White-Label Jede E-Mail: So funktionieren die individuellen E-Mail-Vorlagen von Firma.dev

Wenn Sie E-Signaturen in Ihr Produkt einbetten, sollten Ihre Kunden nicht merken, welche Plattform dahintersteht. Das Signaturerlebnis sollte sich ganz wie Ihr eigenes anfühlen – einschließlich jeder automatisierten E-Mail, die während des Prozesses versendet wird. Firma.dev ermöglicht es Ihnen jetzt, jede Benachrichtigungs-E-Mail anzupassen, die die Plattform in Ihrem Namen versendet – mit voller Kontrolle über Betreffzeilen, HTML-Inhalte und Überschreibungen pro Arbeitsbereich.

Ihre Kunden sehen Ihre Marke, nicht unsere

Jeder Signatur-Workflow löst eine Reihe automatisierter E-Mails aus: die erste Einladung, die Benachrichtigung für den nächsten Unterzeichner in einem sequenziellen Ablauf, Ablauferinnerungen, Stornierungsnachrichten und Ablehnungsbenachrichtigungen. Vor den benutzerdefinierten E-Mail-Vorlagen wurden diese alle mit den Standardtexten und -formatierungen von Firma.dev versendet.

Jetzt haben Sie die Kontrolle über alle fünf:

Sowohl die Betreffzeile (reiner Text, max. 500 Zeichen) als auch der Textkörper (HTML, max. 50.000 Zeichen) sind für jeden Typ vollständig anpassbar. Sie können den Tonfall, das Layout, die Farben und die Texte exakt an Ihre Marke anpassen.

Dynamische Platzhalter

Vorlagen unterstützen eine {{placeholder}}-Syntax zum Einfügen dynamischer Werte zum Sendezeitpunkt. Die vollständige Liste der verfügbaren Platzhalter kann über GET /email-templates/placeholders abgerufen werden und enthält die am häufigsten verwendeten:

• {{signing_link}} — der eindeutige Link des Unterzeichners für den Zugriff auf das Dokument

• {{signer_name}} — der Name des Empfängers

• {{document_name}} — der Name der Signaturanfrage

Ein praktisches Beispiel für den Textkörper von signing_invite:

<p>Hallo {{signer_name}},</p>
<p>
  {{sender_name}} hat Ihnen ein Dokument zur Prüfung und Unterzeichnung gesendet.
  Bitte nutzen Sie den untenstehenden Link für den Zugriff.
</p>
<p>
  <a href="{{signing_link}}" style="background:#1a1a1a;color:#fff;padding:12px 24px;border-radius:4px;text-decoration:none;">
    Prüfen und unterzeichnen
  </a>
</p>
<p>Dieser Link läuft in {{expiration_hours}} Stunden ab.</p>
<p>— Ihr {{company_name}}-Team</p>

<p>Hallo {{signer_name}},</p>
<p>
  {{sender_name}} hat Ihnen ein Dokument zur Prüfung und Unterzeichnung gesendet.
  Bitte nutzen Sie den untenstehenden Link für den Zugriff.
</p>
<p>
  <a href="{{signing_link}}" style="background:#1a1a1a;color:#fff;padding:12px 24px;border-radius:4px;text-decoration:none;">
    Prüfen und unterzeichnen
  </a>
</p>
<p>Dieser Link läuft in {{expiration_hours}} Stunden ab.</p>
<p>— Ihr {{company_name}}-Team</p>

<p>Hallo {{signer_name}},</p>
<p>
  {{sender_name}} hat Ihnen ein Dokument zur Prüfung und Unterzeichnung gesendet.
  Bitte nutzen Sie den untenstehenden Link für den Zugriff.
</p>
<p>
  <a href="{{signing_link}}" style="background:#1a1a1a;color:#fff;padding:12px 24px;border-radius:4px;text-decoration:none;">
    Prüfen und unterzeichnen
  </a>
</p>
<p>Dieser Link läuft in {{expiration_hours}} Stunden ab.</p>
<p>— Ihr {{company_name}}-Team</p>

Ein Hinweis für Entwickler: Wenn der Textkörper Ihrer Vorlage {{signing_link}} nicht enthält, gibt die API beim Speichern eine Warnung aus. Der Speichervorgang ist dennoch erfolgreich, aber die Warnung soll den Fehler abfangen, bevor ein Unterzeichner eine E-Mail ohne Möglichkeit zum Zugriff auf sein Dokument erhält.

Vorlagen auf Unternehmens- und Arbeitsbereichsebene

Das Vorlagensystem verwendet eine dreistufige Hierarchie: Die Arbeitsbereichsvorlage hat Vorrang, gefolgt von der Unternehmensvorlage und schließlich dem integrierten Standard von Firma.dev. Dies bietet Ihnen zwei natürliche Integrationsmuster.

