Cómo personalizar los correos electrónicos de su firma electrónica y los enlaces de firma

¿Quieres ver el panorama completo? Este artículo se centra en la personalización de marca del correo electrónico y el control de notificaciones. Para obtener una descripción general completa de todas las funciones de marca blanca, incluidos logotipos, temas de color, interfaces integradas y la jerarquía de configuración, consulta La guía completa de firmas electrónicas de marca blanca para SaaS.

Si vas a integrar firmas electrónicas en tu producto, es probable que no quieras que tus usuarios reciban correos electrónicos de un proveedor del que nunca han oído hablar. Cuando un cliente recibe una solicitud de firma, esta debe provenir de ti, parecer tuya e identificarse con tu estilo.

Firma.dev te ofrece varias opciones al respecto. Puedes enviar correos electrónicos desde tu propio dominio, personalizar la dirección del remitente, usar tus propias plantillas de correo electrónico o desactivar por completo los correos electrónicos de Firma.dev y gestionar las notificaciones tú mismo. Este artículo abarca todos estos enfoques.

Qué entendemos por marca blanca

Marca blanca significa que tus usuarios interactúan con tu marca, no con la nuestra. Cuando reciben un correo electrónico solicitándoles que firmen un documento, este proviene de tu dominio de correo electrónico con tu imagen corporativa. Cuando firman, ven tu logotipo y tus colores. Desde la perspectiva de tu usuario, la funcionalidad de firma electrónica es simplemente una parte de tu producto.

Esto es de suma importancia para las plataformas SaaS, el software de recursos humanos, los productos de tecnología legal y cualquier aplicación donde las firmas electrónicas sean una característica más que el producto principal. Seguramente querrás que la experiencia se sienta nativa, no añadida de forma artificial.

Opción 1: Enviar correos electrónicos desde tu propio dominio

Por defecto, Firma.dev envía los correos electrónicos de solicitud de firma desde nuestro dominio. Si prefieres que provengan de tu empresa, puedes configurar un dominio de correo electrónico personalizado a través de la API o en el panel de control.

El proceso de configuración se realiza mediante API y es sencillo:

1. Añade tu dominio utilizando el endpoint de dominios.

2. Añade un registro TXT a tu DNS para la verificación de la propiedad.

3. Verifica la propiedad a través de la API.

4. Finaliza para recibir tus registros SPF, DKIM y DMARC.

5. Añade esos registros DNS.

6. Verifica los DNS a través de la API.

Una vez verificado, todos los correos electrónicos relacionados con la firma (solicitudes, finalizaciones, recordatorios, cancelaciones) provendrán de tu dominio en lugar del de Firma.dev.

Esto funciona tanto a nivel de empresa como de espacio de trabajo. Si gestionas un producto multiinquilino, cada espacio de trabajo puede tener su propio dominio de correo electrónico personalizado. El Cliente A recibe correos electrónicos desde documents@customera.com, el Cliente B desde contracts@customerb.com. Totalmente aislados.

Opción 2: Personalizar la dirección del remitente

Más allá del dominio, puedes controlar exactamente cómo se ve la dirección del remitente. La dirección de correo electrónico se compone de tres elementos: el nombre del remitente, la parte local (la parte anterior a la @) y el dominio.

Configura la email_local_part a nivel de empresa o de espacio de trabajo para cambiarla de la predeterminada (support) a algo como noreply, signing o documents. En combinación con un dominio personalizado, tus correos electrónicos provendrán de algo como Jane Smith <noreply@sign.acmecorp.com> en lugar de Jane Smith <support@updates.firma.dev>.

Cada componente se resuelve a través de una cadena de alternativas. La configuración de espacio de trabajo tiene prioridad, luego la configuración de empresa y, por último, los valores predeterminados de Firma.dev. En el nivel de espacio de trabajo, configura cualquier valor como null para heredar de la empresa.

Reglas de validación para la parte local: 1-64 caracteres, letras minúsculas, números, puntos, guiones bajos y guiones. Debe empezar y terminar con una letra o número. No se permiten valores reservados como postmaster y abuse.

Opción 3: Plantillas de correo electrónico personalizadas

Si quieres que tus correos electrónicos de firma coincidan con el tono de voz y el diseño de tu marca, puedes personalizar las plantillas que utiliza Firma.dev para cada correo que envía. Hay 11 tipos de correos electrónicos personalizables que cubren todo el ciclo de vida de la firma:

• Invitaciones de firma

• Notificaciones para el siguiente firmante (para firmas secuenciales)

• Notificaciones de reenvío

• Recordatorios automáticos

• Avisos de vencimiento

• Avisos de cancelación

• Notificaciones de declinación (a otros firmantes y al administrador)

• Confirmaciones de finalización

• Alertas de cambio de identidad del firmante

Cada plantilla tiene una línea de asunto y un cuerpo HTML personalizables. Puedes usar marcadores dinámicos como {{signer_name}}, {{signing_link}}, {{company_logo}}, {{team_name}} y otros más para mantener los correos electrónicos personalizados.

Para empezar rápidamente, puedes recuperar las plantillas predeterminadas integradas de Firma.dev para cualquiera de los 9 idiomas admitidos y utilizarlas como punto de partida. Modifica el HTML, introduce los colores y textos de tu marca y configura la plantilla a nivel de empresa o de espacio de trabajo.

