White-Label Jede E-Mail: So funktionieren die individuellen E-Mail-Vorlagen von Firma.dev

Wenn Sie elektronische Signaturen in Ihr Produkt einbetten, sollten Ihre Kunden nicht wissen, welche Plattform dahintersteckt. Das Signiererlebnis sollte sich wie Ihr eigenes anfühlen, einschließlich jeder automatisierten E-Mail, die während des Prozesses versendet wird. Firma.dev ermöglicht es Ihnen jetzt, jede Benachrichtigungs-E-Mail, die die Plattform in Ihrem Namen sendet, anzupassen, mit voller Kontrolle über Betreffzeilen, HTML-Inhalte und Überschreibungen pro Arbeitsbereich.

Ihre Kunden sehen Ihre Marke, nicht unsere

Jeder Signier-Workflow löst eine Reihe automatisierter E-Mails aus: die erste Einladung, die Benachrichtigung für den nächsten Unterzeichner in einem sequentiellen Ablauf, Ablaufwarnungen, Stornierungsnachrichten und Ablehnungsbenachrichtigungen. Vor den benutzerdefinierten E-Mail-Vorlagen wurden diese alle mit dem Standardtext und der Standardformatierung von Firma.dev versendet.

Jetzt steuern Sie alle fünf:

Sowohl die Betreffzeile (Klartext, max. 500 Zeichen) als auch der Textkörper (HTML, max. 50.000 Zeichen) sind für jeden Typ vollständig anpassbar. Sie können den Tonfall, das Layout, die Farben und den Text Ihrer Marke exakt abstimmen.

Dynamische Platzhalter

Vorlagen unterstützen eine {{placeholder}}-Syntax zum Einfügen von Live-Werten zum Sendezeitpunkt. Die vollständige Liste der verfügbaren Platzhalter kann über GET /email-templates/placeholders abgerufen werden und enthält die am häufigsten verwendeten:

• {{signing_link}} — der eindeutige Link des Unterzeichners zum Zugriff auf das Dokument

• {{signer_name}} — der Name des Empfängers

• {{document_name}} — der Name der Signieranforderung

Ein praktisches Beispiel für einen signing_invite-Textkörper:

<p>Hallo {{signer_name}},</p>
<p>
  {{sender_name}} hat Ihnen ein Dokument zur Prüfung und Signatur gesendet.
  Bitte nutzen Sie den unten stehenden Link, um darauf zuzugreifen.
</p>
<p>
  <a href="{{signing_link}}" style="background:#1a1a1a;color:#fff;padding:12px 24px;border-radius:4px;text-decoration:none;">
    Prüfen und signieren
  </a>
</p>
<p>Dieser Link läuft in {{expiration_hours}} Stunden ab.</p>
<p>— Ihr {{company_name}}-Team</p>

<p>Hallo {{signer_name}},</p>
<p>
  {{sender_name}} hat Ihnen ein Dokument zur Prüfung und Signatur gesendet.
  Bitte nutzen Sie den unten stehenden Link, um darauf zuzugreifen.
</p>
<p>
  <a href="{{signing_link}}" style="background:#1a1a1a;color:#fff;padding:12px 24px;border-radius:4px;text-decoration:none;">
    Prüfen und signieren
  </a>
</p>
<p>Dieser Link läuft in {{expiration_hours}} Stunden ab.</p>
<p>— Ihr {{company_name}}-Team</p>

<p>Hallo {{signer_name}},</p>
<p>
  {{sender_name}} hat Ihnen ein Dokument zur Prüfung und Signatur gesendet.
  Bitte nutzen Sie den unten stehenden Link, um darauf zuzugreifen.
</p>
<p>
  <a href="{{signing_link}}" style="background:#1a1a1a;color:#fff;padding:12px 24px;border-radius:4px;text-decoration:none;">
    Prüfen und signieren
  </a>
</p>
<p>Dieser Link läuft in {{expiration_hours}} Stunden ab.</p>
<p>— Ihr {{company_name}}-Team</p>

Ein Hinweis für Entwickler: Wenn der Textkörper Ihrer Vorlage {{signing_link}} nicht enthält, gibt die API beim Speichern eine Warnung aus. Das Speichern ist dennoch erfolgreich, aber die Warnung soll Fehler verhindern, bevor ein Unterzeichner eine E-Mail ohne Zugriffsmöglichkeit auf sein Dokument erhält.

Vorlagen auf Unternehmens- und Arbeitsbereichsebene

Das Vorlagensystem verwendet eine dreistufige Hierarchie: Die Arbeitsbereichsvorlage hat Vorrang, gefolgt von der Unternehmensvorlage und schließlich dem integrierten Standard von Firma.dev. Dies bietet Ihnen zwei natürliche Integrationsmuster.

