Wie man seine E-Signatur-E-Mails und -Unterzeichnungslinks in Eigenmarke gestaltet

Sie möchten das Gesamtbild sehen? Dieser Beitrag konzentriert sich auf E-Mail-Branding und Benachrichtigungseinstellungen. Für einen umfassenden Überblick über alle White-Label-Funktionen, einschließlich Logos, Farbschemata, eingebetteten Oberflächen und der Einstellungshierarchie, lesen Sie The Complete Guide to White-Label E-Signatures for SaaS.

Wenn Sie elektronische Signaturen in Ihr Produkt einbetten, möchten Sie wahrscheinlich nicht, dass Ihre Benutzer E-Mails von einem Anbieter erhalten, von dem sie noch nie gehört haben. Wenn ein Kunde eine Signaturanfrage erhält, sollte diese von Ihnen kommen sowie nach Ihnen aussehen und klingen.

Firma.dev bietet Ihnen hierfür verschiedene Optionen. Sie können E-Mails von Ihrer eigenen Domain senden, die Absenderadresse anpassen, Ihre eigenen E-Mail-Vorlagen verwenden oder die E-Mails von Firma.dev komplett deaktivieren und die Benachrichtigungen selbst verwalten. Dieser Beitrag deckt all diese Ansätze ab.

Was wir unter White-Labeling verstehen

White-Labeling bedeutet, dass Ihre Benutzer mit Ihrer Marke interagieren, nicht mit unserer. Wenn sie eine E-Mail mit der Bitte um Unterzeichnung eines Dokuments erhalten, kommt diese von Ihrer E-Mail-Domain mit Ihrem Branding. Wenn sie unterschreiben, sehen sie Ihr Logo und Ihre Farben. Aus Sicht Ihrer Benutzer ist die E-Signatur-Funktion einfach Teil Ihres Produkts.

Dies ist besonders wichtig für SaaS-Plattformen, HR-Software, Legal-Tech-Produkte und alle Anwendungen, bei denen elektronische Signaturen eine Funktion und nicht das Kernprodukt sind. Sie möchten, dass sich das Erlebnis nativ und nicht wie nachträglich aufgesetzt anfühlt.

Option 1: E-Mails von der eigenen Domain senden

Standardmäßig versendet Firma.dev E-Mails mit Signaturanfragen von unserer Domain. Wenn Sie es vorziehen, dass diese von Ihrem Unternehmen kommen, können Sie eine benutzerdefinierte E-Mail-Domain über die API oder im Dashboard konfigurieren.

Der Einrichtungsprozess ist API-gesteuert und unkompliziert:

1. Fügen Sie Ihre Domain über den domains-Endpunkt hinzu

2. Fügen Sie einen TXT-Eintrag zu Ihrem DNS für die Inhaberschaftsüberprüfung hinzu

3. Verifizieren Sie die Inhaberschaft über die API

4. Schließen Sie den Vorgang ab, um Ihre SPF-, DKIM- und DMARC-Einträge zu erhalten

5. Fügen Sie diese DNS-Einträge hinzu

6. Verifizieren Sie DNS über die API

Nach der Verifizierung kommen alle E-Mails im Zusammenhang mit dem Signieren (Anfragen, Fertigstellungen, Erinnerungen, Stornierungen) von Ihrer Domain statt von Firma.dev.

Dies funktioniert sowohl auf Unternehmens- als auch auf Workspace-Ebene. Wenn Sie ein mandantenfähiges Produkt betreiben, kann jeder Workspace seine eigene benutzerdefinierte E-Mail-Domain haben. Kunde A erhält E-Mails von documents@customera.com, Kunde B erhält E-Mails von contracts@customerb.com. Vollständig isoliert.

Option 2: Die Absenderadresse anpassen

Zusätzlich zur Domain können Sie genau steuern, wie die Absenderadresse aussieht. Die E-Mail-Adresse setzt sich aus drei Komponenten zusammen: dem Absendernamen, dem lokalen Teil (dem Teil vor dem @-Zeichen) und der Domain.

Legen Sie den email_local_part auf Unternehmens- oder Workspace-Ebene fest, um ihn vom Standardwert (support) in etwas wie noreply, signing oder documents zu ändern. In Kombination mit einer benutzerdefinierten Domain kommen Ihre E-Mails dann beispielsweise von Jane Smith <noreply@sign.acmecorp.com> statt von Jane Smith <support@updates.firma.dev>.

Jede Komponente wird über eine Fallback-Kette aufgelöst. Die Workspace-Einstellung hat Priorität, gefolgt von der Unternehmenseinstellung und schließlich den Standardeinstellungen von Firma.dev. Setzen Sie auf Workspace-Ebene einen beliebigen Wert auf null, um diesen vom Unternehmen zu erben.

