Comment personnaliser vos e-mails de signature électronique et vos liens de signature

Vous voulez une vue d'ensemble ? Cet article se concentre sur l'image de marque des e-mails et le contrôle des notifications. Pour un aperçu complet de toutes les fonctionnalités de marque blanche, y compris les logos, les thèmes de couleur, les interfaces intégrées et la hiérarchie des paramètres, consultez The Complete Guide to White-Label E-Signatures for SaaS.

Si vous intégrez des signatures électroniques dans votre produit, vous ne souhaitez probablement pas que vos utilisateurs reçoivent des e-mails d'un fournisseur dont ils n'ont jamais entendu parler. Lorsqu'un client reçoit une demande de signature, elle doit provenir de vous, vous ressembler et adopter votre ton.

Firma.dev vous offre plusieurs options à ce sujet. Vous pouvez envoyer des e-mails depuis votre propre domaine, personnaliser l'adresse de l'expéditeur, utiliser vos propres modèles d'e-mails, ou désactiver entièrement les e-mails de Firma.dev et gérer les notifications vous-même. Cet article couvre toutes ces approches.

Ce que nous entendons par marque blanche

La marque blanche signifie que vos utilisateurs interagissent avec votre marque, pas la nôtre. Lorsqu'ils reçoivent un e-mail leur demandant de signer un document, celui-ci provient de votre domaine de messagerie avec votre image de marque. Lorsqu'ils signent, ils voient votre logo et vos couleurs. Du point de vue de votre utilisateur, la fonctionnalité de signature électronique fait simplement partie de votre produit.

Cela importe le plus pour les plateformes SaaS, les logiciels RH, les produits technologiques juridiques et toute application où les signatures électroniques sont une fonctionnalité plutôt que le produit de base. Vous voulez que l'expérience ressemble à une fonctionnalité native, et non à un élément rapporté.

Option 1 : Envoyer des e-mails depuis votre propre domaine

Par défaut, Firma.dev envoie les e-mails de demande de signature depuis notre domaine. Si vous préférez qu'ils proviennent de votre entreprise, vous pouvez configurer un domaine de messagerie personnalisé via l'API ou sur le tableau de bord.

Le processus de configuration est axé sur l'API et reste simple :

1. Ajoutez votre domaine à l'aide de l'endpoint des domaines

2. Ajoutez un enregistrement TXT à votre DNS pour la vérification de la propriété

3. Vérifiez la propriété via l'API

4. Finalisez pour recevoir vos enregistrements SPF, DKIM et DMARC

5. Ajoutez ces enregistrements DNS

6. Vérifiez le DNS via l'API

Une fois vérifiés, tous les e-mails liés à la signature (demandes, finalisations, rappels, annulations) proviendront de votre domaine au lieu de celui de Firma.dev.

Cela fonctionne à la fois au niveau de l'entreprise et de l'espace de travail (workspace). Si vous gérez un produit multi-locataire (multi-tenant), chaque espace de travail peut avoir son propre domaine de messagerie personnalisé. Le client A reçoit des e-mails de documents@clienta.com, le client B reçoit des e-mails de contrats@clientb.com. Isolation complète.

Option 2 : Personnaliser l'adresse de l'expéditeur

Au-delà du domaine, vous pouvez contrôler exactement à quoi ressemble l'adresse de l'expéditeur. L'adresse e-mail est construite à partir de trois composants : le nom de l'expéditeur, la partie locale (la partie avant le @) et le domaine.

Définissez le paramètre email_local_part au niveau de l'entreprise ou de l'espace de travail pour le remplacer par défaut (support) par quelque chose comme noreply, signing ou documents. Combiné à un domaine personnalisé, vos e-mails proviendront de quelque chose comme Jane Smith <noreply@sign.acmecorp.com> au lieu de Jane Smith <support@updates.firma.dev>.

Chaque composant est résolu par une chaîne de repli. Le paramètre de l'espace de travail est prioritaire, puis le paramètre de l'entreprise, puis les valeurs par défaut de Firma.dev. Au niveau de l'espace de travail, définissez n'importe quelle valeur sur null pour hériter de l'entreprise.

Règles de validation pour la partie locale : 1 à 64 caractères, lettres minuscules, chiffres, points, traits de soulignement et traits d'union. Doit commencer et se terminer par une lettre ou un chiffre. Les valeurs réservées comme postmaster et abuse ne sont pas autorisées.

Option 3 : Modèles d'e-mails personnalisés

Si vous souhaitez que vos e-mails de signature correspondent à la voix et au design de votre marque, vous pouvez personnaliser les modèles que Firma.dev utilise pour chaque e-mail envoyé. Il existe 11 types d'e-mails personnalisables couvrant l'ensemble du cycle de vie de la signature :

• Invitations à signer

• Notifications pour le signataire suivant (pour les signatures séquentielles)

• Notifications de renvoi

• Rappels automatiques

• Avis d'expiration

• Avis d'annulation

• Notifications de refus (aux autres signataires et à l'administrateur)

• Confirmations de finalisation

• Alertes de changement d'identité du signataire

Chaque modèle dispose d'une ligne d'objet et d'un corps HTML personnalisables. Vous pouvez utiliser des espaces réservés dynamiques tels que {{signer_name}}, {{signing_link}}, {{company_logo}}, {{team_name}}, et plus encore pour personnaliser vos e-mails.

Pour commencer rapidement, vous pouvez récupérer les modèles par défaut intégrés de Firma.dev pour l'une des 9 langues prises en charge et les utiliser comme point de départ. Modifiez le HTML, intégrez vos couleurs de marque et votre texte, et configurez le modèle au niveau de l'entreprise ou de l'espace de travail.