Festlegen eines unternehmensweiten Standards

Legen Sie Ihre Marken-Vorlage einmal auf Unternehmensebene fest, und sie gilt für jeden Arbeitsbereich, der keine eigene Überschreibung besitzt. Das Endpunktmuster aus dem API-Änderungsprotokoll:

PUT /company/email-templates/{email_type}
{
  "subject": "Bitte unterzeichnen: {{document_name}}",
  "body": "<p>Hallo {{signer_name}},</p><p>Bitte prüfen und unterzeichnen Sie über diesen Link: {{signing_link}}</p>"
}

PUT /company/email-templates/{email_type}
{
  "subject": "Bitte unterzeichnen: {{document_name}}",
  "body": "<p>Hallo {{signer_name}},</p><p>Bitte prüfen und unterzeichnen Sie über diesen Link: {{signing_link}}</p>"
}

PUT /company/email-templates/{email_type}
{
  "subject": "Bitte unterzeichnen: {{document_name}}",
  "body": "<p>Hallo {{signer_name}},</p><p>Bitte prüfen und unterzeichnen Sie über diesen Link: {{signing_link}}</p>"
}

Überschreiben pro Arbeitsbereich

Für Partner, die das Kunden-Arbeitsbereichsmodell von Firma.dev nutzen, kann jeder Arbeitsbereich eigene E-Mail-Vorlagen haben. Dieses curl-Beispiel stammt aus dem White-Labeling-Leitfaden:

curl -X PUT https://api.firma.dev/functions/v1/signing-request-api/workspace/{workspace_id}/email-templates/signing_invite \
  -H "Authorization: YOUR_API_KEY" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -d '{
    "subject": "Handlung erforderlich: Bitte unterzeichnen Sie {{document_name}}",
    "body": "<p>Hallo {{signer_name}},</p><p>{{sender_name}} hat Ihre Unterschrift für {{document_name}} angefordert.</p><p><a href=\"{{signing_link}}\">Jetzt unterzeichnen</a></p><p>— Ihr {{workspace_name}}-Team</p>"
  }'

curl -X PUT https://api.firma.dev/functions/v1/signing-request-api/workspace/{workspace_id}/email-templates/signing_invite \
  -H "Authorization: YOUR_API_KEY" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -d '{
    "subject": "Handlung erforderlich: Bitte unterzeichnen Sie {{document_name}}",
    "body": "<p>Hallo {{signer_name}},</p><p>{{sender_name}} hat Ihre Unterschrift für {{document_name}} angefordert.</p><p><a href=\"{{signing_link}}\">Jetzt unterzeichnen</a></p><p>— Ihr {{workspace_name}}-Team</p>"
  }'

curl -X PUT https://api.firma.dev/functions/v1/signing-request-api/workspace/{workspace_id}/email-templates/signing_invite \
  -H "Authorization: YOUR_API_KEY" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -d '{
    "subject": "Handlung erforderlich: Bitte unterzeichnen Sie {{document_name}}",
    "body": "<p>Hallo {{signer_name}},</p><p>{{sender_name}} hat Ihre Unterschrift für {{document_name}} angefordert.</p><p><a href=\"{{signing_link}}\">Jetzt unterzeichnen</a></p><p>— Ihr {{workspace_name}}-Team</p>"
  }'

Ein Arbeitsbereich, der Kunden in Deutschland bedient, könnte Vorlagen in deutscher Sprache mit dem spezifischen Branding dieses Kunden verwenden, während ein anderer Arbeitsbereich Ihre unternehmensweiten Standards nutzt.

Das Löschen einer Arbeitsbereichsvorlage setzt diesen Arbeitsbereich auf den Standard auf Unternehmensebene zurück. Das Löschen der Unternehmensvorlage führt auf den integrierten Standard von Firma.dev zurück. Die Fallback-Kette greift somit immer auf eine Vorlage zurück.

Vollständige API-Referenz

Der Endpunkt GET /email-templates/defaults/{language} ist als Ausgangspunkt besonders nützlich: Rufen Sie die integrierte Vorlage für Ihre Zielsprache ab, passen Sie sie an und speichern Sie sie zurück. Sie müssen E-Mail-Texte nicht von Grund auf neu verfassen.

Erste Schritte

Benutzerdefinierte E-Mail-Vorlagen sind ab API v1.8.0 ohne abwärtsinkompatible Änderungen verfügbar. Wenn Sie bereits integriert sind, können Sie noch heute mit dem Anpassen von E-Mails beginnen, ohne bestehende Logik für Signaturanfragen anrühren zu müssen.

Starten Sie kostenlos mit Firma.dev, keine Kreditkarte erforderlich. Alle Signaturanfragen kosten 0,049 € pro Umschlag, ohne monatliche Mindestumsätze.