Las plantillas siguen la misma jerarquía en cascada que el resto de las configuraciones. Las plantillas de empresa proporcionan una base coherente y las plantillas de espacio de trabajo las anulan cuando es necesario. Eliminar una plantilla en cualquier nivel hace que se recurra al siguiente nivel de la cadena.

Para obtener la lista completa de marcadores de posición y detalles de implementación, consulta la Guía de marca blanca.

Opción 4: Desactivar por completo los correos electrónicos de Firma.dev

Si quieres tener un control absoluto sobre el flujo de tus correos electrónicos, puedes desactivar los correos transaccionales de Firma.dev y gestionarlo todo tú mismo.

Cuatro configuraciones controlan qué correos electrónicos enviamos:

• send_signing_email: la notificación inicial de "por favor, firma este documento"

• send_finish_email: la confirmación de finalización cuando todos los firmantes han terminado

• send_expiration_email: el recordatorio cuando una solicitud está a punto de vencer

• send_cancellation_email: la notificación cuando se cancela una solicitud

Los cuatro están configurados por defecto como true. Configura cualquiera de ellos como false y no enviaremos ese correo electrónico. Configura los cuatro como false y quedaremos totalmente fuera de tu flujo de correo electrónico.

Puedes configurar estos valores en varios lugares:

• A través de la API al crear una solicitud de firma

• En la pantalla de creación de plantillas del panel de control

• En la pantalla de creación de solicitudes de firma del panel de control

El patrón típico para los equipos que quieren un control total es desactivar todos los correos electrónicos de Firma.dev y usar webhooks para activar los suyos propios. Cuando se envía una solicitud de firma, recibes un evento de webhook. Cuando alguien firma, recibes un evento. Cuando se completa el documento, recibes un evento. Utilizas esos eventos para enviar tus propios correos electrónicos desde tu sistema.

Esto te da un control completo sobre el copy, el diseño, la dirección del remitente y los tiempos. Tus correos, tu marca, tus reglas.

Desactivar la pantalla de aceptación de condiciones de Firma.dev

Por defecto, los firmantes tienen que aceptar los términos y condiciones de Firma.dev antes de poder firmar un documento. Se trata de una breve pantalla intermedia que aparece al abrir el enlace de firma.

Si quieres eliminar esta pantalla, hay una configuración del espacio de trabajo llamada "Requerir aceptación de condiciones". Desactívala y los firmantes irán directamente al documento sin ver nuestras condiciones.

Una advertencia sobre esto: si desactivas nuestra pantalla de condiciones, asumes la responsabilidad de informar a los firmantes sobre las implicaciones legales de su firma electrónica. Recomendamos tener tus propios términos y condiciones que cubran el consentimiento de firma electrónica. Esto te mantiene alineado con marcos como ESIGN, UETA y eIDAS sin depender de los nuestros.

Configuración a nivel de espacio de trabajo para productos multiinquilino

Si estás creando un producto SaaS donde cada uno de tus clientes necesita su propia experiencia de marca, los espacios de trabajo te ofrecen este aislamiento.

Cada espacio de trabajo puede tener:

• Su propio dominio de correo electrónico personalizado

• Su propia dirección de remitente (parte local de correo electrónico)

• Sus propias plantillas de correo electrónico para los 11 tipos de correo electrónico

• Su propio logotipo y tema de color

• Su propia configuración de aceptación de condiciones

• Sus propias plantillas y solicitudes de firma

• Su propia clave API

De modo que el Cliente A puede recibir correos electrónicos desde su dominio con su logotipo y plantillas personalizadas, mientras que el Cliente B utiliza un dominio diferente con una marca diferente. Cada espacio de trabajo es completamente independiente.

Visita la página de características de los espacios de trabajo de clientes para obtener más información sobre la arquitectura multiinquilino.

Poniéndolo todo en práctica

A continuación, te ofrecemos un resumen rápido de tus opciones:

¿Quieres correos electrónicos de marca rápidamente? Añade tu dominio y configura email_local_part. Los correos electrónicos provendrán de noreply@tudominio.com en unas pocas horas (principalmente debido a la propagación DNS).

¿Quieres también contenido de correo de marca? Personaliza las plantillas de correo electrónico con tu HTML, textos y marcadores de posición. Usa los valores predeterminados como punto de partida.

¿Quieres enviar tus propios correos electrónicos? Desactiva los cuatro ajustes de correo electrónico y usa webhooks para activar tus propias notificaciones a través de tu infraestructura existente.

¿Quieres eliminar la pantalla de condiciones de Firma.dev? Desactiva "Requerir aceptación de condiciones" en la configuración del espacio de trabajo y utiliza tus propias condiciones.

Puedes combinar las opciones a tu gusto. Algunos equipos utilizan dominios y plantillas personalizados, delegando la entrega en Firma.dev. Otros lo desactivan todo y gestionan ellos mismos todo el flujo. Es muy flexible.

Para obtener una visión completa de la marca blanca, incluida la imagen corporativa visual (logotipos, colores), las interfaces integradas y la jerarquía de configuración completa, consulta La guía completa de firmas electrónicas de marca blanca para SaaS.

Resumen

Ofrecer una marca blanca en tus correos electrónicos de firma electrónica garantiza que la experiencia sea coherente con tu producto. Tanto si quieres correos electrónicos desde tu dominio, plantillas personalizadas con tu marca o un control total sobre el flujo de notificaciones, Firma.dev te ofrece las herramientas para hacerlo posible. Y todas estas funciones están disponibles en todos los planes de precios, a partir de 0,029 € por sobre (aprox. 3 centavos de USD).

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