Le guide complet des signatures électroniques en marque blanche pour SaaS

Si vous créez un produit SaaS avec des signatures électroniques, deux options s'offrent à vous. Vous pouvez ajouter un outil de signature distinct qui rappelle à vos utilisateurs qu'ils utilisent le logiciel d'une autre entreprise. Ou vous pouvez proposer l'ensemble de l'expérience en marque blanche afin qu'elle s'intègre parfaitement à votre produit.

La plupart des développeurs pensent que la marque blanche se limite à changer un logo. En pratique, cela va bien plus loin. Un parcours de signature électronique entièrement en marque blanche personnalisé comprend des logos, des thèmes de couleurs, des domaines de messagerie, des modèles d'e-mails personnalisés, le contrôle des notifications et des interfaces intégrées. Et pour les produits SaaS multi-locataires, vous devez avoir la possibilité de personnaliser l'expérience non seulement pour votre propre marque, mais aussi pour celle de chacun de vos clients.

Pour un aperçu complet de ce que couvre une API de signature électronique en marque blanche, commencez ici.

Ce guide couvre tout ce dont vous avez besoin pour créer une expérience de signature entièrement personnalisée avec Firma.dev.

Deux niveaux de marque blanche

Voici ce que la plupart des API de signature électronique oublient : les entreprises SaaS ont souvent besoin d'une personnalisation en marque blanche à deux niveaux.

• Niveau 1 : Votre marque. Les e-mails de signature proviennent de votre domaine. L'interface de signature affiche votre logo et vos couleurs. Tout est intégré dans votre application. Vos clients ne voient jamais le fournisseur d'API sous-jacent.

• Niveau 2 : La marque de vos clients. Chacun de vos clients bénéficie de sa propre expérience personnalisée. Leurs utilisateurs reçoivent des e-mails provenant de leur propre domaine, et non du vôtre. L'interface utilisateur de signature affiche leur logo et leur palette de couleurs. Les documents et les modèles sont isolés. L'utilisation est suivie séparément.

Une plateforme de gestion immobilière, par exemple, pourrait avoir besoin du niveau 2. Chaque société de gestion immobilière sur la plateforme envoie des contrats de location depuis son propre domaine (leases@acmeproperties.com), et ses locataires voient le logo et la marque de cette société tout au long du parcours de signature.

Un SaaS RH pourrait n'avoir besoin que du niveau 1. L'expérience de signature est aux couleurs de la plateforme RH, et tous les employés de leurs clients interagissent avec cette unique marque.

Firma.dev prend en charge les deux. La clé réside dans les Espaces de travail client.

Espaces de travail client : une séparation sécurisée par conception

Les espaces de travail client vous permettent de créer des environnements isolés pour chacun de vos clients. Chaque espace de travail possède ses propres :

• Modèles

• Demandes de signature et documents

• Suivi de l'utilisation des enveloppes

• Logo et thème de couleur

• Configuration du domaine de messagerie

• Modèles d'e-mails

• Clé API (facultatif, pour un accès limité à l'espace de travail)

Il n'y a aucune visibilité croisée entre les espaces de travail. Le client A ne peut pas voir les documents du client B. Les modèles créés dans un espace de travail n'apparaissent pas dans un autre. Les rapports d'utilisation sont limités à chaque espace de travail.

Ce n'est pas seulement une question d'organisation. C'est une question de sécurité et de conformité. Si vous serving des clients du secteur des grandes entreprises ou si vous opérez dans des secteurs réglementés (santé, finance, juridique), l'isolation des données n'est pas facultative. Les espaces de travail vous offrent cette séparation sans avoir à concevoir vous-même l'isolation multi-locataire.

Pour les plateformes SaaS qui gèrent des documents et des flux de travail spécifiques aux clients, les espaces de travail constituent la base. Vous créez un espace de travail pour chaque compte client, et tout en découle.

Les six piliers de la marque blanche

1. Personnalisation visuelle

La couche la plus visible de la marque blanche. Firma.dev vous permet de contrôler l'aspect et la convivialité de l'expérience de signature, tant au niveau de l'entreprise que de l'espace de travail.

