Cómo personalizar los correos electrónicos de su firma electrónica y los enlaces de firma

¿Quieres ver el panorama completo? Este artículo se centra en la personalización de correos electrónicos y el control de notificaciones. Para obtener una descripción general completa de todas las funciones de marca blanca, incluidos los logotipos, la tematización de colores, las interfaces incrustadas y la jerarquía de configuraciones, consulta The Complete Guide to White-Label E-Signatures for SaaS.

Si estás incrustando firmas electrónicas en tu producto, probablemente no quieras que tus usuarios reciban correos de un proveedor del que nunca han oído hablar. Cuando un cliente recibe una solicitud de firma, esta debe provenir de ti, tener tu apariencia y sonar como tú.

Firma.dev te ofrece varias opciones en este aspecto. Puedes enviar correos desde tu propio dominio, personalizar la dirección del remitente, utilizar tus propias plantillas de correo o desactivar por completo los correos de Firma.dev y gestionar las notificaciones tú mismo. Este artículo cubre todos estos enfoques.

Qué entendemos por marca blanca

Marca blanca significa que tus usuarios interactúan con tu marca, no con la nuestra. Cuando reciben un correo electrónico pidiéndoles que firmen un documento, este proviene de tu dominio de correo con tu imagen de marca. Cuando firman, ven tu logotipo y tus colores. Desde la perspectiva de tu usuario, la funcionalidad de firma electrónica es simplemente una parte de tu producto.

Esto es de suma importancia para plataformas SaaS, software de recursos humanos, productos tecnológicos legales y cualquier aplicación donde las firmas electrónicas sean una característica más que el producto principal. Quieres que la experiencia se sienta nativa, no como un parche añadido.

Opción 1: Enviar correos desde tu propio dominio

Por defecto, Firma.dev envía los correos de solicitud de firma desde nuestro dominio. Si prefieres que provengan de tu empresa, puedes configurar un dominio de correo personalizado a través de la API o en el panel de control.

El proceso de configuración se realiza mediante la API y es sencillo:

1. Añade tu dominio utilizando el endpoint de dominios

2. Añade un registro TXT a tus DNS para la verificación de propiedad

3. Verifica la propiedad a través de la API

4. Finaliza para recibir tus registros SPF, DKIM y DMARC

5. Añade esos registros DNS

6. Verifica los DNS a través de la API

Una vez verificado, todos los correos relacionados con la firma (solicitudes, finalizaciones, recordatorios, cancelaciones) provendrán de tu dominio en lugar del de Firma.dev.

Esto funciona tanto a nivel de empresa como de espacio de trabajo. Si gestionas un producto multiinquilino, cada espacio de trabajo puede tener su propio dominio de correo personalizado. El cliente A recibe correos desde documents@customera.com, el cliente B recibe correos desde contracts@customerb.com. Totalmente aislado.

Opción 2: Personalizar la dirección del remitente

Más allá del dominio, puedes controlar exactamente cómo se ve la dirección del remitente. La dirección de correo electrónico se compone de tres elementos: el nombre del remitente, la parte local (lo que va antes de la @) y el dominio.

Configura el parámetro email_local_part a nivel de empresa o de espacio de trabajo para cambiarlo del valor por defecto (support) a algo como noreply, signing o documents. Combinado con un dominio personalizado, tus correos provendrán de algo como Jane Smith <noreply@sign.acmecorp.com> en lugar de Jane Smith <support@updates.firma.dev>.

Cada componente se resuelve a través de una cadena de contingencia. La configuración del espacio de trabajo tiene prioridad, luego la configuración de la empresa y, por último, los valores por defecto de Firma.dev. A nivel de espacio de trabajo, establece cualquier valor en null para heredar la configuración de la empresa.

Reglas de validación para la parte local: de 1 a 64 caracteres, letras minúsculas, números, puntos, guiones bajos y guiones. Debe empezar y terminar con una letra o un número. No se permiten valores reservados como postmaster y abuse.

Opción 3: Plantillas de correo personalizadas

Si quieres que tus correos de firma coincidan con el tono de voz y el diseño de tu marca, puedes personalizar las plantillas que Firma.dev utiliza para cada correo que envía. Existen 11 tipos de correo personalizables que cubren todo el ciclo de vida de la firma:

• Invitaciones de firma

• Notificaciones para el siguiente firmante (para firmas secuenciales)

• Notificaciones de reenvío

• Recordatorios automáticos

• Avisos de vencimiento

• Avisos de cancelación

• Notificaciones de rechazo (a otros firmantes y al administrador)

• Confirmaciones de finalización

• Alertas de cambio de identidad del firmante

Cada plantilla tiene una línea de asunto y un cuerpo HTML personalizables. Puedes utilizar marcadores de posición dinámicos como {{signer_name}}, {{signing_link}}, {{company_logo}}, {{team_name}} y más para mantener los correos personalizados.

Para empezar rápidamente, puedes recuperar las plantillas por defecto integradas de Firma.dev para cualquiera de los 9 idiomas admitidos y utilizarlas como punto de partida. Modifica el HTML, introduce tus colores de marca y textos, y configura la plantilla a nivel de empresa o de espacio de trabajo.

