Comment personnaliser vos e-mails de signature électronique et vos liens de signature

Vous voulez avoir une vue d'ensemble ? Cet article se concentre sur l'image de marque des e-mails et le contrôle des notifications. Pour un aperçu complet de toutes les fonctionnalités de marque blanche, y compris les logos, les thèmes de couleurs, les interfaces intégrées et la hiérarchie des paramètres, consultez The Complete Guide to White-Label E-Signatures for SaaS.

Si vous intégrez des signatures électroniques dans votre produit, vous ne souhaitez probablement pas que vos utilisateurs reçoivent des e-mails d'un fournisseur dont ils n'ont jamais entendu parler. Lorsqu'un client reçoit une demande de signature, elle doit provenir de vous, vous ressembler et adopter votre ton.

Firma.dev vous offre plusieurs options à ce sujet. Vous pouvez envoyer des e-mails depuis votre propre domaine, personnaliser l'adresse de l'expéditeur, utiliser vos propres modèles d'e-mails, ou désactiver entièrement les e-mails de Firma.dev et gérer vous-même les notifications. Cet article couvre toutes ces approches.

Ce que nous entendons par marque blanche

La marque blanche signifie que vos utilisateurs interagissent avec votre marque, pas la nôtre. Lorsqu'ils reçoivent un e-mail leur demandant de signer un document, il provient de votre domaine de messagerie avec votre image de marque. Lorsqu'ils signent, ils voient votre logo et vos couleurs. Du point de vue de votre utilisateur, la fonctionnalité de signature électronique fait simplement partie de votre produit.

Cela est particulièrement important pour les plateformes SaaS, les logiciels de RH, les produits de technologie juridique et toute application où les signatures électroniques sont une fonctionnalité plutôt que le produit de base. Vous voulez que l'expérience semble native, et non ajoutée à la hâte.

Option 1 : Envoyer des e-mails depuis votre propre domaine

Par défaut, Firma.dev envoie les e-mails de demande de signature depuis notre domaine. Si vous préférez qu'ils proviennent de votre entreprise, vous pouvez configurer un domaine de messagerie personnalisé via l'API ou dans le tableau de bord.

Le processus de configuration est piloté par API et simple :

1. Ajoutez votre domaine à l'aide du point de terminaison des domaines

2. Ajoutez un enregistrement TXT à votre DNS pour la vérification de la propriété

3. Vérifiez la propriété via l'API

4. Finalisez pour recevoir vos enregistrements SPF, DKIM et DMARC

5. Ajoutez ces enregistrements DNS

6. Vérifiez le DNS via l'API

Une fois vérifiés, tous les e-mails liés à la signature (demandes, finalisations, rappels, annulations) proviendront de votre domaine au lieu de celui de Firma.dev.

Cela fonctionne à la fois au niveau de l'entreprise et de l'espace de travail. Si vous gérez un produit multi-locataire, chaque espace de travail peut avoir son propre domaine de messagerie personnalisé. Le client A reçoit des e-mails de documents@clienta.com, le client B reçoit des e-mails de contrats@clientb.com. Entièrement isolés.

Option 2 : Personnaliser l'adresse de l'expéditeur

Au-delà du domaine, vous pouvez contrôler exactement à quoi ressemble l'adresse de l'expéditeur. L'adresse e-mail est construite à partir de trois composants : le nom de l'expéditeur, la partie locale (la partie avant le @) et le domaine.

Définissez la email_local_part au niveau de l'entreprise ou de l'espace de travail pour la remplacer par défaut (support) par quelque chose comme noreply, signing ou documents. Combiné avec un domaine personnalisé, vos e-mails proviendront de quelque chose comme Jane Smith <noreply@sign.acmecorp.com> au lieu de Jane Smith <support@updates.firma.dev>.

Chaque composant se résout via une chaîne de secours. Le paramètre de l'espace de travail est prioritaire, puis le paramètre de l'entreprise, puis les valeurs par défaut de Firma.dev. Au niveau de l'espace de travail, définissez n'importe quelle valeur sur null pour hériter de l'entreprise.

Règles de validation pour la partie locale : 1 à 64 caractères, lettres minuscules, chiffres, points, traits de soulignement et traits d'union. Doit commencer et se terminer par une lettre ou un chiffre. Les valeurs réservées comme postmaster et abuse ne sont pas autorisées.

Option 3 : Modèles d'e-mails personnalisés

Si vous souhaitez que vos e-mails de signature correspondent à la voix et au design de votre marque, vous pouvez personnaliser les modèles que Firma.dev utilise pour chaque e-mail envoyé. Il existe 11 types d'e-mails personnalisables couvrant l'ensemble du cycle de vie de la signature :

• Invitations à signer

• Notifications pour le signataire suivant (pour la signature séquentielle)

• Notifications de renvoi

• Rappels automatiques

• Avis d'expiration

• Avis d'annulation

• Notifications de refus (aux autres signataires et à l'administrateur)

• Confirmations de finalisation

• Alertes de modification d'identité du signataire

Chaque modèle a un objet et un corps HTML personnalisables. Vous pouvez utiliser des espaces réservés dynamiques tels que {{signer_name}}, {{signing_link}}, {{company_logo}}, {{team_name}}, et bien plus encore pour personnaliser vos e-mails.

Pour commencer rapidement, vous pouvez récupérer les modèles par défaut intégrés de Firma.dev pour l'une des 9 langues prises en charge et les utiliser comme point de départ. Modifiez le HTML, intégrez les couleurs et les textes de votre marque, et définissez le modèle au niveau de l'entreprise ou de l'espace de travail.

