Qu'il s'agisse d'un comptable indépendant ou d'un cabinet d'expertise comptable multi-associés, les lettres de mission et les documents d'intégration des clients ne progressent pas à un rythme régulier tout au long de l'année.
Le volume se concentre fortement autour de la période de déclaration, et la relance des signatures par e-mail auprès de dizaines de clients à la fois se transforme en un feuille de calcul indiquant qui a signé, qui ne l'a pas fait et qui a besoin d'un troisième rappel avant qu'un dossier puisse être ouvert.
Cinquante lettres de mission en quelques semaines, voilà ce qui transforme des formalités administratives simples en un goulet d'étranglement.
Le champ des possibles
Lettres de mission en tant que contrats civils
Les lettres de mission, les formulaires d'intégration et les accords généraux de représentation sont des contrats civils, et ce sont les documents autour desquels la loi sur la signature électronique a été conçue.
La fondation juridique Firma.dev soutient
Firma.dev est conçu pour prendre en charge l'ESIGN Act, l'UETA et eIDAS (SES et AES), le fondement juridique qui rend une lettre d'engagement signée électroniquement exécutoire dans les mêmes conditions qu'une version papier, quel que soit le lieu d'implantation d'une firma et de ses clients.
Les règles spécifiques au dépôt sont distinctes
Les règles de signature spécifiques à chaque déclaration sont une question distincte, et elles varient selon le pays et le formulaire. Vérifiez les directives actuelles de l'administration fiscale concernée avant de supposer qu'une déclaration spécifique peut être traitée par voie électronique.
Pour les entreprises américaines : où se situent les formulaires de l'IRS
Certains formulaires de l'IRS acceptent les signatures électroniques sous des conditions spécifiques, et la liste a changé plus d'une fois ces dernières années. Cette décision doit découler des directives actuelles de l'IRS pour le formulaire exact en question.
Firma.dev couvre les lettres de mission et les documents d'intégration relatifs à la relation client. Confirmez séparément les règles de dépôt de l'IRS pour les formulaires spécifiques.
Un flux de travail d'intégration typique
La lettre de mission et le formulaire d'intégration sont envoyés ensemble
La lettre de mission d'un nouveau client est envoyée avec les champs de signature déjà en place, accompagnée d'un formulaire d'intégration permettant de recueillir les informations nécessaires à l'ouverture du dossier.
Le client signe depuis un téléphone
La signature ne prend que quelques minutes depuis un téléphone.
L'entreprise est notifiée instantanément
Le cabinet reçoit une notification dès que c'est fait, avec un historique d'audit horodaté en pièce jointe, de sorte que personne n'a besoin d'ouvrir une feuille de calcul distincte pour vérifier qui est toujours en attente.
Des tarifs adaptés au volume saisonnier
Les forfaits de signature électronique par utilisateur, y compris la plupart des logiciels de signature électronique commercialisés pour les CPA et les comptables, facturent le même tarif forfaitaire chaque mois, quel que soit le nombre de documents traités.
Firma.dev facture 0,049 € par enveloppe (environ 5 centimes USD), sans minimum mensuel ni frais par utilisateur. Ainsi, un cabinet envoyant trois documents un mois et trente le mois suivant paie exactement pour ce qu'il envoie. Vous trouverez un détail complet sur la page des tarifs.
