Cómo personalizar los correos electrónicos de su firma electrónica y los enlaces de firma

¿Quieres ver el panorama completo? Este artículo se centra en la personalización de correos electrónicos de marca y el control de notificaciones. Para obtener una descripción completa de todas las características de marca blanca, incluidos logotipos, temas de color, interfaces integradas y la jerarquía de configuración, consulta La guía completa de firmas electrónicas de marca blanca para SaaS.

Si vas a integrar firmas electrónicas en tu producto, probablemente no quieras que tus usuarios reciban correos electrónicos de un proveedor del que nunca han oído hablar. Cuando un cliente recibe una solicitud de firma, debe provenir de ti, parecerse a ti y sonar como tú.

Firma.dev te ofrece varias opciones en este sentido. Puedes enviar correos electrónicos desde tu propio dominio, personalizar la dirección del remitente, usar tus propias plantillas de correo electrónico o desactivar por completo los correos electrónicos de Firma.dev y gestionar las notificaciones tú mismo. Este artículo cubre todos estos enfoques.

Qué entendemos por marca blanca

Marca blanca significa que tus usuarios interactúan con tu marca, no con la nuestra. Cuando reciben un correo electrónico pidiéndoles que firmen un documento, este proviene de tu dominio de correo electrónico con tu imagen corporativa. Cuando firman, ven tu logotipo y tus colores. Desde la perspectiva de tu usuario, la funcionalidad de firma electrónica es simplemente una parte de tu producto.

Esto es de suma importancia para las plataformas SaaS, el software de recursos humanos, los productos de tecnología legal y cualquier aplicación donde las firmas electrónicas sean una característica y no el producto principal. Quieres que la experiencia se sienta nativa, no como algo añadido a posteriori.

Opción 1: Enviar correos electrónicos desde tu propio dominio

Por defecto, Firma.dev envía correos electrónicos de solicitud de firma desde nuestro dominio. Si prefieres que provengan de tu empresa, puedes configurar un dominio de correo electrónico personalizado a través de la API o en el panel de control.

El proceso de configuración se basa en la API y es muy sencillo:

1. Añade tu dominio utilizando el endpoint de dominios

2. Añade un registro TXT a tu DNS para verificar la propiedad

3. Verifica la propiedad a través de la API

4. Finaliza para recibir tus registros SPF, DKIM y DMARC

5. Añade esos registros DNS

6. Verifica el DNS a través de la API

Una vez verificado, todos los correos electrónicos relacionados con la firma (solicitudes, finalizaciones, recordatorios, cancelaciones) provendrán de tu dominio en lugar del de Firma.dev.

Esto funciona tanto a nivel de empresa como de espacio de trabajo. Si gestionas un producto multiinquilino, cada espacio de trabajo puede tener su propio dominio de correo electrónico personalizado. El Cliente A recibe correos electrónicos de documents@customera.com, el Cliente B recibe correos electrónicos de contracts@customerb.com. Totalmente aislados.

Opción 2: Personalizar la dirección del remitente

Más allá del dominio, puedes controlar exactamente cómo se ve la dirección del remitente. La dirección de correo electrónico se compone de tres elementos: el nombre del remitente, la parte local (la parte antes de la @) y el dominio.

Configura el campo email_local_part a nivel de empresa o de espacio de trabajo para cambiarlo del valor por defecto (support) a algo como noreply, signing o documents. Combinado con un dominio personalizado, tus correos electrónicos provendrán de algo como Jane Smith <noreply@sign.acmecorp.com> en lugar de Jane Smith <support@updates.firma.dev>.

Cada componente se resuelve a través de una cadena de contingencia. La configuración del espacio de trabajo tiene prioridad, luego la configuración de la empresa y, finalmente, los valores predeterminados de Firma.dev. A nivel de espacio de trabajo, establece cualquier valor en null para heredar de la empresa.

Reglas de validación para la parte local: de 1 a 64 caracteres, letras minúsculas, números, puntos, guiones bajos y guiones. Debe comenzar y terminar con una letra o un número. No se permiten valores reservados como postmaster y abuse.

Opción 3: Plantillas de correo electrónico personalizadas

Si quieres que tus correos electrónicos de firma coincidan con el tono de voz y el diseño de tu marca, puedes personalizar las plantillas que Firma.dev utiliza para cada correo electrónico que envía. Existen 11 tipos de correo electrónico personalizables que cubren todo el ciclo de vida de la firma:

• Invitaciones de firma

• Notificaciones para el siguiente firmante (para firma secuencial)

• Notificaciones de reenvío

• Recordatorios automáticos

• Avisos de vencimiento

• Avisos de cancelación

• Notificaciones de rechazo (a otros firmantes y al administrador)

• Confirmaciones de finalización

• Alertas de cambio de identidad del firmante

Cada plantilla tiene una línea de asunto y un cuerpo HTML personalizables. Puedes utilizar marcadores de posición dinámicos como {{signer_name}}, {{signing_link}}, {{company_logo}}, {{team_name}} y más para mantener los correos electrónicos personalizados.

Para empezar rápidamente, puedes recuperar las plantillas predeterminadas integradas de Firma.dev para cualquiera de los 9 idiomas admitidos y utilizarlas como punto de partida. Modifica el HTML, introduce los colores y textos de tu marca y configura la plantilla a nivel de empresa o de espacio de trabajo.

