Le guide complet des signatures électroniques en marque blanche pour SaaS

Si vous créez un produit SaaS avec des signatures électroniques, deux options s'offrent à vous. Vous pouvez greffer un outil de signature qui rappelle à vos utilisateurs qu'ils utilisent le logiciel de quelqu'un d'autre. Ou vous pouvez proposer l'intégralité de l'expérience en marque blanche afin qu'elle s'intègre parfaitement à votre produit.

La plupart des développeurs pensent que la marque blanche se limite à changer un logo. En pratique, c'est bien plus profond. Un flux de signature électronique entièrement en marque blanche comprend des logos personnalisés, des thèmes de couleurs, des domaines de messagerie, des modèles d'e-mails personnalisés, le contrôle des notifications et des interfaces intégrées. Et pour les produits SaaS multi-locataires, vous devez avoir la possibilité de personnaliser la marque non seulement pour la vôtre, mais également pour chacune des marques de vos clients.

Pour un aperçu complet de ce qu'englobe une API de signature électronique en marque blanche, commencez ici.

Ce guide couvre tout ce dont vous avez besoin pour créer une expérience de signature entièrement personnalisée avec Firma.dev.

Deux niveaux de marque blanche

Voici ce que la plupart des API de signature électronique oublient : les entreprises SaaS ont souvent besoin d'une marque blanche à deux niveaux.

• Niveau 1 : Votre marque. Les e-mails de signature proviennent de votre domaine. L'interface de signature affiche votre logo et vos couleurs. Tout est intégré à votre application. Vos clients ne voient jamais le fournisseur d'API sous-jacent.

• Niveau 2 : La marque de vos clients. Chacun de vos clients bénéficie de sa propre expérience personnalisée. Leurs utilisateurs reçoivent des e-mails provenant de leur propre domaine, pas du vôtre. L'interface utilisateur de signature affiche leur logo et leur palette de couleurs. Les documents et les modèles sont isolés. L'utilisation est suivie séparément.

Une plateforme de gestion immobilière, par exemple, pourrait avoir besoin du niveau 2. Chaque société de gestion immobilière sur la plateforme envoie des contrats de location depuis son propre domaine (leases@acmeproperties.com), et ses locataires voient le logo et la marque de cette société tout au long du processus de signature.

Un SaaS RH pourrait n'avoir besoin que du niveau 1. L'expérience de signature est aux couleurs de la plateforme RH, et tous les employés de leurs clients interagissent avec cette marque unique.

Firma.dev prend en charge les deux. La clé réside dans les Espaces de travail client.

Espaces de travail client : une séparation sécurisée par conception

Les espaces de travail client vous permettent de créer des environnements isolés pour chacun de vos clients. Chaque espace de travail possède ses propres :

• Modèles

• Demandes de signature et documents

• Suivi de l'utilisation des enveloppes

• Logo et thème de couleur

• Configuration du domaine de messagerie

• Modèles d'e-mails

• Clé API (facultatif, pour un accès limité à l'espace de travail)

Il n'y a aucune visibilité entre les espaces de travail. Le client A ne peut pas voir les documents du client B. Les modèles créés dans un espace de travail n'apparaissent pas dans un autre. Les rapports d'utilisation sont limités à chaque espace de travail.

Il ne s'agit pas seulement d'organisation. C'est une question de sécurité et de conformité. Si vous servez des clients grands comptes ou si vous opérez dans des secteurs réglementés (santé, finance, juridique), l'isolation des données n'est pas facultative. Les espaces de travail vous offrent cette séparation sans avoir à concevoir vous-même l'isolation des locataires (multi-tenancy).

Pour les plateformes SaaS qui gèrent des documents et des flux de travail spécifiques aux clients, les espaces de travail sont la base. Vous créez un espace de travail pour chaque compte client, et tout en découle.

Les six piliers de la marque blanche

1. L'identité visuelle

La couche la plus visible de la marque blanche. Firma.dev vous permet de contrôler l'apparence et la convivialité de l'expérience de signature au niveau de l'entreprise et de l'espace de travail.