Validierungsregeln für den lokalen Teil: 1-64 Zeichen, Kleinbuchstaben, Zahlen, Punkte, Unterstriche und Bindestriche. Muss mit einem Buchstaben oder einer Zahl beginnen und enden. Reservierte Werte wie postmaster und abuse sind nicht zulässig.

Option 3: Benutzerdefinierte E-Mail-Vorlagen

Wenn Sie möchten, dass Ihre E-Mails für den Signierprozess zu Ihrer Markenidentität und Ihrem Design passen, können Sie die Vorlagen anpassen, die Firma.dev für jede gesendete E-Mail verwendet. Es gibt 11 anpassbare E-Mail-Typen, die den gesamten Lebenszyklus des Signierens abdecken:

• Einladungen zum Signieren

• Benachrichtigungen für den nächsten Unterzeichner (bei sequenziellem Signieren)

• Benachrichtigungen über erneutes Senden

• Automatische Erinnerungen

• Ablaufbenachrichtigungen

• Stornierungsbenachrichtigungen

• Ablehnungsbenachrichtigungen (an andere Unterzeichner und an den Admin)

• Bestätigungen über die Fertigstellung

• Warnungen bei Änderung der Identität des Unterzeichners

Jede Vorlage verfügt über eine anpassbare Betreffzeile und einen HTML-Inhalt. Sie können dynamische Platzhalter wie {{signer_name}}, {{signing_link}}, {{company_logo}}, {{team_name}} und weitere verwenden, um E-Mails persönlich zu gestalten.

Um schnell loszulegen, können Sie die integrierten Standardvorlagen von Firma.dev für jede der 9 unterstützten Sprachen abrufen und als Ausgangspunkt verwenden. Passen Sie das HTML an, fügen Sie Ihre Markenfarben und - texte ein und legen Sie die Vorlage entweder auf Unternehmens- oder Workspace-Ebene fest.

Vorlagen folgen derselben hierarchischen Kaskade wie andere Einstellungen. Unternehmensvorlagen bieten eine einheitliche Basis, und Workspace-Vorlagen überschreiben diese bei Bedarf. Das Löschen einer Vorlage auf einer beliebigen Ebene führt dazu, dass auf die nächste Ebene in der Kette zurückgegriffen wird.

Die vollständige Liste der Platzhalter und Implementierungsdetails finden Sie im White Labeling Guide.

Option 4: E-Mails von Firma.dev komplett deaktivieren

Wenn Sie die vollständige Kontrolle über Ihren E-Mail-Verlauf haben möchten, können Sie die transaktionalen E-Mails von Firma.dev deaktivieren und alles selbst abwickeln.

Vier Einstellungen steuern, welche E-Mails wir senden:

• send_signing_email – die erste Benachrichtigung „Bitte unterzeichnen Sie dieses Dokument“

• send_finish_email – die Bestätigung der Fertigstellung, wenn alle Unterzeichner fertig sind

• send_expiration_email – die Erinnerung, wenn eine Anfrage kurz vor dem Ablauf steht

• send_cancellation_email – die Benachrichtigung, wenn eine Anfrage storniert wird

Alle vier sind standardmäßig auf true eingestellt. Setzen Sie eine davon auf false, und wir senden diese E-Mail nicht. Setzen Sie alle vier auf false, und wir halten uns komplett aus Ihrem E-Mail-Verlauf heraus.

Sie können diese Einstellungen an verschiedenen Stellen konfigurieren:

• Über die API beim Erstellen einer Signaturanfrage

• Im Bildschirm zur Vorlagenerstellung im Dashboard

• Im Bildschirm zur Erstellung von Signaturanfragen im Dashboard

Die typische Methode für Teams, die die volle Kontrolle haben möchten, besteht darin, alle E-Mails von Firma.dev zu deaktivieren und Webhooks zu verwenden, um eigene auszulösen. Wenn eine Signaturanfrage gesendet wird, erhalten Sie ein Webhook-Ereignis. Wenn jemand unterschreibt, erhalten Sie ein Ereignis. Wenn das Dokument fertiggestellt ist, erhalten Sie ein Ereignis. Sie nutzen diese Ereignisse, um Ihre eigenen E-Mails über Ihr eigenes System zu versenden.

Dies gibt Ihnen die vollständige Kontrolle über den Text, das Design, die Absenderadresse und den optimalen Zeitpunkt. Ihre E-Mails, Ihre Marke, Ihre Regeln.