Logos personnalisés. Téléchargez le logo de votre entreprise (PNG ou JPEG, jusqu'à 2 Mo) pour qu'il apparaisse dans les e-mails de signature et l'interface de signature. Pour les produits multi-locataires, chaque espace de travail peut avoir son propre logo qui remplace celui par défaut de l'entreprise. Lorsqu'un logo d'espace de travail est supprimé, il est automatiquement remplacé par le logo de l'entreprise.

Thèmes de couleurs. Personnalisez l'ensemble de la palette de couleurs de l'expérience de signature à l'aide de valeurs hexadécimales. Vous contrôlez six paramètres : couleur d'accentuation principale, premier plan principal (texte sur les boutons), arrière-plan de la page, couleur du texte, arrière-plan de la carte/du panneau et couleur de la bordure. Tout comme les logos, les couleurs peuvent être définies au niveau de l'entreprise et personnalisées par espace de travail.

Masquer la marque Firma.dev. Activez show_custom_branding_only au niveau de l'entreprise pour supprimer complètement toute mention de la marque Firma.dev de l'expérience de signature. Grâce à l'association d'un logo personnalisé et d'un thème de couleurs, vos utilisateurs ne sauront jamais qu'une API tierce est impliquée.

Paramètres d'affichage. Ajustez des détails supplémentaires, tels que l'affichage des cadres de dessin de signature et des filigranes de documents partiels. Ces paramètres sont disponibles aux deux niveaux, et les paramètres de l'espace de travail héritent de ceux de l'entreprise lorsqu'ils sont définis sur null.

Tous ces éléments suivent une hiérarchie en cascade : le paramètre de l'espace de travail est prioritaire, puis le paramètre de l'entreprise, puis les valeurs par défaut de Firma.dev. Cela signifie que vous pouvez définir une identité visuelle pour l'ensemble de l'entreprise et la personnaliser de manière sélective pour des espaces de travail spécifiques. Consultez le Guide de la marque blanche pour obtenir la référence API complète.

2. Domaines de messagerie personnalisés

Par défaut, les e-mails de demande de signature sont envoyés depuis le domaine de Firma.dev. Avec les domaines de messagerie personnalisés, ils proviennent du vôtre.

Vous pouvez configurer cela à deux niveaux :

Au niveau de l'entreprise : tous les espaces de travail héritent de votre domaine. Les e-mails sont envoyés sous la forme documents@votreentreprise.com.

Au niveau de l'espace de travail : chaque espace de travail peut avoir son propre domaine. Les e-mails du client A proviennent de sign@clienta.com. Ceux du client B proviennent de contrats@clientb.com.

La configuration implique l'ajout d'enregistrements DNS (SPF, DKIM, DMARC) pour vérifier la propriété et garantir la délivrabilité. Le processus est géré par API : ajoutez le domaine, vérifiez la propriété avec un enregistrement TXT, finalisez pour recevoir vos enregistrements DNS d'envoi, puis vérifiez-les. Une fois vérifié, le domaine est immédiatement actif.

Pour un guide étape par étape, consultez Comment personnaliser vos e-mails de signature électronique et vos liens de signature.

3. Adresse d'expédition d'e-mail personnalisée

Au-delà du domaine, vous pouvez également contrôler la partie locale de l'adresse de l'expéditeur. Par défaut, les e-mails d'un domaine personnalisé utilisent support@votredomaine.com. Définissez le paramètre email_local_part pour remplacer cela par exemple par noreply, signing ou documents.

L'adresse complète de l'expéditeur est construite à partir de trois composants : le nom de l'expéditeur (la personne qui a initié la demande de signature), la partie locale et le domaine. Chaque composant est résolu via une chaîne de repli, les paramètres de l'espace de travail étant prioritaires sur les paramètres de l'entreprise, eux-mêmes prioritaires sur les valeurs par défaut de Firma.dev.

Par exemple, si vous définissez email_local_part sur noreply et que votre domaine vérifié est sign.acmecorp.com, les e-mails seront envoyés sous la forme Jane Smith <noreply@sign.acmecorp.com>.

4. Modèles d'e-mails personnalisés

Firma.dev envoie 11 types d'e-mails automatisés tout au long du cycle de vie de la signature : invitations à signer, notifications de signataire suivant, notifications de renvoi, rappels, avis d'expiration, avis d'annulation, avis de refus (aux signataires et aux administrateurs), confirmations de finalisation et alertes de changement d'identité du signataire.