Las plantillas siguen la misma jerarquía en cascada que otros ajustes. Las plantillas de empresa proporcionan una base uniforme y las plantillas de espacio de trabajo las anulan donde sea necesario. Eliminar una plantilla en cualquier nivel hace que se recurra al siguiente nivel de la cadena.

Para obtener la lista completa de marcadores de posición y detalles de implementación, consulta la Guía de marca blanca.

Opción 4: Desactivar los correos electrónicos de Firma.dev por completo

Si quieres tener un control total sobre el flujo de tus correos electrónicos, puedes desactivar los correos electrónicos transaccionales de Firma.dev y gestionarlo todo tú mismo.

Cuatro ajustes controlan qué correos electrónicos enviamos:

• send_signing_email – la notificación inicial de "por favor, firma este documento"

• send_finish_email – la confirmación de finalización cuando todos los firmantes han terminado

• send_expiration_email – el recordatorio cuando una solicitud está a punto de vencer

• send_cancellation_email – la notificación cuando se cancela una solicitud

Los cuatro están configurados como true por defecto. Cambia cualquiera de ellos a false y no enviaremos ese correo electrónico. Configura los cuatro en false y nos mantendremos completamente al margen de tu flujo de correo electrónico.

Puedes configurar estos ajustes en varios lugares:

• A través de la API al crear una solicitud de firma

• En la pantalla de creación de plantillas en el panel de control

• En la pantalla de creación de solicitudes de firma en el panel de control

El patrón habitual para los equipos que desean un control total es desactivar todos los correos electrónicos de Firma.dev y utilizar webhooks para activar los suyos propios. Cuando se envía una solicitud de firma, recibes un evento de webhook. Cuando alguien firma, recibes un evento. Cuando el documento está completo, recibes un evento. Utilizas estos eventos para enviar tus propios correos electrónicos desde tu propio sistema.

Esto te otorga un control total sobre el texto, el diseño, la dirección del remitente y los tiempos. Tus correos, tu marca, tus reglas.

Desactivar la pantalla de aceptación de condiciones de Firma.dev

Por defecto, los firmantes tienen que aceptar los términos y condiciones de Firma.dev antes de poder firmar un documento. Se trata de una breve pantalla intermedia que aparece cuando abren el enlace de firma.

Si quieres eliminar esta pantalla, hay una configuración de espacio de trabajo llamada "Requerir aceptación de condiciones". Desactívala y los firmantes irán directamente al documento sin ver nuestras condiciones.

Una nota sobre esto: si desactivas nuestra pantalla de condiciones, asumes la responsabilidad de informar a los firmantes sobre las implicaciones legales de su firma electrónica. Recomendamos tener tus propios términos y condiciones que cubran el consentimiento de firma electrónica. Esto te permite alinearte con marcos como ESIGN, UETA y eIDAS sin depender de los nuestros.

Configuración a nivel de espacio de trabajo para productos multiinquilino

Si estás desarrollando un producto SaaS en el que cada uno de tus clientes necesita su propia experiencia de marca, los espacios de trabajo te proporcionan ese aislamiento.

Cada espacio de trabajo puede tener:

• Su propio dominio de correo electrónico personalizado

• Su propia dirección de remitente (parte local del correo electrónico)

• Sus propias plantillas de correo electrónico para los 11 tipos de correo

• Su propio logotipo y tema de color

• Su propia configuración de aceptación de condiciones

• Sus propias plantillas y solicitudes de firma

• Su propia clave API

De este modo, el Cliente A puede tener correos electrónicos desde su dominio con su logotipo y plantillas personalizadas, mientras que el Cliente B utiliza un dominio diferente con una imagen de marca distinta. Cada espacio de trabajo está completamente separado.

Visita la página de características de espacios de trabajo de clientes para obtener más información sobre la arquitectura multiinquilino.

Poniéndolo todo junto

Aquí tienes un resumen rápido de tus opciones:

¿Quieres correos electrónicos con tu marca rápidamente? Añade tu dominio y configura email_local_part. Los correos electrónicos provendrán de noreply@tudominio.com en unas pocas horas (principalmente debido a la propagación de DNS).

¿También quieres personalizar el contenido de los correos electrónicos? Personaliza las plantillas de correo electrónico con tu HTML, textos y marcadores de posición. Utiliza los valores predeterminados como punto de partida.

¿Quieres enviar tus propios correos electrónicos? Desactiva los cuatro ajustes de correo electrónico y utiliza webhooks para activar tus propias notificaciones a través de tu infraestructura existente.

¿Quieres eliminar la pantalla de condiciones de Firma.dev? Desactiva "Requerir aceptación de condiciones" en la configuración del espacio de trabajo y utiliza tus propias condiciones.

Puedes combinarlas como quieras. Algunos equipos utilizan dominios y plantillas personalizados dejando que Firma.dev gestione la entrega. Otros lo desactivan todo y se encargan de todo el flujo ellos mismos. Es flexible.

Para ver el panorama completo de la marca blanca, incluida la personalización visual (logotipos, colores), interfaces integradas y la jerarquía de configuración completa, consulta La guía completa de firmas electrónicas de marca blanca para SaaS.

Conclusión

Ofrecer una marca blanca en tus correos electrónicos de firma electrónica mantiene la coherencia de la experiencia con tu producto. Tanto si quieres correos electrónicos desde tu dominio, plantillas personalizadas con tu marca o un control total sobre el flujo de notificaciones, Firma.dev te ofrece las herramientas para hacerlo realidad. Y todas estas funciones están incluidas en todos los niveles de precios, a partir de 0,049 € por sobre (~5 centavos de dólar).

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