Festlegen eines unternehmensweiten Standards

Richten Sie Ihre Marken-Vorlage einmal auf Unternehmensebene ein, und sie gilt für jeden Arbeitsbereich, der keine eigene Überschreibung hat. Das Endpunkt-Muster aus dem API-Änderungsprotokoll:

PUT /company/email-templates/{email_type}
{
  "subject": "Bitte signieren: {{document_name}}",
  "body": "<p>Hallo {{signer_name}},</p><p>Bitte prüfen und signieren Sie über diesen Link: {{signing_link}}</p>"
}

PUT /company/email-templates/{email_type}
{
  "subject": "Bitte signieren: {{document_name}}",
  "body": "<p>Hallo {{signer_name}},</p><p>Bitte prüfen und signieren Sie über diesen Link: {{signing_link}}</p>"
}

PUT /company/email-templates/{email_type}
{
  "subject": "Bitte signieren: {{document_name}}",
  "body": "<p>Hallo {{signer_name}},</p><p>Bitte prüfen und signieren Sie über diesen Link: {{signing_link}}</p>"
}

Überschreiben pro Arbeitsbereich

Für Partner, die das Kunden-Arbeitsbereich-Modell von Firma.dev nutzen, kann jeder Arbeitsbereich eigene E-Mail-Vorlagen enthalten. Dieses curl-Beispiel stammt aus dem White-Labeling-Leitfaden:

curl -X PUT https://api.firma.dev/functions/v1/signing-request-api/workspace/{workspace_id}/email-templates/signing_invite \
  -H "Authorization: YOUR_API_KEY" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -d '{
    "subject": "Aktion erforderlich: Bitte signieren Sie {{document_name}}",
    "body": "<p>Hallo {{signer_name}},</p><p>{{sender_name}} hat Ihre Unterschrift für {{document_name}} angefordert.</p><p><a href=\"{{signing_link}}\">Jetzt signieren</a></p><p>— Ihr {{workspace_name}}-Team</p>"
  }'

curl -X PUT https://api.firma.dev/functions/v1/signing-request-api/workspace/{workspace_id}/email-templates/signing_invite \
  -H "Authorization: YOUR_API_KEY" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -d '{
    "subject": "Aktion erforderlich: Bitte signieren Sie {{document_name}}",
    "body": "<p>Hallo {{signer_name}},</p><p>{{sender_name}} hat Ihre Unterschrift für {{document_name}} angefordert.</p><p><a href=\"{{signing_link}}\">Jetzt signieren</a></p><p>— Ihr {{workspace_name}}-Team</p>"
  }'

curl -X PUT https://api.firma.dev/functions/v1/signing-request-api/workspace/{workspace_id}/email-templates/signing_invite \
  -H "Authorization: YOUR_API_KEY" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -d '{
    "subject": "Aktion erforderlich: Bitte signieren Sie {{document_name}}",
    "body": "<p>Hallo {{signer_name}},</p><p>{{sender_name}} hat Ihre Unterschrift für {{document_name}} angefordert.</p><p><a href=\"{{signing_link}}\">Jetzt signieren</a></p><p>— Ihr {{workspace_name}}-Team</p>"
  }'

Ein Arbeitsbereich, der Kunden in Deutschland bedient, verwendet möglicherweise deutschsprachige Vorlagen mit dem spezifischen Branding dieses Kunden, während ein anderer Arbeitsbereich Ihre unternehmensweiten Standards nutzt.

Das Löschen einer Arbeitsbereichsvorlage setzt diesen Arbeitsbereich auf den Standard auf Unternehmensebene zurück. Das Löschen der Unternehmensvorlage setzt auf den integrierten Standard von Firma.dev zurück. Die Fallback-Kette hat somit immer eine Rückfallebene.

Vollständige API-Referenz

Der Endpunkt GET /email-templates/defaults/{language} ist besonders als Ausgangspunkt nützlich: Rufen Sie die integrierte Vorlage für Ihre Zielsprache ab, passen Sie sie an und speichern Sie sie wieder ab. Sie müssen den E-Mail-Text nicht von Grund auf neu schreiben.

Erste Schritte

Benutzerdefinierte E-Mail-Vorlagen sind ab API v1.8.0 ohne bahnbrechende Änderungen verfügbar. Wenn Sie bereits integriert sind, können Sie noch heute mit dem Anpassen von E-Mails beginnen, ohne die bestehende Logik der Signieranforderungen ändern zu müssen.

Starten Sie jetzt kostenlos mit Firma.dev, es ist keine Kreditkarte erforderlich. Alle Signieranforderungen kosten 0,049 pro Umschlag, ohne monatliche Mindestbeträge.