Logos personnalisés. Importez le logo de votre entreprise (PNG ou JPEG, jusqu'à 2 Mo) pour qu'il apparaisse dans les e-mails de signature et l'interface de signature. Pour les produits multi-locataires, chaque espace de travail peut avoir son propre logo qui remplace celui par défaut de l'entreprise. Lorsqu'un logo d'espace de travail est supprimé, il est automatiquement remplacé par le logo de l'entreprise.

Thème de couleurs. Personnalisez l'ensemble de la palette de couleurs de l'expérience de signature à l'aide de valeurs hexadécimales. Vous contrôlez six paramètres : la couleur d'accentuation principale, le premier plan principal (texte sur les boutons), l'arrière-plan de la page, la couleur du texte, l'arrière-plan des cartes/panneaux et la couleur de la bordure. Tout comme les logos, les couleurs peuvent être définies au niveau de l'entreprise et personnalisées par espace de travail.

Masquer la marque Firma.dev. Activez show_custom_branding_only au niveau de l'entreprise pour supprimer complètement toute mention de la marque Firma.dev de l'expérience de signature. Grâce à l'association d'un logo personnalisé et d'un thème de couleurs, vos utilisateurs ne sauront jamais qu'une API tierce intervient.

Paramètres d'affichage. Ajustez des détails supplémentaires tels que l'affichage des cadres de tracé de signature et des filigranes de documents partiels. Ces paramètres sont disponibles aux deux niveaux, et les paramètres de l'espace de travail héritent de ceux de l'entreprise lorsqu'ils sont définis sur null.

Tous ces éléments suivent une hiérarchie en cascade : le paramètre de l'espace de travail est prioritaire, puis le paramètre de l'entreprise, puis les valeurs par défaut de Firma.dev. Cela signifie que vous pouvez définir une identité visuelle à l'échelle de l'entreprise et la remplacer de manière sélective pour des espaces de travail spécifiques. Consultez le Guide de la marque blanche pour obtenir la référence API complète.

2. Domaines de messagerie personnalisés

Par défaut, les e-mails de demande de signature sont envoyés depuis le domaine de Firma.dev. Avec les domaines de messagerie personnalisés, ils proviennent du vôtre.

Vous pouvez configurer cela à deux niveaux :

Au niveau de l'entreprise : Tous les espaces de travail héritent de votre domaine. Les e-mails sont envoyés sous la forme documents@votreentreprise.com.

Au niveau de l'espace de travail : Chaque espace de travail peut avoir son propre domaine. Les e-mails du client A proviennent de sign@clienta.com. Ceux du client B proviennent de contrats@clientb.com.

La configuration implique l'ajout d'enregistrements DNS (SPF, DKIM, DMARC) pour vérifier la propriété et garantir la délivrabilité. Le processus est piloté par l'API : ajoutez le domaine, vérifiez la propriété avec un enregistrement TXT, finalisez pour recevoir vos enregistrements DNS d'envoi, puis vérifiez-les. Une fois vérifié, le domaine est immédiatement actif.

Pour un guide étape par étape, consultez l'article Comment personnaliser la marque de vos e-mails de signature électronique et de vos liens de signature.

3. Adresse d'expédition des e-mails personnalisée

Au-delà du domaine, vous pouvez également contrôler la partie locale de l'adresse de l'expéditeur. Par défaut, les e-mails provenant d'un domaine personnalisé utilisent support@votredomaine.com. Définissez l'option email_local_part pour la remplacer par quelque chose comme noreply, signing ou documents.

L'adresse complète de l'expéditeur est constituée de trois éléments : le nom de l'expéditeur (la personne qui a initié la demande de signature), la partie locale et le domaine. Chaque composant est résolu par une chaîne d'héritage, où les paramètres de l'espace de travail sont prioritaires sur ceux de l'entreprise, eux-mêmes prioritaires sur les valeurs par défaut de Firma.dev.

Par exemple, si vous définissez email_local_part sur noreply et que votre domaine vérifié est sign.acmecorp.com, les e-mails seront envoyés sous la forme Jane Smith <noreply@sign.acmecorp.com>.

4. Modèles d'e-mails personnalisés

Firma.dev envoie 11 types d'e-mails automatisés tout au long du cycle de vie de la signature : invitations à signer, notifications pour le signataire suivant, notifications de renvoi, rappels, avis d'expiration, avis d'annulation, avis de refus (aux signataires et aux administrateurs), confirmations de finalisation et alertes de changement d'identité du signataire.