Las plantillas siguen la misma jerarquía en cascada que otras configuraciones. Las plantillas de empresa proporcionan una base uniforme y las plantillas de espacio de trabajo las anulan donde sea necesario. Si eliminas una plantilla en cualquier nivel, se recurrirá al siguiente nivel de la cadena.

Para ver la lista completa de marcadores de posición y detalles de implementación, consulta la White Labeling Guide.

Opción 4: Desactivar por completo los correos de Firma.dev

Si quieres tener un control absoluto sobre el flujo de tus correos electrónicos, puedes desactivar los correos transaccionales de Firma.dev y encargarte de todo tú mismo.

Cuatro configuraciones controlan qué correos enviamos:

• send_signing_email: la notificación inicial de "por favor, firma este documento"

• send_finish_email: la confirmación de finalización cuando todos los firmantes han terminado

• send_expiration_email: el recordatorio cuando una solicitud está a punto de vencer

• send_cancellation_email: la notificación cuando se cancela una solicitud

Los cuatro tienen el valor true por defecto. Configura cualquiera de ellos en false y no enviaremos ese correo. Configura los cuatro en false y nos mantendremos completamente al margen de tu flujo de correos.

Puedes configurar estas opciones en algunos lugares:

• A través de la API al crear una solicitud de firma

• En la pantalla de creación de plantillas en el panel de control

• En la pantalla de creación de solicitudes de firma en el panel de control

El patrón habitual para los equipos que desean un control total es desactivar todos los correos de Firma.dev y utilizar webhooks para activar los suyos propios. Cuando se envía una solicitud de firma, recibes un evento de webhook. Cuando alguien firma, recibes un evento. Cuando el documento está completo, recibes un evento. Utilizas estos eventos para enviar tus propios correos desde tu propio sistema.

Esto te otorga un control total sobre el texto, el diseño, la dirección del remitente y los tiempos. Tus correos, tu marca, tus reglas.

Desactivar la pantalla de aceptación de condiciones de Firma.dev

Por defecto, los firmantes tienen que aceptar los términos y condiciones de Firma.dev antes de poder firmar un documento. Esta es una breve pantalla intermedia que aparece cuando abren el enlace de firma.

Si quieres eliminar esta pantalla, hay una configuración de espacio de trabajo llamada "Require Terms Acceptance". Desactívala y los firmantes irán directamente al documento sin ver nuestras condiciones.

Una nota sobre esto: si desactivas nuestra pantalla de condiciones, asumes la responsabilidad de informar a los firmantes sobre las implicaciones legales de su firma electrónica. Recomendamos tener tus propios términos y condiciones que cubran el consentimiento de firma electrónica. Esto te mantiene alineado con marcos como ESIGN, UETA y eIDAS sin depender de los nuestros.

Configuración a nivel de espacio de trabajo para productos multiinquilino

Si estás desarrollando un producto SaaS donde cada uno de tus clientes necesita su propia experiencia de marca, los workspaces te proporcionan ese aislamiento.

Cada espacio de trabajo puede tener:

• Su propio dominio de correo electrónico personalizado

• Su propia dirección de remitente (parte local del correo)

• Sus propias plantillas de correo para los 11 tipos de correo electrónico

• Su propio logotipo y tema de color

• Su propia configuración de aceptación de condiciones

• Sus propias plantillas y solicitudes de firma

• Su propia clave API

De esta forma, el cliente A puede tener correos desde su dominio con su logotipo y plantillas personalizadas, mientras que el cliente B utiliza un dominio diferente con una imagen de marca distinta. Cada espacio de trabajo es completamente independiente.

Consulta la página de características de los espacios de trabajo de clientes para obtener más información sobre la arquitectura multiinquilino.

Poniéndolo todo junto

Aquí tienes un resumen rápido de tus opciones:

¿Quieres correos con tu marca rápidamente? Añade tu dominio y configura email_local_part. Los correos provendrán de noreply@tudominio.com en unas pocas horas (principalmente por la propagación de DNS).

¿También quieres personalizar el contenido de los correos? Personaliza las plantillas de correo con tu HTML, textos y marcadores de posición. Utiliza los valores por defecto como punto de partida.

¿Quieres enviar tus propios correos electrónicos? Desactiva las cuatro configuraciones de correo y utiliza webhooks para activar tus propias notificaciones a través de tu infraestructura existente.

¿Quieres eliminar la pantalla de condiciones de Firma.dev? Desactiva "Require Terms Acceptance" en la configuración del espacio de trabajo y utiliza tus propias condiciones.

Puedes combinarlas como quieras. Algunos equipos utilizan dominios y plantillas personalizadas mientras Firma.dev se encarga de la entrega. Otros desactivan todo y gestionan todo el flujo por su cuenta. Es muy flexible.

Para obtener una visión completa de la personalización de marca blanca, incluida la identidad visual (logotipos, colores), las interfaces incrustadas y la jerarquía completa de configuraciones, consulta The Complete Guide to White-Label E-Signatures for SaaS.

Resumen

Personalizar con marca blanca tus correos de firma electrónica mantiene la experiencia en consonancia con tu producto. Tanto si quieres correos desde tu propio dominio, plantillas personalizadas con tu marca o un control total sobre el flujo de notificaciones, Firma.dev te ofrece las herramientas para hacerlo realidad. Y todas estas funciones están incluidas en todos los niveles de precios, a partir de 0,049 € por sobre (~5 centavos de USD).

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