Como Enviar um PDF para Assinatura Sem Criar um Modelo

A maioria das APIs de assinatura eletrónica obrigam-no a criar um modelo antes de poder enviar qualquer coisa para assinatura. Carrega o seu PDF, define os seus campos, guarda-o como um modelo e depois cria um pedido de assinatura a partir desse modelo.

Esse fluxo de trabalho faz sentido quando está a enviar o mesmo documento repetidamente. Contratos de trabalho, NDAs, acordos com fornecedores. Qualquer coisa que vai utilizar mais do que algumas vezes merece um modelo.

Mas, às vezes, só precisa de enviar um documento único. Uma proposta personalizada. Um acordo legal que é diferente a cada vez. Uma aprovação interna rápida que nunca mais será repetida. Criar um modelo para um documento que só vai usar uma vez acrescenta atrito e sobrecarrega o seu espaço de trabalho.

A Firma.dev agora suporta pedidos de assinatura únicos. Pode carregar um PDF diretamente, definir seus destinatários e campos em linha e enviá-lo para assinatura sem nunca criar um modelo. Este post explica como funciona.

Quando os Modelos Fazem Sentido (E Quando Não Fazem)

Os modelos são a escolha certa quando está a enviar a mesma estrutura de documento repetidamente. Se tiver uma carta de oferta que é enviada para cada novo contratado, ou um NDA que todos os fornecedores assinam, ou uma fatura mensal que sempre tem os mesmos campos nos mesmos lugares, os modelos poupam-lhe tempo. Configura-os uma vez e reutiliza-os para sempre.

Mas os modelos tornam-se uma sobrecarga quando o documento é único. Uma proposta personalizada com preços que mudam para cada prospecto. Um acordo de liquidação que é negociado e revisto antes da assinatura. Um formulário de aprovação interna que é diferente dependendo da situação.

Nesses casos, criar um modelo só para usá-lo uma vez é trabalho inútil. Acaba com um espaço de trabalho cheio de modelos de uso único que nunca mais tocará.

O Fluxo de Trabalho de Pedidos de Assinatura Únicos

O fluxo de trabalho único salta completamente o passo do modelo. Aqui está como funciona:

1. Pegue no seu PDF e codifique-o em base64

2. Defina os seus destinatários em linha (nome, email, se são um signatário ou CC, ordem de assinatura se aplicável)

3. Defina os seus campos em linha (caixas de assinatura, campos de texto, datas, caixas de seleção, o que precisar) com as suas posições na página

4. Chame o ponto de extremidade de criação ou o ponto de extremidade atómico de criar e enviar

5. Feito. Nenhum modelo necessário.

O pedido de assinatura funciona exatamente como um baseado em modelo. Os seus destinatários são notificados, eles assinam, e você recebe o documento concluído e a trilha de auditoria. A única diferença é que não teve que criar um modelo primeiro.

Exemplo: Enviando uma Proposta Personalizada

Vamos dizer que é uma empresa SaaS a enviar uma proposta de preço personalizada para um prospecto. A proposta é um PDF de uma página com o nome da empresa deles, o preço que negociou, e uma linha de assinatura.

Aqui está como a chamada à API parece usando o ponto de extremidade de criar e enviar atómico:

{
  "name": "Proposal - Acme Corp",
  "document": "JVBERi0xLjQK...",
  "recipients": [
    {
      "id": "temp_signer_1",
      "first_name": "Jane",
      "last_name": "Smith",
      "email": "jane@acmecorp.com",
      "designation": "Signer",
      "order": 1
    }
  ],
  "fields": [
    {
      "recipient_id": "temp_signer_1",
      "type": "signature",
      "page": 1,
      "x": 100,
      "y": 650,
      "width": 200,
      "height": 50
    },
    {
      "recipient_id": "temp_signer_1",
      "type": "date",
      "page": 1,
      "x": 320,
      "y": 650,
      "width": 100,
      "height": 30
    }
  ],
  "settings": {
    "send_signing_email": true
  }
}

O campo document contém o seu PDF codificado em base64. O array recipients define quem precisa assinar. O array fields coloca uma caixa de assinatura e um campo de data na página 1 nas coordenadas que especificar.

Uma chamada à API, e Jane recebe um email pedindo-lhe para assinar. Nenhuma criação de modelo necessária.

Note o padrão de temp_signer_1 no ID do destinatário. Quando está a criar destinatários e campos na mesma requisição, usa IDs temporários para ligá-los. A API resolve-os para UUIDs reais após a criação.

Definindo Campos Sem o Editor de Modelos

Quando usa modelos, pode colocar campos visualmente usando o editor de modelos embutido. Com pedidos únicos, está a definir posições de campo na própria chamada à API, o que significa que precisa saber as coordenadas.

Cada campo precisa de:

• page – qual página do PDF (indexada a partir de 1)

• x e y – posição a partir do canto inferior esquerdo da página, em pontos

• width e height – dimensões do campo, em pontos

Se não tem certeza de onde colocar os campos, abra o seu PDF num visualizador que mostre coordenadas (a maioria mostra), ou apenas estime e ajuste. A experiência de assinatura é suficientemente indulgente para que não precise de posicionamento ao pixel.

Tipos de campos disponíveis para pedidos únicos:

• assinatura – captura de assinatura

• iniciais – captura de iniciais

• texto – entrada de texto livre

• data – seletor de data

• caixa de seleção – caixa de seleção sim/não

Também pode marcar campos de texto como só_leitura se quiser pré-preencher um valor que o signatário possa ver mas não editar. Isso é útil para coisas como montantes de contratos, números de referência, ou qualquer dado que já tenha sido acordado.

Quando Usar Modelos Em Vez Disso

Pedidos únicos são ótimos para documentos ad-hoc, mas os modelos ainda são a melhor escolha quando está a enviar a mesma estrutura de documento mais de algumas vezes.

Os modelos permitem-lhe usar o editor de modelos embutido para colocar campos visualmente em vez de calcular coordenadas. Também funcionam com o editor de pedidos de assinatura embutido, que permite a utilizadores não técnicos preencher detalhes do destinatário e enviar documentos sem tocar na API.

A regra geral: se vai enviar um documento mais de duas ou três vezes, crie um modelo. Se é uma coisa única, salte o modelo e use um pedido único.

Concluindo

Pedidos de assinatura únicos removem o atrito de documentos ad-hoc. Não tem que criar modelos que nunca reutilizará, e não precisa sobrecarregar o seu espaço de trabalho com estruturas de documentos únicas.

Os modelos ainda estão lá quando precisar deles. Ambos os fluxos de trabalho usam os mesmos tipos de campos, as mesmas opções de destinatário e as mesmas trilhas de auditoria e rastreamento. Está apenas a escolher o caminho que se adapta à situação.

Se quiser experimentar, o ponto de extremidade de criar pedido de assinatura tem documentação completa sobre o fluxo de trabalho único. Ou use o ponto de extremidade atómico para criar e enviar numa única chamada.

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