Deaktivieren des Zustimmungsbildschirms für die Geschäftsbedingungen von Firma.dev

Standardmäßig müssen Unterzeichner die Allgemeinen Geschäftsbedingungen von Firma.dev akzeptieren, bevor sie ein Dokument unterzeichnen können. Dies ist ein kurzer Zwischenbildschirm, der erscheint, wenn sie den Signierlink öffnen.

Wenn Sie diesen Bildschirm entfernen möchten, gibt es eine Workspace-Einstellung namens „Zustimmung zu den Bedingungen erforderlich“. Wenn Sie diese deaktivieren, gelangen die Unterzeichner direkt zum Dokument, ohne unsere Bedingungen zu sehen.

Ein Hinweis hierzu: Wenn Sie unseren Zustimmungsbildschirm deaktivieren, übernehmen Sie die Verantwortung dafür, die Unterzeichner über die rechtlichen Folgen ihrer elektronischen Signatur zu informieren. Wir empfehlen, eigene Geschäftsbedingungen zu verfassen, die die Zustimmung zu E-Signaturen abdecken. So bleiben Sie mit Richtlinien wie ESIGN, UETA und eIDAS im Einklang, ohne sich auf unsere verlassen zu müssen.

Einstellungen auf Workspace-Ebene für mandantenfähige Produkte

Wenn Sie ein SaaS-Produkt entwickeln, bei dem jeder Ihrer Kunden sein eigenes gebrandetes Erlebnis benötigt, bieten Ihnen Workspaces diese Isolation.

Jeder Workspace kann Folgendes haben:

• Eine eigene benutzerdefinierte E-Mail-Domain

• Eine eigene Absenderadresse (lokaler Teil der E-Mail-Adresse)

• Eigene E-Mail-Vorlagen für alle 11 E-Mail-Typen

• Ein eigenes Logo und Farbschema

• Eine eigene Einstellung zur Zustimmung zu den Geschäftsbedingungen

• Eigene Vorlagen und Signaturanfragen

• Einen eigenen API-Schlüssel

So kann Kunde A E-Mails von seiner Domain mit seinem Logo und seinen benutzerdefinierten Vorlagen erhalten, während Kunde B eine andere Domain mit einem anderen Branding verwendet. Jeder Workspace ist völlig separat separiert.

Weitere Informationen zur Mandantenfähigkeit finden Sie auf der Feature-Seite für Kunden-Workspaces.

Zusammenfassung

Hier ist eine kurze Übersicht über Ihre Optionen:

Sie möchten schnell gebrandete E-Mails? Fügen Sie Ihre Domain hinzu und legen Sie den email_local_part fest. Innerhalb weniger Stunden (hauptsächlich aufgrund der DNS-Verbreitung) kommen die E-Mails von noreply@ihredomain.com.

Sie möchten auch gebrandete E-Mail-Inhalte? Passen Sie die E-Mail-Vorlagen mit Ihrem HTML, Texten und Platzhaltern an. Nutzen Sie die Standardwerte als Ausgangspunkt.

Sie möchten Ihre eigenen E-Mails senden? Deaktivieren Sie die vier E-Mail-Einstellungen und nutzen Sie Webhooks, um Ihre eigenen Benachrichtigungen über Ihre bestehende Infrastruktur auszulösen.

Sie möchten den Zustimmungsbildschirm für die Bedingungen von Firma.dev entfernen? Deaktivieren Sie „Zustimmung zu den Bedingungen erforderlich“ in den Workspace-Einstellungen und nutzen Sie Ihre eigenen Bedingungen.

Sie können dies beliebig kombinieren. Einige Teams nutzen benutzerdefinierte Domains und Vorlagen, während Firma.dev die Zustellung übernimmt. Andere schalten alles ab und verwalten den gesamten Ablauf selbst. Es ist absolut flexibel.

Für das vollständige White-Label-Bild, einschließlich visuellem Branding (Logos, Farben), eingebetteten Oberflächen und der vollständigen Einstellungshierarchie, lesen Sie The Complete Guide to White-Label E-Signatures for SaaS.

Fazit

Das White-Labeling Ihrer E-Mails für E-Signaturen sorgt für ein konsistentes Erlebnis mit Ihrem Produkt. Egal, ob Sie E-Mails von Ihrer Domain, benutzerdefinierte Vorlagen oder die vollständige Kontrolle über den Benachrichtigungsverlauf wünschen, Firma.dev bietet Ihnen die Werkzeuge dazu. Zudem sind all diese Funktionen in jedem Tarif enthalten, beginnend bei 0,049 € pro Umschlag (~5 ¢ USD).

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