Comment personnaliser vos e-mails de signature électronique et vos liens de signature

Si vous intégrez des signatures électroniques dans votre produit, vous ne voulez probablement pas que vos utilisateurs reçoivent des e-mails d'un fournisseur qu'ils n'ont jamais entendu parler. Lorsqu'un client reçoit une demande de signature, elle doit venir de vous.

Firma.dev vous offre deux options ici. Vous pouvez envoyer des e-mails depuis votre propre domaine pour que tout semble provenir de votre entreprise. Ou vous pouvez désactiver complètement les e-mails de Firma.dev et gérer vous-même les notifications via des webhooks ou votre propre système de messagerie.

Cet article couvre les deux approches.

Ce que nous entendons par White-Labeling

Le White-labeling signifie que vos utilisateurs interagissent avec votre marque, pas la nôtre. Lorsqu'ils reçoivent un e-mail leur demandant de signer un document, il provient de votre domaine de messagerie. Lorsqu'ils signent, ils ne voient pas d'écran leur demandant d'accepter les conditions de Firma.dev.

Du point de vue de votre utilisateur, la fonctionnalité de signature électronique fait simplement partie de votre produit. Ils ne savent pas ou ne se soucient pas que Firma.dev la propulse en coulisses.

Ceci est le plus important pour les plateformes SaaS, les logiciels RH, les produits de technologie juridique et toute application où les signatures électroniques sont une fonctionnalité plutôt que le produit principal. Vous voulez que l'expérience se sente native, pas ajoutée.

Option 1 : Envoyer des e-mails depuis votre propre domaine

Par défaut, Firma.dev envoie des e-mails de demande de signature depuis notre domaine. Si vous préférez qu'ils proviennent de votre entreprise, vous pouvez ajouter votre propre domaine dans le tableau de bord.

Rendez-vous dans les paramètres de domaine de votre espace de travail, ajoutez votre domaine et vérifiez-le. Une fois que c'est fait, tous les e-mails liés à la signature (demandes, complétions, rappels, annulations) proviendront de notifications@yourdomain.com au lieu de Firma.dev.

C'est un paramètre au niveau de l'espace de travail, donc si vous gérez un produit multi-locataires, chaque espace de travail peut avoir son propre domaine e-mail personnalisé. Le Client A reçoit des e-mails de notifications@customera.com, le Client B de notifications@customerb.com. Complètement isolés.

Le contenu de l'e-mail reste le même, mais l'expéditeur est votre domaine. Vos utilisateurs voient une adresse familière, ce qui crée de la confiance et maintient l'expérience cohérente avec votre marque.

Option 2 : Désactiver complètement les e-mails de Firma.dev

Si vous voulez avoir un contrôle total sur votre flux d'e-mails, vous pouvez désactiver les e-mails transactionnels de Firma.dev et tout gérer vous-même.

Quatre paramètres contrôlent quels e-mails nous envoyons :

• send_signing_email – la notification initiale "veuillez signer ce document"

• send_finish_email – la confirmation de complétion lorsque tous les signataires ont terminé

• send_expiration_email – le rappel lorsqu'une demande est sur le point d'expirer

• send_cancellation_email – la notification lorsqu'une demande est annulée

Les quatre sont par défaut à true. Réglez l'un d'eux sur false, et nous n'enverrons pas cet e-mail. Réglez les quatre à false, et nous restons complètement en dehors de votre flux d'e-mails.

Vous pouvez configurer ces paramètres à plusieurs endroits :

• Via l'API lors de la création d'une demande de signature

• Dans l'écran de création de modèle dans le tableau de bord

• Dans l'écran de création de demande de signature dans le tableau de bord

Le schéma typique pour les équipes qui veulent un contrôle total est de désactiver tous les e-mails de Firma.dev et d'utiliser des webhooks pour déclencher les leurs. Lorsqu'une demande de signature est envoyée, vous recevez un événement webhook. Quand quelqu'un signe, vous recevez un événement. Quand le document est complet, vous recevez un événement. Vous les utilisez pour envoyer vos propres e-mails depuis votre propre système.

Cela vous donne un contrôle complet sur le texte, le design, l'adresse de l'expéditeur et le timing. Vos e-mails, votre marque, vos règles.

Désactiver l'écran d'acceptation des termes de Firma.dev

Par défaut, les signataires doivent accepter les conditions générales de Firma.dev avant de pouvoir signer un document. C'est un bref écran intermédiaire qui apparaît lorsqu'ils ouvrent le lien de signature.

Si vous voulez supprimer cet écran, il existe un paramètre d'espace de travail appelé « Exiger l'acceptation des termes ». Désactivez-le, et les signataires accèdent directement au document sans voir nos conditions.

Une note à ce sujet : si vous désactivez notre écran de conditions, vous prenez la responsabilité d'informer les signataires des implications légales de leur signature électronique. Nous vous recommandons d'avoir vos propres termes et conditions qui couvrent le consentement à la signature électronique. Cela vous permet de rester aligné avec des cadres tels que ESIGN, UETA et eIDAS sans dépendre des nôtres.

Paramètres au niveau de l'espace de travail pour les produits multi-locataires

Si vous construisez un produit SaaS où chacun de vos clients a besoin de sa propre expérience de marque, les espaces de travail vous offrent cette isolation.

Chaque espace de travail peut avoir :

• Son propre domaine email personnalisé

• Son propre paramètre d'acceptation des termes

• Ses propres modèles et demandes de signature

• Sa propre clé API

Ainsi, le Client A peut avoir des e-mails de leur domaine avec l'écran de conditions désactivé, tandis que le Client B utilise un domaine différent avec les paramètres par défaut. Chaque espace de travail est complètement séparé.

Consultez la page des fonctionnalités des espaces de travail clients pour en savoir plus sur l'architecture multi-locataires.

Tout assembler

Voici un bref aperçu de vos options :

Vous souhaitez des e-mails de marque ? Ajoutez votre domaine dans les paramètres de l'espace de travail. Les e-mails proviendront de notifications@yourdomain.com.

Vous souhaitez envoyer vos propres e-mails ? Désactivez les quatre paramètres d'e-mail et utilisez des webhooks pour déclencher vos propres notifications.

Vous souhaitez supprimer l'écran de conditions de Firma.dev ? Désactivez « Exiger l'acceptation des termes » dans les paramètres de l'espace de travail et utilisez vos propres termes.

Vous pouvez mélanger et assortir. Certaines équipes utilisent des domaines personnalisés mais conservent les modèles d'e-mails de Firma.dev. D'autres désactivent tout et gèrent eux-mêmes tout le flux. C'est flexible.

Ce qui est à venir

Nous développons activement plus de capacités white-label. Une personnalisation de la marque dans l'interface de signature, des certificats de complétion de marque, et plus encore. Cet article couvre ce qui est disponible aujourd'hui. Lors du lancement complet de la suite, nous publierons un guide complet dans la documentation.

Pour conclure

Le white-labeling de vos e-mails de signature électronique maintient l'expérience cohérente avec votre produit. Que vous souhaitiez des e-mails de votre domaine ou un contrôle total sur le flux de notifications, Firma.dev vous donne les outils pour y parvenir.

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