Les modèles suivent la même hiérarchie en cascade que les autres paramètres. Les modèles de l'entreprise fournissent une base cohérente, et les modèles de l'espace de travail les remplacent si nécessaire. La suppression d'un modèle à n'importe quel niveau entraîne le retour au niveau suivant de la chaîne.

Pour obtenir la liste complète des espaces réservés et des détails d'implémentation, consultez le White Labeling Guide.

Option 4 : Désactiver entièrement les e-mails de Firma.dev

Si vous souhaitez un contrôle complet sur votre flux de messagerie, vous pouvez désactiver les e-mails transactionnels de Firma.dev et tout gérer vous-même.

Quatre paramètres contrôlent les e-mails que nous envoyons :

• send_signing_email – la notification initiale "veuillez signer ce document"

• send_finish_email – la confirmation de finalisation lorsque tous les signataires ont terminé

• send_expiration_email – le rappel lorsqu'une demande est sur le point d'expirer

• send_cancellation_email – la notification lorsqu'une demande est annulée

Ces quatre paramètres sont définis sur true par défaut. Définissez l'un d'entre eux sur false et nous n'enverrons pas cet e-mail. Définissez les quatre sur false et nous resterons complètement en dehors de votre flux de messagerie.

Vous pouvez configurer ces paramètres à quelques endroits :

• Via l'API lors de la création d'une demande de signature

• Dans l'écran de création de modèle dans le tableau de bord

• Dans l'écran de création de demande de signature dans le tableau de bord

Le modèle typique pour les équipes qui souhaitent un contrôle total consiste à désactiver tous les e-mails de Firma.dev et à utiliser des webhooks pour déclencher les leurs. Lorsqu'une demande de signature est envoyée, vous recevez un événement webhook. Lorsque quelqu'un signe, vous recevez un événement. Lorsque le document est finalisé, vous recevez un événement. Vous les utilisez pour envoyer vos propres e-mails depuis votre propre système.

Cela vous donne un contrôle total sur le texte, le design, l'adresse de l'expéditeur et le timing. Vos e-mails, votre marque, vos règles.

Désactiver l'écran d'acceptation des conditions de Firma.dev

Par défaut, les signataires doivent accepter les conditions générales de Firma.dev avant de pouvoir signer un document. Il s'agit d'un court écran d'intercalaire qui apparaît lorsqu'ils ouvrent le lien de signature.

Si vous souhaitez supprimer cet écran, il existe un paramètre d'espace de travail appelé "Require Terms Acceptance". Désactivez-le et les signataires accéderont directement au document sans voir nos conditions.

Une remarque à ce sujet : si vous désactivez notre écran de conditions, vous assumez la responsabilité d'informer les signataires des implications juridiques de leur signature électronique. Nous vous recommandons d'avoir vos propres conditions générales qui couvrent le consentement à la signature électronique. Cela vous permet de rester aligné avec des cadres tels que ESIGN, UETA et eIDAS sans dépendre des nôtres.

Paramètres au niveau de l'espace de travail pour les produits multi-locataires

Si vous créez un produit SaaS où chacun de vos clients a besoin de sa propre expérience de marque, les workspaces vous offrent cette isolation.

Chaque espace de travail peut avoir :

• Son propre domaine de messagerie personnalisé

• Sa propre adresse d'expéditeur (partie locale de l'e-mail)

• Ses propres modèles d'e-mails pour les 11 types d'e-mails

• Son propre logo et thème de couleur

• Son propre paramètre d'acceptation des conditions

• Ses propres modèles et demandes de signature

• Sa propre clé API

Ainsi, le client A peut recevoir des e-mails de son domaine avec son logo et des modèles personnalisés, tandis que le client B utilise un domaine différent avec une image de marque différente. Chaque espace de travail est complètement séparé.

Consultez la page des fonctionnalités des espaces de travail clients pour en savoir plus sur l'architecture multi-locataire.

Assembler le tout

Voici un aperçu rapide de vos options :

Vous voulez des e-mails aux couleurs de votre marque rapidement ? Ajoutez votre domaine et définissez email_local_part. Les e-mails proviendront de noreply@votredomaine.com en quelques heures (principalement le temps de propagation DNS).

Vous voulez aussi personnaliser le contenu des e-mails ? Personnalisez les modèles d'e-mails avec votre HTML, votre texte et vos espaces réservés. Utilisez les valeurs par défaut comme point de départ.

Vous voulez envoyer vos propres e-mails ? Désactivez les quatre paramètres d'e-mail et utilisez des webhooks pour déclencher vos propres notifications via votre infrastructure existante.

Vous voulez supprimer l'écran des conditions de Firma.dev ? Désactivez "Require Terms Acceptance" dans les paramètres de l'espace de travail et utilisez vos propres conditions.

Vous pouvez faire des mélanges. Certaines équipes utilisent des domaines et des modèles personnalisés tout en laissant Firma.dev gérer la distribution. D'autres désactivent tout et gèrent l'ensemble du flux elles-mêmes. C'est flexible.

Pour une vue d'ensemble complète de la marque blanche, y compris l'image de marque visuelle (logos, couleurs), les interfaces intégrées et la hiérarchie complète des paramètres, consultez The Complete Guide to White-Label E-Signatures for SaaS.

Conclusion

L'utilisation de la marque blanche pour vos e-mails de signature électronique permet de maintenir une expérience cohérente avec votre produit. Que vous souhaitiez des e-mails provenant de votre domaine, des modèles personnalisés à l'image de votre marque ou un contrôle complet sur le flux de notifications, Firma.dev vous donne les outils pour y parvenir. Et toutes ces fonctionnalités sont incluses dans chaque niveau de tarification, à partir de 0,049 € par enveloppe (~5¢ USD).

Commencez avec Firma.dev gratuitement, sans carte de crédit requise.