Le cadre de la signature électronique en Allemagne repose sur deux piliers : le règlement européen eIDAS (n° 910/2014) et le Code civil allemand (Bürgerliches Gesetzbuch, BGB), mis en œuvre au niveau national par la loi sur les services de confiance (Vertrauensdienstegesetz, VDG), en vigueur depuis juillet 2017.

L'eIDAS établit trois niveaux de signature électronique reconnus dans toute l'UE. Les signatures électroniques simples (SES) constituent la base : toutes données sous forme électronique associées logiquement à d'autres données et utilisées par le signataire pour signer. Les signatures électroniques avancées (AES) ajoutent des exigences plus strictes, notamment un lien unique avec le signataire, une création à l'aide de données sous son contrôle exclusif et une preuve d'inviolabilité qui révèle toute modification ultérieure des données signées. Les signatures électroniques qualifiées (QES) nécessitent un certificat qualifié délivré par un prestataire de services de confiance supervisé par la Bundesnetzagentur (Agence fédérale des réseaux), l'organisme national allemand de surveillance des QTSP.

En vertu du droit civil allemand, l'article 126 du BGB définit la forme écrite traditionnelle (Schriftform) comme exigeant une signature manuscrite ou, conformément à l'article 126a du BGB, une signature électronique qualifiée comme son équivalent électronique. Aucun niveau de signature inférieur ne satisfait à la Schriftform. Lorsque la loi allemande n'exige pas expressément la Schriftform, les parties sont généralement libres de contracter sous la forme de leur choix, un principe connu sous le nom de Formfreiheit, et c'est là que les SES et AES s'appliquent sans problème.

Le changement récent le plus important est la quatrième loi de simplification administrative (Viertes Bürokratieentlastungsgesetz, BEG IV), en vigueur depuis le 1er janvier 2025. La BEG IV a remplacé l'exigence de Schriftform par l'exigence plus souple de Textform (article 126b du BGB) pour les contrats de bail commercial et une grande partie des documents relatifs à l'emploi, y compris les contrats de détachement de personnel. La Textform exige seulement une déclaration lisible et attribuable sur un support durable, techniquement sans aucune signature requise, bien qu'une SES ou AES claire renforce considérablement la valeur probante. Cela a transformé une vaste catégorie de documents commerciaux auparavant réservés à la QES en documents que les flux de travail SES/AES de Firma.dev peuvent entièrement prendre en charge.

Une liste restreinte et bien définie d'exceptions requiert toujours une QES ou une signature manuscrite. Les notifications de licenciement et les accords de rupture de contrat de travail (article 623 du BGB) excluent explicitement toute forme électronique ; même une QES ne suffit pas, et seule une signature manuscrite à l'encre fonctionne. Les contrats de crédit à la consommation (article 492 du BGB) exigent la Schriftform, qui ne peut être satisfaite que par une QES. Les déclarations de cautionnement par des non-commerçants (article 766 du BGB) et les reconnaissances de dette abstraites (articles 780-781 du BGB) exigent également la Schriftform. Les transferts immobiliers et la plupart des résolutions d'entreprise nécessitent une notarisation en vertu de la Beurkundungsgesetz (loi sur la notarisation), où le notaire, et non les parties signataires, applique la signature qualifiée correspondante. L'Allemagne déploie la notarisation en ligne par vidéoconférence pour les créations de GmbH depuis août 2022, et la certification électronique sur site plus large devrait devenir la pratique courante vers 2026.

Pour les cas d'usage standard du SaaS B2B, les licences de logiciels, les contrats d'abonnement, les accords-cadres de services (MSA), les accords de confidentialité (NDA), les contrats de fournisseurs et, depuis la BEG IV, la plupart des baux commerciaux et des documents d'embauche à l'exclusion des licenciements, les SES et AES couvrent la très grande majorité de ce que les entreprises allemandes ont besoin de signer.