Les modèles suivent la même hiérarchie en cascade que les autres paramètres. Les modèles d'entreprise constituent une base cohérente, et les modèles d'espace de travail les remplacent si nécessaire. La suppression d'un modèle à n'importe quel niveau entraîne son repli vers le niveau suivant de la chaîne.

Pour obtenir la liste complète des espaces réservés et des détails d'implémentation, consultez le White Labeling Guide.

Option 4 : Désactiver entièrement les e-mails de Firma.dev

Si vous souhaitez un contrôle complet sur votre flux de messagerie, vous pouvez désactiver les e-mails transactionnels de Firma.dev et tout gérer vous-même.

Quatre paramètres contrôlent les e-mails que nous envoyons :

• send_signing_email – la notification initiale "veuillez signer ce document"

• send_finish_email – la confirmation de finalisation lorsque tous les signataires ont terminé

• send_expiration_email – le rappel lorsqu'une demande est sur le point d'expirer

• send_cancellation_email – la notification lorsqu'une demande est annulée

Ces quatre paramètres sont définis par défaut sur true. Définissez l'un d'entre eux sur false et nous n'enverrons pas cet e-mail. Définissez les quatre sur false et nous restons complètement en dehors de votre flux de messagerie.

Vous pouvez configurer ces paramètres à quelques endroits :

• Via l'API lors de la création d'une demande de signature

• Dans l'écran de création de modèle sur le tableau de bord

• Dans l'écran de création de demande de signature sur le tableau de bord

Le schéma typique pour les équipes qui souhaitent un contrôle complet consiste à désactiver tous les e-mails de Firma.dev et à utiliser des webhooks pour déclencher les leurs. Lorsqu'une demande de signature est envoyée, vous recevez un événement webhook. Lorsque quelqu'un signe, vous recevez un événement. Lorsque le document est finalisé, vous recevez un événement. Vous utilisez ces événements pour envoyer vos propres e-mails à partir de votre propre système.

Cela vous donne un contrôle total sur le texte, le design, l'adresse de l'expéditeur et le timing. Vos e-mails, votre marque, vos règles.

Désactiver l'écran d'acceptation des conditions de Firma.dev

Par défaut, les signataires doivent accepter les conditions générales de Firma.dev avant de pouvoir signer un document. Il s'agit d'un court écran intermédiaire qui apparaît lorsqu'ils ouvrent le lien de signature.

Si vous souhaitez supprimer cet écran, il existe un paramètre d'espace de travail appelé "Require Terms Acceptance". Désactivez-le et les signataires accèdent directement au document sans voir nos conditions.

Remarque à ce sujet : si vous désactivez notre écran de conditions, vous assumez la responsabilité d'informer les signataires des implications juridiques de leur signature électronique. Nous vous recommandons d'avoir vos propres conditions générales qui couvrent le consentement à la signature électronique. Cela vous permet de rester aligné avec des cadres comme ESIGN, UETA et eIDAS sans dépendre des nôtres.

Paramètres au niveau de l'espace de travail pour les produits multi-locataires

Si vous créez un produit SaaS où chacun de vos clients a besoin de sa propre expérience de marque, les workspaces (espaces de travail) vous offrent cette isolation.

Chaque espace de travail peut avoir :

• Son propre domaine de messagerie personnalisé

• Sa propre adresse d'expéditeur (partie locale de l'e-mail)

• Ses propres modèles d'e-mails pour les 11 types d'e-mails

• Son propre logo et thème de couleur

• Ses propres paramètres d'acceptation des conditions

• Ses propres modèles et demandes de signature

• Sa propre clé API

Ainsi, le client A peut recevoir des e-mails de son domaine avec son logo et ses modèles personnalisés, tandis que le client B utilise un domaine différent avec une image de marque différente. Chaque espace de travail est complètement séparé.

Consultez la customer workspaces feature page pour en savoir plus sur l'architecture multi-locataire.

Mise en pratique

Voici un récapitulatif rapide de vos options :

Vous voulez des e-mails à votre image rapidement ? Ajoutez votre domaine et configurez email_local_part. Les e-mails proviendront de noreply@votre-domaine.com en quelques heures (principalement le temps de propagation DNS).

Vous voulez aussi un contenu d'e-mail personnalisé ? Personnalisez les modèles d'e-mails avec votre HTML, votre texte et vos espaces réservés. Utilisez les valeurs par défaut comme point de départ.

Vous souhaitez envoyer vos propres e-mails ? Désactivez les quatre paramètres de messagerie et utilisez des webhooks pour déclencher vos propres notifications via votre infrastructure existante.

Vous voulez supprimer l'écran des conditions de Firma.dev ? Désactivez "Require Terms Acceptance" dans les paramètres de l'espace de travail et utilisez vos propres conditions.

Vous pouvez faire des combinaisons. Certaines équipes utilisent des domaines et des modèles personnalisés tout en confiant la livraison à Firma.dev. D'autres désactivent tout et gèrent l'ensemble du flux elles-mêmes. C'est flexible.

Pour obtenir une vue d'ensemble de la marque blanche, y compris l'image de marque visuelle (logos, couleurs), les interfaces intégrées et la hiérarchie complète des paramètres, consultez The Complete Guide to White-Label E-Signatures for SaaS.

Conclusion

L'utilisation de la marque blanche pour vos e-mails de signature électronique permet de maintenir une expérience cohérente avec votre produit. Que vous souhaitiez des e-mails provenant de votre domaine, des modèles personnalisés à votre image ou un contrôle total sur le flux de notifications, Firma.dev vous fournit les outils pour y parvenir. Et toutes ces fonctionnalités sont incluses dans chaque niveau tarifaire, à partir de 0,049 € par enveloppe (~5¢ USD).

Commencez avec Firma.dev gratuitement, sans carte de crédit requise.