Vous pouvez personnaliser l'objet et le corps HTML de chaque type d'e-mail, avec des variables dynamiques pour les détails du signataire, les informations sur le document et l'image de marque de l'équipe. Des variables telles que {{signer_name}}, {{signing_link}}, {{company_logo}} et {{team_name}} vous permettent de concevoir des modèles qui semblent totalement intégrés à votre produit.

Les modèles suivent la même hiérarchie en cascade que tout le reste. Définissez des modèles pour l'ensemble de l'entreprise par souci de cohérence, puis personnalisez-en certains par espace de travail en cas de besoin. Vous pouvez également récupérer les modèles par défaut intégrés de Firma.dev comme point de départ, disponibles en 9 langues, dont l'anglais, l'espagnol, le français, l'allemand et le portugais.

Pour plus de détails, consultez Modèles d'e-mails personnalisés pour votre API de signature électronique.

5. Contrôle des notifications

Les domaines et modèles personnalisés modifient l'image de marque des e-mails. Le contrôle complet des notifications vous permet de les remplacer entièrement.

Les e-mails automatisés de Firma.dev peuvent être désactivés par demande de signature à l'aide de quatre paramètres booléens : send_signing_email, send_finish_email, send_expiration_email et send_cancellation_email. Désactivez l'un d'eux ou tous.

Lorsque les e-mails sont désactivés, vous récupérez les URL de signature auprès de l'API et envoyez les notifications via votre propre système. Cela vous permet de :

• Correspondre à votre infrastructure de messagerie existante (SendGrid, Postmark, Customer.io)

• Contrôler le calendrier des rappels et des suivis

• Déclencher des notifications basées sur votre propre logique métier

• Intégrer les notifications de signature dans les flux de communication client existants

Certaines équipes utilisent des domaines et des modèles personnalisés tout en laissant Firma.dev gérer l'envoi. D'autres désactivent tout et gèrent l'intégralité de la couche de communication. Les deux approches fonctionnent.

6. Expériences intégrées

L'expérience de signature ne doit pas ressembler à une redirection vers un autre produit. Les interfaces intégrées vous permettent de construire l'intégralité du processus de travail directement dans votre application.

Firma.dev propose trois composants intégrables :

Interface de signature. Intégrez le parcours de signature afin que les destinataires signent des documents sans quitter votre application. Associée à une personnalisation de la marque et à l'option show_custom_branding_only, les utilisateurs voient votre logo, vos couleurs et votre navigation tout au long du processus.

Éditeur de modèles. Permettez à vos utilisateurs (ou aux utilisateurs de vos clients) de créer et de modifier des modèles directement dans votre application. Téléchargez des documents, placez des champs de signature, définissez des rôles de signataires, le tout au sein de votre interface utilisateur.

Éditeur de demandes de signature. Configurez les demandes de signature, ajoutez des destinataires, définissez l'ordre des signatures et visualisez les documents sans quitter votre produit.

Tous trois utilisent l'authentification JWT. Votre backend génère un jeton à durée de vie courte, et le frontend charge le composant dans une iframe avec ce jeton. Aucune clé API n'est exposée au client.

Les boutons de l'interface de signature intégrée sont également personnalisables. Les administrateurs d'espace de travail peuvent modifier les libellés des boutons d'affichage de signature par langue dans les neuf langues prises en charge, afin que le texte sur lequel clique un signataire corresponde au vocabulaire de votre produit plutôt qu'aux valeurs par défaut de Firma.dev. Contrairement à la plupart des paramètres de cette page, la personnalisation des libellés des boutons s'effectue uniquement au niveau de l'espace de travail, sans valeur par défaut héritée au niveau de l'entreprise. Pour un guide complet et la liste des clés de boutons prises en charge, consultez la section sur les libellés de boutons de signature personnalisables.

Pour les produits dans lesquels la préparation de documents est un processus de travail central, les éditeurs intégrés valent l'effort d'implémentation. Votre application offre une expérience cohérente et les utilisateurs n'ont jamais besoin de changer d'interface. Consultez le Guide de la signature intégrable pour obtenir tous les détails d'implémentation.