Vous pouvez personnaliser l'objet et le corps HTML de chaque type d'e-mail, avec des variables dynamiques pour les détails du signataire, les informations sur le document et l'identité visuelle de l'équipe. Les variables telles que {{signer_name}}, {{signing_link}}, {{company_logo}} et {{team_name}} vous permettent de concevoir des modèles parfaitement intégrés à votre produit.

Les modèles suivent la même hiérarchie en cascade que le reste. Définissez des modèles à l'échelle de l'entreprise pour plus de cohérence, puis remplacez-en certains par espace de travail si nécessaire. Vous pouvez également récupérer les modèles par défaut intégrés de Firma.dev comme point de départ, disponibles en 9 langues, dont l'anglais, l'espagnol, le français, l'allemand et le portugais.

Pour plus de détails, consultez Modèles d'e-mails personnalisés pour votre API de signature électronique.

5. Contrôle des notifications

Les domaines et modèles personnalisés modifient l'identité visuelle des e-mails. Le contrôle complet des notifications vous permet de les remplacer totalement.

Les e-mails automatisés de Firma.dev peuvent être désactivés par demande de signature à l'aide de quatre paramètres booléens : send_signing_email, send_finish_email, send_expiration_email et send_cancellation_email. Désactivez l'un d'entre eux ou la totalité.

Lorsque les e-mails sont désactivés, vous récupérez les URL de signature via l'API et envoyez les notifications par le biais de votre propre système. Cela vous permet de :

• Correspondre à votre infrastructure de messagerie existante (SendGrid, Postmark, Customer.io)

• Contrôler le timing des rappels et des suivis

• Déclencher des notifications basées sur votre propre logique métier

• Intégrer les notifications de signature dans les flux de communication client existants

Certaines équipes utilisent des domaines et des modèles personnalisés tout en laissant Firma.dev gérer la distribution. D'autres désactivent tout et gèrent l'intégralité de la couche de communication. Les deux approches fonctionnent.

6. Expériences intégrées

L'expérience de signature ne doit pas ressembler à une redirection vers un autre produit. Les interfaces intégrées vous permettent de construire l'intégralité du flux de travail au sein de votre application.

Firma.dev propose trois composants intégrables :

Interface de signature. Intégrez le flux de signature pour que les destinataires signent des documents sans quitter votre application. Associé à une identité visuelle personnalisée et à show_custom_branding_only, les utilisateurs verront votre logo, vos couleurs et votre navigation tout au long du processus.

Éditeur de modèles. Permettez à vos utilisateurs (ou aux utilisateurs de vos clients) de créer et de modifier des modèles directement dans votre application. Téléchargez des documents, placez des champs de signature, définissez des rôles de signataires, le tout au sein de votre interface utilisateur.

Éditeur de demandes de signature. Configurez des demandes de signature, ajoutez des destinataires, définissez l'ordre des signatures et prévisualisez des documents sans quitter votre produit.

Tous trois utilisent l'authentification JWT. Votre backend génère un jeton à durée de vie courte, et le frontend charge le composant dans une iframe avec ce jeton. Aucune clé API n'est exposée au client.

Les boutons situés dans l'interface de signature intégrée sont également personnalisables. Les administrateurs de l'espace de travail peuvent remplacer les libellés des boutons de l'affichage de signature par langue, pour l'ensemble des neuf langues prises en charge. Ainsi, le texte sur lequel le signataire clique correspond à la terminologie de votre produit plutôt qu'aux valeurs par défaut de Firma.dev. Contrairement à la plupart de ces paramètres, la personnalisation des libellés de boutons s'effectue uniquement au niveau de l'espace de travail, sans paramètre par défaut hérité de l'entreprise. Pour un guide complet et la liste des clés de boutons prises en charge, consultez la section Libellés des boutons de signature personnalisables.

Pour les produits où la préparation de documents est un flux de travail central, les éditeurs intégrés valent l'effort d'implémentation. Votre application offre une expérience cohérente et les utilisateurs n'ont jamais besoin de basculer vers une interface tierce. Consultez le Guide d'intégration de la signature pour obtenir tous les détails d'implémentation.

