Cómo personalizar los correos electrónicos de su firma electrónica y los enlaces de firma

Si estás integrando firmas electrónicas en tu producto, probablemente no quieras que tus usuarios reciban correos electrónicos de un proveedor del que nunca han oído hablar. Cuando un cliente recibe una solicitud de firma, debería provenir de ti.

Firma.dev te ofrece dos opciones aquí. Puedes enviar correos electrónicos desde tu propio dominio para que todo parezca que proviene de tu empresa. O puedes desactivar los correos electrónicos de Firma.dev por completo y gestionar las notificaciones tú mismo a través de webhooks o tu propio sistema de correo electrónico.

Esta publicación cubre ambos enfoques.

Lo Que Queremos Decir con White-Labeling

White-labeling significa que tus usuarios interactúan con tu marca, no con la nuestra. Cuando reciben un correo electrónico pidiéndoles que firmen un documento, proviene de tu dominio de correo electrónico. Cuando firman, no ven una pantalla pidiéndoles que acepten los términos de Firma.dev.

Desde la perspectiva de tu usuario, la funcionalidad de firma electrónica es solo parte de tu producto. No saben ni les importa que Firma.dev esté detrás de todo.

Esto es especialmente importante para las plataformas SaaS, el software de recursos humanos, los productos de tecnología legal y cualquier aplicación donde las firmas electrónicas son una función más que el producto principal. Quieres que la experiencia se sienta nativa, no como un añadido.

Opción 1: Envía Correos Electrónicos Desde Tu Propio Dominio

Por defecto, Firma.dev envía correos electrónicos de solicitud de firma desde nuestro dominio. Si prefieres que provengan de tu empresa, puedes agregar tu propio dominio en el panel de control.

Dirígete a la configuración de dominio de tu espacio de trabajo, agrega tu dominio y verifícalo. Una vez hecho esto, todos los correos electrónicos relacionados con la firma (solicitudes, finalizaciones, recordatorios, cancelaciones) provendrán de notifications@yourdomain.com en lugar de Firma.dev.

Esta es una configuración a nivel de espacio de trabajo, por lo que si estás gestionando un producto multi-tenant, cada espacio de trabajo puede tener su propio dominio de correo electrónico personalizado. El Cliente A recibe correos electrónicos de notifications@customera.com, el Cliente B de notifications@customerb.com. Completamente aislados.

El contenido del correo electrónico permanece igual, pero el remitente es tu dominio. Tus usuarios ven una dirección familiar, lo que genera confianza y mantiene la experiencia coherente con tu marca.

Opción 2: Desactiva los Correos Electrónicos de Firma.dev Completamente

Si quieres tener control total sobre tu flujo de correos electrónicos, puedes desactivar los correos electrónicos transaccionales de Firma.dev y gestionarlo todo tú mismo.

Cuatro configuraciones controlan los correos electrónicos que enviamos:

• send_signing_email – la notificación inicial de "por favor firma este documento"

• send_finish_email – la confirmación de finalización cuando todos los firmantes han terminado

• send_expiration_email – el recordatorio cuando una solicitud está a punto de expirar

• send_cancellation_email – la notificación cuando una solicitud se cancela

Las cuatro están configuradas por defecto en true. Si configuras alguna de ellas en false, no enviaremos ese correo. Si configuras las cuatro en false, nos mantenemos completamente fuera de tu flujo de correo electrónico.

Puedes configurar estas opciones en varios lugares:

• A través de la API al crear una solicitud de firma

• En la pantalla de creación de plantillas en el panel de control

• En la pantalla de creación de solicitudes de firma en el panel de control

El patrón típico para los equipos que quieren control total es desactivar todos los correos electrónicos de Firma.dev y usar webhooks para activar los suyos propios. Cuando se envía una solicitud de firma, se recibe un evento de webhook. Cuando alguien firma, se recibe un evento. Cuando el documento se completa, se recibe un evento. Usas esos para enviar tus propios correos electrónicos desde tu propio sistema.

Esto te da control total sobre el texto, el diseño, la dirección del remitente y el tiempo. Tus correos electrónicos, tu marca, tus reglas.

Desactiva la Pantalla de Aceptación de Términos de Firma.dev

Por defecto, los firmantes deben aceptar los términos y condiciones de Firma.dev antes de poder firmar un documento. Esta es una breve pantalla de intermedio que aparece cuando abren el enlace para firmar.

Si deseas eliminar esta pantalla, hay una configuración de espacio de trabajo llamada "Requerir Aceptación de Términos." Desactívala, y los firmantes irán directamente al documento sin ver nuestros términos.

Nota sobre esto: si desactivas nuestra pantalla de términos, asumes la responsabilidad de informar a los firmantes sobre las implicaciones legales de su firma electrónica. Recomendamos tener tus propios términos y condiciones que cubran el consentimiento de firma electrónica. Esto te mantiene alineado con marcos como ESIGN, UETA y eIDAS sin depender de los nuestros.

Configuraciones a Nivel de Espacio de Trabajo para Productos Multi-Tenant

Si estás construyendo un producto SaaS donde cada uno de tus clientes necesita su propia experiencia con la marca, los espacios de trabajo te dan ese aislamiento.

Cada espacio de trabajo puede tener:

• Su propio dominio de correo electrónico personalizado

• Su propia configuración de aceptación de términos

• Sus propias plantillas y solicitudes de firma

• Su propia clave API

Así que el Cliente A puede tener correos electrónicos de su dominio con la pantalla de términos desactivada, mientras que el Cliente B usa un dominio diferente con la configuración predeterminada. Cada espacio de trabajo está completamente separado.

Consulta la página de características de espacios de trabajo de clientes para más información sobre la arquitectura multi-tenant.

Unirlo Todo

Aquí tienes un resumen rápido de tus opciones:

¿Quieres correos electrónicos personalizados con tu marca? Agrega tu dominio en la configuración del espacio de trabajo. Los correos electrónicos provienen de notifications@yourdomain.com.

¿Quieres enviar tus propios correos electrónicos? Desactiva las cuatro configuraciones de correo electrónico y usa webhooks para activar tus propias notificaciones.

¿Quieres eliminar la pantalla de términos de Firma.dev? Desactiva "Requerir Aceptación de Términos" en la configuración del espacio de trabajo y usa tus propios términos.

Puedes mezclar y combinar. Algunos equipos usan dominios personalizados pero mantienen las plantillas de correo electrónico de Firma.dev. Otros desactivan todo y gestionan todo el flujo ellos mismos. Es flexible.

Lo Que Está Por Venir

Estamos construyendo activamente más capacidades de white-label. Branding personalizado en la interfaz de usuario de firma, certificados de finalización con marca, y más. Esta publicación cubre lo que está disponible hoy. Cuando se lance el suite completo, publicaremos una guía integral en la documentación.

Concluyendo

Hacer white-labeling de tus correos electrónicos de firma electrónica mantiene la experiencia coherente con tu producto. Ya sea que quieras correos electrónicos de tu dominio o control total sobre el flujo de notificaciones, Firma.dev te ofrece las herramientas para hacerlo posible.

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