Splendid Consulting Inc.
Wie eine Buchhaltungsfirma in Toronto von DocuSign zu BoldSign zu einem vollständig automatisierten Firma.dev-Workflow überging, der von einer Person ohne Programmierkenntnisse mithilfe von ChatGPT erstellt wurde.
Das Problem
Splendid Consulting ist ein familiengeführtes Buchhaltungsunternehmen in Toronto. Sie erstellen Steuererklärungen für Privatpersonen und Unternehmen sowie Buchführung, Lohnabrechnung und Bestandsverwaltung. Unterschriften spielen ständig eine Rolle: Steuervereinbarungen, Mandatsschreiben, die Routineunterlagen, die unterzeichnet und abgelegt werden müssen, bevor die Arbeit fortgesetzt werden kann.
Jahrelang nutzten sie DocuSign. Yavuz Mert, der vor ein paar Jahren ins Unternehmen kam und nach und nach die Leitung des Betriebs übernahm, stellte ziemlich schnell fest, dass die Kosten schwer zu rechtfertigen waren. Sie wechselten zu BoldSign, einem kanadischen Anbieter mit einem günstigeren monatlichen Abo. Der Preis war besser, aber das zugrunde liegende Problem war immer noch nicht gelöst.
Yavuz wollte den gesamten Prozess automatisieren. Wenn eine Aufgabe in ClickUp einen bestimmten Status erreichte, sollte das Dokument automatisch verschickt werden. Wenn der Kunde unterschrieb, sollte es ohne manuelles Eingreifen in Google Drive landen. Keine manuellen Sendungen, kein Hinterherlaufen, kein Einloggen in eine Weboberfläche, um den Status zu prüfen. BoldSign hatte eine API, aber die Preisgestaltung machte sie unbrauchbar: ungefähr 1 $ pro Unterschrift zusätzlich zum monatlichen Abo. Bei 200 Unterschriften im Monat in der Nebensaison sind das 230 kanadische Dollar, bevor das Volumen der Steuersaison anzieht.
Ich sagte, das ist lächerlich. Niemand benutzt das. Ich werde nicht so viel für eine Unterschrift bezahlen.
— Yavuz Mert, Splendid Consulting Inc.
Der Schalter
Yavuz ist kein Entwickler. Er hat Software Engineering studiert und interessiert sich für Automatisierung, aber er entwickelt Dinge mit KI-Tools, anstatt direkt Code zu schreiben. Nachdem er nach API-first-E-Signatur-Optionen gesucht und ChatGPT um Empfehlungen gebeten hatte, kam Firma.dev ins Spiel.
Die von ihm gebaute Integration ist absichtlich unkompliziert gehalten. Eine ClickUp-Automatisierung überwacht Aufgaben mit einem bestimmten Status. Wenn sie ausgelöst wird, ruft sie die Firma.dev API auf und sendet das Dokument an den Unterzeichner. Wenn das Dokument unterzeichnet ist, löst eine zweite Automatisierung aus und lädt es in den richtigen Ordner in Google Drive herunter. Der gesamte Ablauf läuft, ohne dass jemand bei Splendid eingreifen muss. Es hat etwa einen Tag gedauert, bis alles funktionierte, wobei die größte Hürde anfangs die Verwaltung der API-Schlüssel war. Danach lief die Integration im Grunde von selbst.
Als Nicht-Programmierer habe ich alles selbst aufgebaut. Mit KI hat es etwa einen Tag gedauert. Es war nicht sonderlich schwierig.
— Yavuz Mert, Splendid Consulting Inc.
Die Ergebnisse
Im Monat vor dem Gespräch versandte Yavuz über Firma.dev rund 200 Signaturen. Die Rechnung belief sich auf etwa $14 CAD. Gemäß der API-Preisgestaltung von BoldSign hätte dasselbe Volumen etwa $230 CAD gekostet. In der Hochsaison für Steuern, wenn das Volumen auf 500 oder 600 Signaturen pro Monat ansteigt, werden diese Einsparungen noch größer.
Abgesehen von den Kosten ist der größere Gewinn die operative Entlastung. Vor der Automatisierung verfolgte Yavuz' Schwester manuell jede Signaturanfrage: Ist sie rausgegangen, wurde sie unterschrieben, braucht es eine Nachverfolgung? Dieser Aufwand ist weg. Das System sendet, verfolgt und archiviert alles automatisch. Was Yavuz an Firma.dev's Ansatz besonders auffiel, war das API-first-Design selbst — kein Drag-and-drop-Vorlagen-Builder, den er nicht brauchte, sondern Koordinaten, Felder und eine saubere API, die ihm genau sagte, wo er Dinge platzieren sollte.
Die Automatisierung, weil wir im Moment eigentlich keinen Aufwand für Unterschriften betreiben. Davor hat meine Schwester sich darum gekümmert. Wenn wir es jetzt erhalten, ist es okay. Wenn nicht, können wir es einfach mit einem Klick erneut senden.
— Yavuz Mert, Splendid Consulting Inc.
Vergleich
DocuSign
Firma.dev
Monatliche Grundgebühr
C$30+
Ja (0,029 €/Umschlag)
Pro Signatur (API)
~$1 + monatliches Abo
0,029 € (~3 ct)
200 Unterschriften/Monat
ca. $230 CAD
~$9 CAD
