont une fonctionnalité plutôt que le produit principal. Vous voulez que l'expérience semble native, et pas ajoutée secondairement.

Option 1 : Envoyer des E-mails de Votre Propre Domaine

Par défaut, Firma.dev envoie les e-mails de demande de signature depuis notre domaine. Si vous préférez qu'ils proviennent de votre entreprise, vous pouvez ajouter votre propre domaine dans le tableau de bord.

Accédez aux paramètres de domaine de votre espace de travail, ajoutez votre domaine, et vérifiez-le. Une fois cela fait, tous les e-mails relatifs à la signature (demandes, finalisations, rappels, annulations) proviendront de notifications@votre-domaine.com au lieu de Firma.dev.

C'est un paramètre au niveau de l'espace de travail, donc si vous dirigez un produit multi-utilisateurs, chaque espace de travail peut avoir son propre domaine de messagerie personnalisé. Le client A reçoit des e-mails de notifications@clienta.com, le client B reçoit des e-mails de notifications@clientb.com. Complètement isolés.

Le contenu des e-mails reste le même, mais l'expéditeur est votre domaine. Vos utilisateurs voient une adresse familière, ce qui renforce la confiance et maintient l'expérience cohérente avec votre marque.

Option 2 : Désactiver Complètement les E-mails de Firma.dev

Si vous souhaitez un contrôle total sur votre flux d'e-mails, vous pouvez désactiver les e-mails transactionnels de Firma.dev et tout gérer vous-même.

Quatre paramètres contrôlent les e-mails que nous envoyons :

• send_signing_email – le premier e-mail de "veuillez signer ce document"

• send_finish_email – la confirmation de la finalisation lorsque tous les signataires ont terminé

• send_expiration_email – le rappel lorsqu'une demande est sur le point d'expirer

• send_cancellation_email – la notification lorsqu'une demande est annulée

Les quatre paramètres ont pour valeur par défaut true. Réglez l'un d'entre eux sur false, et nous n'enverrons pas cet e-mail. Réglez les quatre sur false, et nous restons complètement hors de votre flux de messagerie.

Vous pouvez configurer ces paramètres à plusieurs endroits :

• Via l'API lors de la création d'une demande de signature

• Dans l'écran de création de modèle dans le tableau de bord

• Dans l'écran de création de demande de signature dans le tableau de bord

Le schéma typique pour les équipes qui veulent un contrôle total est de désactiver tous les e-mails de Firma.dev et d'utiliser des webhooks pour déclencher les leurs. Lorsqu'une demande de signature est envoyée, vous recevez un événement webhook. Lorsque quelqu'un signe, vous recevez un événement. Lorsque le document est complet, vous recevez un événement. Vous les utilisez pour envoyer vos propres e-mails depuis votre propre système.

Cela vous donne un contrôle total sur le texte, le design, l'adresse de l'expéditeur, et le timing. Vos e-mails, votre marque, vos règles.

Désactiver l'Écran d'Acceptation des Conditions de Firma.dev

Par défaut, les signataires doivent accepter les conditions générales de Firma.dev avant de pouvoir signer un document. Il s'agit d'un écran intermédiaire bref qui apparaît lorsqu'ils ouvrent le lien de signature.

Si vous souhaitez supprimer cet écran, il existe un paramètre au niveau de l'espace de travail appelé "Exiger l'Acceptation des Conditions". Désactivez-le, et les signataires accèdent directement au document sans voir nos conditions.

À noter : si vous désactivez notre écran de conditions, vous prenez la responsabilité d'informer les signataires des implications légales de leur signature électronique. Nous vous recommandons d'avoir vos propres conditions générales qui couvrent le consentement de signature électronique. Cela vous maintient en conformité avec des cadres comme ESIGN, UETA et eIDAS sans vous appuyer sur les nôtres.

Paramètres au Niveau de l'Espace de Travail pour les Produits Multi-Tenants

Si vous développez un produit SaaS où chacun de vos clients a besoin de sa propre expérience de marque, les espaces de travail vous offrent cette isolation.

Chaque espace de travail peut avoir :

• Son propre domaine de messagerie personnalisé

• Son propre paramètre d'acceptation des conditions

• Ses propres modèles et demandes de signature

• Sa propre clé API

Donc le client A peut avoir des e-mails provenant de son domaine avec l'écran de conditions désactivé, tandis que le client B utilise un domaine différent avec les paramètres par défaut. Chaque espace de travail est complètement séparé.

Consultez la page des fonctionnalités des espaces de travail clients pour en savoir plus sur l'architecture multi-tenant.

Résumé

Voici un aperçu de vos options :

Vous voulez des e-mails de marque ? Ajoutez votre domaine dans les paramètres de l'espace de travail. Les e-mails proviennent de notifications@votre-domaine.com.

Vous voulez envoyer vos propres e-mails ? Désactivez les quatre paramètres d'e-mail et utilisez des webhooks pour déclencher vos propres notifications.

Vous voulez supprimer l'écran des conditions de Firma.dev ? Désactivez "Exiger l'Acceptation des Conditions" dans les paramètres de l'espace de travail et utilisez vos propres conditions.

Vous pouvez mélanger et assortir. Certaines équipes utilisent des domaines personnalisés mais conservent les modèles d'e-mails de Firma.dev. D'autres désactivent tout et gèrent tout le flux elles-mêmes. C'est flexible.

À Venir

Nous construisons activement plus de capacités de marque blanche. Personnalisation de la marque dans l'UI de signature, certificats de complétion de marque, et plus. Cet article couvre ce qui est disponible aujourd'hui. Lorsque la suite complète sera disponible, nous publierons un guide complet dans la documentation.

Conclusion

Personnaliser vos e-mails de signature électronique maintient l'expérience cohérente avec votre produit. Que vous souhaitiez des e-mails de votre domaine ou un contrôle complet sur le flux de notifications, Firma.dev vous fournit les outils pour le réaliser.

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