La hiérarchie des paramètres

Tous les paramètres d'image de marque et de configuration dans Firma.dev suivent une hiérarchie en cascade :

1. Paramètre de l'espace de travail (priorité absolue)

2. Paramètre de l'entreprise

3. Valeur par défaut de Firma.dev (priorité la plus basse)

Cela vous permet de définir des valeurs par défaut pour l'ensemble de l'entreprise et de les personnaliser pour chaque espace de travail. Au niveau de l'espace de travail, définir une valeur sur null signifie « hériter de l'entreprise ». Cela s'applique aux logos, aux couleurs, aux domaines de messagerie, aux modèles d'e-mails, aux adresses d'expédition et aux paramètres d'affichage.

Pour les produits multi-locataires, cette hiérarchie est extrêmement puissante. Définissez la marque de votre plateforme au niveau de l'entreprise, puis laissez chaque espace de travail client définir sa propre identité là où c'est nécessaire.

Liste de contrôle pour l'implémentation

Avant de commencer :

Définissez la portée de votre marque blanche. Quels sont les points de contact les plus importants ? Les logos et les couleurs ? Les e-mails ? L'interface utilisateur de signature ? La création de modèles ? Cartographiez le parcours utilisateur et identifiez les endroits où une marque tierce perturberait l'expérience.

Choisissez entre marque unique et multi-marques. Si vous avez besoin d'une marque par client, planifiez la structure de votre espace de travail dès le départ. Créez un espace de travail lors de l'intégration de chaque client et limitez toute leur activité à cet espace de travail.

Configurez d'abord la personnalisation visuelle. Téléchargez votre logo et configurez votre thème de couleurs au niveau de l'entreprise. Cela ne prend que quelques minutes et améliore immédiatement l'expérience de signature pour tous les utilisateurs.

Ajoutez votre domaine de messagerie. Enregistrez votre domaine, ajoutez les enregistrements DNS et procédez à la vérification. Il s'agit de la modification unique la plus importante pour la plupart des produits, car c'est la première chose que les destinataires remarquent.

Personnalisez les modèles d'e-mails. Récupérez les modèles par défaut, adaptez le texte et le HTML pour qu'ils correspondent à la voix de votre marque, et définissez-les au niveau de l'entreprise ou de l'espace de travail.

Planifiez votre stratégie d'intégration. Si vous optez pour l'intégration, déterminez les composants dont vous avez besoin. La signature uniquement ? L'édition de modèles également ? L'interface de signature intégrable est le point de départ le plus courant. Les éditeurs de modèles et de demandes de signature apportent plus de valeur pour les produits où la préparation de documents fait partie du processus de travail principal.

Testez l'intégralité du flux. Envoyez une demande de signature à travers chaque point de contact. Vérifiez l'expéditeur de l'e-mail, le contenu de l'e-mail, l'interface de signature et la notification de finalisation. Assurez-vous que chaque étape est aux couleurs de votre produit.

Pour la référence API technique complète avec des exemples de code pour chaque fonctionnalité abordée ici, consultez le Firma.dev Guide de la marque blanche.

Ce que cela coûte

Les plateformes de signature électronique pour grandes entreprises facturent souvent des frais élevés pour la marque blanche. Parfois, il s'agit d'une option payante distincte. Parfois, elle est réservée à un niveau de tarification supérieur.

Firma.dev inclut toutes les fonctionnalités de marque blanche à tous les niveaux de tarification. Domaines de messagerie personnalisés, éditeurs intégrés, signature intégrée, espaces de travail client. Tout est inclus.

Facturation à l'usage à 0,049 € par enveloppe. Sans engagement. Pas de minimum. Pas de frais supplémentaires pour personnaliser votre expérience de signature.

Démarrer

Firma.dev inclut toutes les fonctionnalités de marque blanche à tous les tarifs. Pas de forfait premium, pas de fonctionnalités restreintes. Payez 0,049 € par enveloppe (~5¢ USD) et accédez aux logos, aux couleurs, aux domaines personnalisés, aux modèles d'e-mails, aux interfaces intégrées et aux espaces de travail client.

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