White-Label Jede E-Mail: So funktionieren die individuellen E-Mail-Vorlagen von Firma.dev

Wenn Sie elektronische Signaturen in Ihr Produkt einbetten, sollten Ihre Kunden nicht wissen müssen, welche Plattform dahintersteckt. Das Signiererlebnis sollte sich wie Ihr eigenes anfühlen, einschließlich jeder automatisierten E-Mail, die während des Prozesses versendet wird. Mit Firma.dev können Sie jetzt jede Benachrichtigungs-E-Mail, die die Plattform in Ihrem Namen versendet, individuell anpassen – mit vollständiger Kontrolle über Betreffzeilen, HTML-Inhalte und Überschreibungen pro Workspace.

Ihre Kunden sehen Ihre Marke, nicht unsere

Jeder Signier-Workflow löst eine Reihe automatischer E-Mails aus: die erste Einladung, die Benachrichtigung für den nächsten Unterzeichner in einem sequenziellen Ablauf, Ablauferinnerungen, Stornierungsnachrichten und Ablehnungsbenachrichtigungen. Vor den benutzerdefinierten E-Mail-Vorlagen wurden diese alle mit den Standardtexten und -formatierungen von Firma.dev versendet.

Jetzt steuern Sie alle fünf:

Sowohl die Betreffzeile (Nur-Text, max. 500 Zeichen) als auch der Hauptteil (HTML, max. 50.000 Zeichen) sind für jeden Typ vollständig anpassbar. Sie können den Ton, das Layout, die Farben und den Text exakt an Ihre Marke anpassen.

Dynamische Platzhalter

Vorlagen unterstützen eine {{placeholder}}-Syntax zum Einfügen von Live-Werten zum Sendezeitpunkt. Die vollständige Liste der verfügbaren Platzhalter ist über GET /email-templates/placeholders abrufbar und enthält diejenigen, die Sie am häufigsten verwenden werden:

• {{signing_link}} — der eindeutige Link des Unterzeichners für den Zugriff auf das Dokument

• {{signer_name}} — der Name des Empfängers

• {{document_name}} — der Name der Signieranfrage

Ein praktisches Beispiel für einen signing_invite-Hauptteil:

<p>Hallo {{signer_name}},</p>
<p>
  {{sender_name}} hat Ihnen ein Dokument zur Prüfung und Unterschrift gesendet.
  Bitte nutzen Sie den unten stehenden Link, um darauf zuzugreifen.
</p>
<p>
  <a href="{{signing_link}}" style="background:#1a1a1a;color:#fff;padding:12px 24px;border-radius:4px;text-decoration:none;">
    Prüfen und unterschreiben
  </a>
</p>
<p>Dieser Link läuft in {{expiration_hours}} Stunden ab.</p>
<p>— Ihr {{company_name}}-Team</p>

<p>Hallo {{signer_name}},</p>
<p>
  {{sender_name}} hat Ihnen ein Dokument zur Prüfung und Unterschrift gesendet.
  Bitte nutzen Sie den unten stehenden Link, um darauf zuzugreifen.
</p>
<p>
  <a href="{{signing_link}}" style="background:#1a1a1a;color:#fff;padding:12px 24px;border-radius:4px;text-decoration:none;">
    Prüfen und unterschreiben
  </a>
</p>
<p>Dieser Link läuft in {{expiration_hours}} Stunden ab.</p>
<p>— Ihr {{company_name}}-Team</p>

<p>Hallo {{signer_name}},</p>
<p>
  {{sender_name}} hat Ihnen ein Dokument zur Prüfung und Unterschrift gesendet.
  Bitte nutzen Sie den unten stehenden Link, um darauf zuzugreifen.
</p>
<p>
  <a href="{{signing_link}}" style="background:#1a1a1a;color:#fff;padding:12px 24px;border-radius:4px;text-decoration:none;">
    Prüfen und unterschreiben
  </a>
</p>
<p>Dieser Link läuft in {{expiration_hours}} Stunden ab.</p>
<p>— Ihr {{company_name}}-Team</p>

Ein Hinweis für Entwickler: Wenn der Hauptteil Ihrer Vorlage {{signing_link}} nicht enthält, gibt die API beim Speichern eine Warnung aus. Das Speichern ist dennoch erfolgreich, aber die Warnung soll verhindern, dass ein Unterzeichner eine E-Mail ohne Möglichkeit zum Zugriff auf sein Dokument erhält.

Vorlagen auf Unternehmensebene und Workspace-Ebene

Das Vorlagensystem verwendet eine dreistufige Hierarchie: Die Workspace-Vorlage hat Vorrang, gefolgt von der Unternehmensvorlage und schließlich dem integrierten Standard von Firma.dev. Dies bietet Ihnen zwei natürliche Integrationsmuster.