La hiérarchie des paramètres

Tous les paramètres de configuration et de marque blanche dans Firma.dev suivent une hiérarchie en cascade :

1. Paramètre de l'espace de travail (priorité maximale)

2. Paramètre de l'entreprise

3. Valeur par défaut de Firma.dev (priorité minimale)

Cela vous permet de définir des valeurs par défaut au niveau de l'entreprise et de les remplacer par espace de travail. Au niveau de l'espace de travail, définir une valeur sur null signifie « hériter de l'entreprise ». Cela s'applique aux logos, aux couleurs, aux domaines de messagerie, aux modèles d'e-mails, aux adresses d'expéditeur et aux paramètres d'affichage.

Pour les produits multi-locataires, cette hiérarchie est extrêmement puissante. Configurez l'identité visuelle de votre plateforme au niveau de l'entreprise, puis laissez chaque espace de travail client définir sa propre identité si nécessaire.

Liste de contrôle pour l'implémentation

Avant de commencer :

Définissez la portée de votre marque blanche. Quels sont les points de contact les plus importants ? Les logos et les couleurs ? Les e-mails ? L'UX de signature ? La création de modèles ? Cartographiez le parcours utilisateur et identifiez les endroits où une marque tierce perturberait l'expérience.

Décidez entre marque unique ou multi-marque. Si vous avez besoin d'une marque par client, planifiez la structure de votre espace de travail dès le départ. Créez un espace de travail lors de l'intégration de chaque client, et limitez toute leur activité à cet espace de travail.

Configurez d'abord l'identité visuelle. Importez votre logo et configurez votre thème de couleurs au niveau de l'entreprise. Cela ne prend que quelques minutes et améliore immédiatement l'expérience de signature pour tous les utilisateurs.

Ajoutez votre domaine de messagerie. Enregistrez votre domaine, ajoutez les enregistrements DNS et vérifiez-les. C'est le changement unique qui a le plus d'impact pour la plupart des produits, car c'est la première chose que les destinataires remarquent.

Personnalisez vos modèles d'e-mails. Récupérez les modèles par défaut, adaptez les textes et le HTML pour qu'ils correspondent à la voix de votre marque, puis définissez-les au niveau de l'entreprise ou de l'espace de travail.

Planifiez votre stratégie d'intégration. Si vous optez pour l'intégration, déterminez les composants dont vous avez besoin. Uniquement la signature ? L'édition de modèles également ? L'interface de signature intégrée est le point de départ le plus courant. Les éditeurs de modèles et de demandes de signature apportent plus de valeur pour les produits où la préparation de documents fait partie du flux de travail principal.

Testez le processus complet. Envoyez une demande de signature à travers chaque point de contact. Vérifiez l'expéditeur de l'e-mail, son contenu, l'interface de signature et la notification de finalisation. Assurez-vous que chaque étape semble provenir de votre propre produit.

Pour obtenir la référence d'API technique complète avec des exemples de code pour chaque fonctionnalité présentée ici, consultez le Guide de la marque blanche de Firma.dev.

Combien ça coûte

Les plateformes de signature électronique d'entreprise facturent souvent des frais élevés pour les options de marque blanche. Parfois, il s'agit d'un module payant distinct. Parfois, ces fonctionnalités sont réservées à une offre tarifaire supérieure.

Firma.dev inclut toutes les fonctionnalités de marque blanche dans tous ses modèles de tarification. Domaines de messagerie personnalisés, éditeurs intégrés, signature intégrée, espaces de travail client. Tout est inclus.

Facturation à l'utilisation à 0,029 € par enveloppe. Pas de contrat. Pas de minimum. Pas de frais supplémentaires pour personnaliser l'identité visuelle de votre expérience de signature.

Prise en main

Firma.dev inclut toutes les fonctionnalités de marque blanche à tous les niveaux de tarification. Pas de forfaits premium, pas de barrières fonctionnelles. Payez 0,029 € par enveloppe (~3¢ USD) et accédez aux logos, aux couleurs, aux domaines personnalisés, aux modèles d'e-mails, aux interfaces intégrées et aux espaces de travail client.

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