Le cadre polonais de la signature électronique repose sur deux piliers : le règlement européen eIDAS (n° 910/2014) et le Code civil polonais (Kodeks cywilny), mis en œuvre au niveau national par la loi du 5 septembre 2016 sur les services de confiance et l'identification électronique (Ustawa o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej), qui a remplacé l'ancienne loi polonaise sur la signature électronique antérieure à l'eIDAS.

L'eIDAS établit trois niveaux de signature électronique reconnus dans toute l'UE. Les signatures électroniques simples (SES) constituent la base : toutes données sous forme électronique associées logiquement à d'autres données et utilisées par le signataire pour signer. Les signatures électroniques avancées (AES) ajoutent des exigences plus strictes, notamment un lien unique avec le signataire, une création à l'aide de données sous son contrôle exclusif et une preuve d'inviolabilité qui révèle toute modification ultérieure des données signées. Les signatures électroniques qualifiées (QES) nécessitent un certificat qualifié délivré par un prestataire de services de confiance figurant sur la liste de confiance nationale de la Pologne, enregistré auprès du Centre national de certification (NCCert, géré par la Banque nationale de Pologne) et supervisé par le ministère des Affaires numériques (Ministerstwo Cyfryzacji).

Le droit civil polonais superpose sa propre hiérarchie de formes à ces niveaux eIDAS. L'article 60 du Code civil permet aux parties d'exprimer leur intention sous n'importe quelle forme, y compris par voie électronique, à moins qu'une loi ou les parties elles-mêmes n'en disposent spécifiquement autrement, de sorte que la plupart des contrats commerciaux ne comportent aucune exigence de forme. Lorsqu'une loi exige la forma pisemna (forme écrite), l'article 78¹ définit la forma elektroniczna (forme électronique) comme son équivalent électronique, satisfait uniquement par une signature électronique qualifiée. Les SES et AES ne sont pas équivalentes à la forme écrite, mais produisent tout de même une forma dokumentowa (forme documentaire) valide en vertu des articles 772-773, un niveau inférieur introduit lors de la même réforme de 2016 et suffisant pour toute déclaration dont l'auteur peut être identifié à partir d'un support durable, ce qui couvre l'immense majorité des transactions commerciales ordinaires.

Le développement récent le plus important est la plateforme de contractualisation électronique praca.gov.pl, lancée le 7 janvier 2026 pour les petits employeurs et étendue à tous les employeurs et salariés le 19 juin 2026. Au sein de la plateforme, les employeurs peuvent conclure électroniquement des contrats de travail, des accords de non-concurrence, des accords de formation, des accords de responsabilité matérielle conjointe et des accords de volontariat, à l'aide d'une signature qualifiée, personnelle ou de confiance ; les signatures personnelles et de confiance ont le même effet juridique qu'une signature manuscrite, mais uniquement pour les documents conclus au sein du système, en utilisant ses modèles fixes. Ce système se situe en dehors de toute API de signature électronique tierce, y compris Firma.dev ; il s'agit d'un canal direct entre le gouvernement et l'employeur, et non d'un type de signature auquel une plateforme SaaS peut se connecter.

Une liste spécifique de documents requiert toujours une QES ou une forme plus contraignante. Les contrats de travail conclus en dehors du système praca.gov.pl nécessitent l'équivalent de la forme écrite en vertu de l'article 29 du Kodeks pracy, ce qui ne peut être réalisé par voie électronique que par une QES. Les contrats de cession de droits d'auteur et de propriété intellectuelle requièrent également une QES, en vertu de l'article 53 de la loi sur le droit d'auteur et les droits connexes ; une cession effectuée sans QES ou signature manuscrite est nulle. Les contrats de crédit à la consommation et les déclarations de cautionnement de non-commerçants requièrent également la forme écrite. Les contrats de vente et de transfert de biens immobiliers, ainsi que tout document créant un droit d'inscription au registre foncier et des hypothèques, requièrent un acte notarié en vertu de l'article 158 du Code civil, où le notaire, plutôt que les parties signataires, applique la signature qualifiée correspondante. Les testaments et autres documents de succession, y compris les accords de partage d'une succession ou de renonciation à des droits de succession, requièrent la forme manuscrite ou notariée en vertu des articles 949-950 et 1037-1052.

Les baux immobiliers d'une durée supérieure à un an relèvent d'une catégorie différente : l'article 660 exige la forme écrite, mais son omission n'annule pas le bail. Il se transforme en un contrat à durée indéterminée, supprimant la date de fin fixe, ce qui constitue un risque pratique réel mais surmontable plutôt qu'un blocage absolu.

Pour le cas d'usage standard du SaaS B2B, les licences de logiciels, les contrats d'abonnement, les contrats-cadres de services (MSA), les accords de confidentialité (NDA), les contrats de fournisseurs et la plupart des documents RH accessoires autres que le contrat de travail lui-même, les SES et AES couvrent ce que les entreprises polonaises ont besoin de signer au quotidien.