Festlegen eines unternehmensweiten Standards

Richten Sie Ihre Marken-Vorlage einmal auf Unternehmensebene ein, und sie gilt für jeden Workspace, der keine eigene Überschreibung hat. Das Endpoint-Muster aus dem API-Changelog:

PUT /company/email-templates/{email_type}
{
  "subject": "Bitte unterschreiben: {{document_name}}",
  "body": "<p>Hallo {{signer_name}},</p><p>Bitte prüfen und unterschreiben Sie über diesen Link: {{signing_link}}</p>"
}

PUT /company/email-templates/{email_type}
{
  "subject": "Bitte unterschreiben: {{document_name}}",
  "body": "<p>Hallo {{signer_name}},</p><p>Bitte prüfen und unterschreiben Sie über diesen Link: {{signing_link}}</p>"
}

PUT /company/email-templates/{email_type}
{
  "subject": "Bitte unterschreiben: {{document_name}}",
  "body": "<p>Hallo {{signer_name}},</p><p>Bitte prüfen und unterschreiben Sie über diesen Link: {{signing_link}}</p>"
}

Überschreiben pro Workspace

Für Partner, die das Kunden-Workspace-Modell von Firma.dev nutzen, kann jeder Workspace seine eigenen E-Mail-Vorlagen haben. Dieses curl-Beispiel stammt aus der White-Labeling-Anleitung:

curl -X PUT https://api.firma.dev/functions/v1/signing-request-api/workspace/{workspace_id}/email-templates/signing_invite \
  -H "Authorization: YOUR_API_KEY" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -d '{
    "subject": "Aktion erforderlich: Bitte unterschreiben Sie {{document_name}}",
    "body": "<p>Hallo {{signer_name}},</p><p>{{sender_name}} hat Ihre Unterschrift für {{document_name}} angefordert.</p><p><a href=\"{{signing_link}}\">Jetzt unterschreiben</a></p><p>— Ihr {{workspace_name}}-Team</p>"
  }'

curl -X PUT https://api.firma.dev/functions/v1/signing-request-api/workspace/{workspace_id}/email-templates/signing_invite \
  -H "Authorization: YOUR_API_KEY" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -d '{
    "subject": "Aktion erforderlich: Bitte unterschreiben Sie {{document_name}}",
    "body": "<p>Hallo {{signer_name}},</p><p>{{sender_name}} hat Ihre Unterschrift für {{document_name}} angefordert.</p><p><a href=\"{{signing_link}}\">Jetzt unterschreiben</a></p><p>— Ihr {{workspace_name}}-Team</p>"
  }'

curl -X PUT https://api.firma.dev/functions/v1/signing-request-api/workspace/{workspace_id}/email-templates/signing_invite \
  -H "Authorization: YOUR_API_KEY" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -d '{
    "subject": "Aktion erforderlich: Bitte unterschreiben Sie {{document_name}}",
    "body": "<p>Hallo {{signer_name}},</p><p>{{sender_name}} hat Ihre Unterschrift für {{document_name}} angefordert.</p><p><a href=\"{{signing_link}}\">Jetzt unterschreiben</a></p><p>— Ihr {{workspace_name}}-Team</p>"
  }'

Ein Workspace, der Kunden in Deutschland bedient, könnte deutschsprachige Vorlagen mit dem spezifischen Branding dieses Kunden verwenden, während ein anderer Workspace Ihre unternehmensweiten Standards nutzt.

Das Löschen einer Workspace-Vorlage setzt diesen Workspace auf den Standard der Unternehmensebene zurück. Das Löschen der Unternehmensvorlage setzt auf den integrierten Standard von Firma.dev zurück. Die Fallback-Kette greift somit immer verlässlich.

Vollständige API-Referenz

Der Endpoint GET /email-templates/defaults/{language} ist besonders nützlich für den Einstieg: Rufen Sie die integrierte Vorlage für Ihre Zielsprache ab, passen Sie sie an und speichern Sie sie ab. Es ist nicht nötig, E-Mail-Texte komplett neu zu schreiben.

Erste Schritte

Benutzerdefinierte E-Mail-Vorlagen sind ab API v1.8.0 ohne abwärtskompatible Änderungen verfügbar. Wenn Sie bereits integriert sind, können Sie noch heute mit der Anpassung von E-Mails beginnen, ohne die bestehende Logik für Signieranfragen anpassen zu müssen.

Starten Sie jetzt kostenlos mit Firma.dev, keine Kreditkarte erforderlich. Alle Signieranfragen kosten 0,029 pro Umschlag, ohne monatliche Mindestumsätze.