Como Personalizar os Seus Emails de Assinatura Eletrónica e Links de Assinatura

Se está a integrar assinaturas eletrônicas no seu produto, provavelmente não quer que os seus utilizadores recebam emails de um fornecedor de que nunca ouviram falar. Quando um cliente recebe um pedido de assinatura, deve vir de si.

A Firma.dev oferece-lhe duas opções aqui. Pode enviar emails do seu próprio domínio para que tudo pareça vir da sua empresa. Ou pode desligar os emails da Firma.dev completamente e gerir as notificações você mesmo através de webhooks ou do seu próprio sistema de email.

Este artigo aborda ambas as abordagens.

O que Entendemos por Rotulagem Branca

Rotulagem branca significa que os seus utilizadores interagem com a sua marca, não com a nossa. Quando recebem um email a pedir para assinar um documento, vem do seu domínio de email. Quando assinam, não veem um ecrã a pedir para aceitarem os termos da Firma.dev.

Do ponto de vista do seu utilizador, a funcionalidade de assinatura eletrônica é apenas parte do seu produto. Eles não sabem ou se importam que a Firma.dev está a alimentá-lo nos bastidores.

Isto é mais importante para plataformas SaaS, software de RH, produtos de tecnologias jurídicas e qualquer aplicação onde as assinaturas eletrônicas são uma funcionalidade em vez do produto principal. Quer que a experiência seja nativa, não anexada.

Opção 1: Enviar Emails do Seu Próprio Domínio

Por padrão, a Firma.dev envia emails de pedido de assinatura do nosso domínio. Se preferir que venham da sua empresa, pode adicionar o seu próprio domínio no painel de controle.

Vá até às configurações de domínio do seu espaço de trabalho, adicione o seu domínio e verifique-o. Assim que isso estiver feito, todos os emails relacionados com assinatura (pedidos, conclusões, lembretes, cancelamentos) virão de notifications@yourdomain.com em vez da Firma.dev.

Esta é uma configuração ao nível do espaço de trabalho, então se estiver a correr um produto multi-locatário, cada espaço de trabalho pode ter o seu próprio domínio de email personalizado. O Cliente A recebe emails de notifications@customera.com, o Cliente B recebe emails de notifications@customerb.com. Completamente isolado.

O conteúdo do email permanece o mesmo, mas o remetente é o seu domínio. Os seus utilizadores vêem um endereço familiar, que constrói confiança e mantém a experiência consistente com a sua marca.

Opção 2: Desligar os Emails da Firma.dev Completamente

Se deseja ter controlo total sobre o seu fluxo de emails, pode desligar os emails transacionais da Firma.dev e gerir tudo por si mesmo.

Quatro configurações controlam quais os emails que enviamos:

• send_signing_email – a notificação inicial "por favor assine este documento"

• send_finish_email – a confirmação de conclusão quando todos os signatários terminam

• send_expiration_email – o lembrete quando um pedido está prestes a expirar

• send_cancellation_email – a notificação quando um pedido é cancelado

Os quatro têm como padrão o valor true. Defina qualquer um deles para false, e não enviaremos esse email. Defina todos os quatro para false, e ficamos completamente fora do seu fluxo de email.

Pode configurar essas definições em alguns lugares:

• Através da API ao criar um pedido de assinatura

• No ecrã de criação de modelos no painel de controle

• No ecrã de criação do pedido de assinatura no painel de controle

O padrão típico para equipas que querem controle total é desligar todos os emails da Firma.dev e usar webhooks para disparar os seus próprios. Quando um pedido de assinatura é enviado, recebe um evento webhook. Quando alguém assina, recebe um evento. Quando o documento está completo, recebe um evento. Usa esses para enviar os seus próprios emails do seu próprio sistema.

Isso dá-lhe controle total sobre o texto, o design, o endereço do remetente e o timing. Os seus emails, a sua marca, as suas regras.

Desativar o Ecrã de Aceitação de Termos da Firma.dev

Por padrão, os signatários têm que aceitar os termos e condições da Firma.dev antes de poderem assinar um documento. Este é um ecrã intersticial breve que aparece quando abrem o link de assinatura.

Se quiser remover este ecrã, há uma configuração no espaço de trabalho chamada "Requer Aceitação de Termos." Desligue-a, e os signatários vão direto ao documento sem ver os nossos termos.

Uma nota sobre isso: se desativar o nosso ecrã de termos, está a assumir a responsabilidade de informar os signatários sobre as implicações legais da sua assinatura eletrônica. Recomendamos que tenha os seus próprios termos e condições que cubram o consentimento de assinatura eletrônica. Isso mantém-no alinhado com frameworks como ESIGN, UETA e eIDAS sem depender dos nossos.

Configurações ao Nível do Espaço de Trabalho para Produtos Multi-locatário

Se está a construir um produto SaaS onde cada um dos seus clientes precisa da sua própria experiência de marca, espaços de trabalho dão-lhe essa isolação.

Cada espaço de trabalho pode ter:

• O seu próprio domínio de email personalizado

• A sua própria configuração de aceitação de termos

• Os seus próprios modelos e pedidos de assinatura

• A sua própria chave API

Assim, o Cliente A pode ter emails do seu domínio com o ecrã de termos desativado, enquanto o Cliente B usa um domínio diferente com as configurações padrão. Cada espaço de trabalho é completamente separado.

Veja a página de funcionalidades de espaços de trabalho do cliente para mais sobre arquitetura multi-locatário.

Colocando Tudo Junto

Aqui está um resumo rápido das suas opções:

Quer emails personalizados? Adicione o seu domínio nas configurações do espaço de trabalho. Os emails vêm de notifications@yourdomain.com.

Quer enviar os seus próprios emails? Desligue as quatro configurações de email e use webhooks para desencadear as suas próprias notificações.

Quer remover o ecrã de termos da Firma.dev? Desative "Requer Aceitação de Termos" nas configurações do espaço de trabalho e use os seus próprios termos.

Pode misturar e combinar. Algumas equipas usam domínios personalizados mas mantêm os modelos de email da Firma.dev. Outras desligam tudo e gerem todo o fluxo elas mesmas. É flexível.

O que Vem a Seguir

Estamos a construir ativamente mais capacidades de rotulagem branca. Branding personalizado na interface de assinatura, certificados de conclusão personalizados, e mais. Este artigo abrange o que está disponível hoje. Quando o conjunto completo for lançado, publicaremos um guia abrangente nos documentos.

Concluindo

Rotular em branco os seus emails de assinatura eletrônica mantém a experiência consistente com o seu produto. Quer queira emails do seu domínio ou controle total sobre o fluxo de notificações, a Firma.dev dá-lhe as ferramentas para fazê-lo acontecer.

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