Wie man seine E-Signatur-E-Mails und -Unterzeichnungslinks in Eigenmarke gestaltet

Sie möchten das Gesamtbild sehen? Dieser Beitrag konzentriert sich auf E-Mail-Branding und die Steuerung von Benachrichtigungen. Eine umfassende Übersicht über alle White-Label-Funktionen, einschließlich Logos, Farbanpassungen, eingebetteter Schnittstellen und der Einstellungsverbindung, finden Sie unter The Complete Guide to White-Label E-Signatures for SaaS.

Wenn Sie elektronische Signaturen in Ihr Produkt einbetten, möchten Sie wahrscheinlich nicht, dass Ihre Nutzer E-Mails von einem Anbieter erhalten, von dem sie noch nie gehört haben. Wenn ein Kunde eine Signaturanforderung erhält, sollte sie von Ihnen stammen, nach Ihnen aussehen und auch so klingen.

Firma.dev bietet Ihnen hierfür verschiedene Optionen. Sie können E-Mails von Ihrer eigenen Domain senden, die Absenderadresse anpassen, Ihre eigenen E-Mail-Vorlagen verwenden oder die E-Mails von Firma.dev komplett deaktivieren und die Benachrichtigungen selbst verwalten. Dieser Beitrag deckt all diese Ansätze ab.

Was wir unter White-Labeling verstehen

White-Labeling bedeutet, dass Ihre Nutzer mit Ihrer Marke interagieren, nicht mit unserer. Wenn sie eine E-Mail mit der Bitte um Unterzeichnung eines Dokuments erhalten, stammt diese von Ihrer E-Mail-Domain mit Ihrem Branding. Wenn sie unterschreiben, sehen sie Ihr Logo und Ihre Farben. Aus Sicht Ihrer Nutzer ist die E-Signatur-Funktion einfach Teil Ihres Produkts.

Dies ist besonders wichtig für SaaS-Plattformen, HR-Software, Legal-Tech-Produkte und alle Anwendungen, bei denen E-Signaturen eine Funktion und nicht das Kernprodukt darstellen. Sie möchten, dass sich das Erlebnis nativ und nicht wie nachträglich hinzugefügt anfühlt.

Option 1: E-Mails von der eigenen Domain senden

Standardmäßig versendet Firma.dev E-Mails mit Signaturanforderungen von unserer Domain. Wenn Sie es vorziehen, dass diese von Ihrer Firma gesendet werden, können Sie eine benutzerdefinierte E-Mail-Domain über die API oder im Dashboard konfigurieren.

Der Einrichtungsprozess ist API-gesteuert und unkompliziert:

1. Fügen Sie Ihre Domain über den domains-Endpunkt hinzu

2. Fügen Sie einen TXT-Eintrag zu Ihrem DNS zur Überprüfung der Inhaberschaft hinzu

3. Verifizieren Sie die Inhaberschaft über die API

4. Schließen Sie den Vorgang ab, um Ihre SPF-, DKIM- und DMARC-Einträge zu erhalten

5. Fügen Sie diese DNS-Einträge hinzu

6. Verifizieren Sie das DNS über die API

Nach der Verifizierung kommen alle E-Mails im Zusammenhang mit der Unterzeichnung (Anforderungen, Abschlüsse, Erinnerungen, Stornierungen) von Ihrer Domain statt von der von Firma.dev.

Dies funktioniert sowohl auf Firmen- als auch auf Workspace-Ebene. Wenn Sie ein mandantenfähiges Produkt betreiben, kann jeder Workspace seine eigene benutzerdefinierte E-Mail-Domain haben. Kunde A erhält E-Mails von documents@customera.com, Kunde B erhält E-Mails von contracts@customerb.com. Völlig isoliert.

Option 2: Die Absenderadresse anpassen

Neben der Domain können Sie genau steuern, wie die Absenderadresse aussieht. Die E-Mail-Adresse baut sich aus drei Komponenten auf: dem Absendernamen, dem lokalen Teil (dem Teil vor dem @) und der Domain.

Legen Sie den email_local_part auf Firmen- oder Workspace-Ebene fest, um ihn vom Standardwert (support) in etwas wie noreply, signing oder documents zu ändern. In Kombination mit einer benutzerdefinierten Domain kommen Ihre E-Mails dann beispielsweise von Jane Smith <noreply@sign.acmecorp.com> anstelle von Jane Smith <support@updates.firma.dev>.

Jede Komponente wird über eine Fallback-Kette aufgelöst. Die Workspace-Einstellung hat Priorität, dann die Firmen-Einstellung und schließlich die Standardeinstellungen von Firma.dev. Auf Workspace-Ebene können Sie jeden Wert auf null setzen, um ihn von der Firma zu erben.

Validierungsregeln für den lokalen Teil: 1–64 Zeichen, Kleinbuchstaben, Zahlen, Punkte, Unterstriche und Bindestriche. Muss mit einem Buchstaben oder einer Zahl beginnen und enden. Reservierte Werte wie postmaster und abuse sind nicht zulässig.

Option 3: Benutzerdefinierte E-Mail-Vorlagen

Wenn Sie möchten, dass Ihre Signatur-E-Mails zu Ihrer Markenstimme und Ihrem Design passen, können Sie die Vorlagen anpassen, die Firma.dev für jede gesendete E-Mail verwendet. Es gibt 11 anpassbare E-Mail-Typen, die den gesamten Signatur-Lebenszyklus abdecken:

• Signatur-Einladungen

• Benachrichtigungen für den nächsten Unterzeichner (bei sequenzieller Unterzeichnung)

• Benachrichtigungen zum erneuten Senden

• Automatische Erinnerungen

• Ablaufbenachrichtigungen

• Stornierungsbenachrichtigungen

• Ablehnungsbenachrichtigungen (an andere Unterzeichner und an den Admin)

• Bestätigungen über den Abschluss

• Warnmeldungen bei Änderung der Identität des Unterzeichners

Jede Vorlage verfügt über eine anpassbare Betreffzeile und einen HTML-Text. Sie können dynamische Platzhalter wie {{signer_name}}, {{signing_link}}, {{company_logo}}, {{team_name}} und andere verwenden, um E-Mails persönlich zu halten.

Um schnell loszulegen, können Sie die integrierten Standardvorlagen von Firma.dev für jede der 9 unterstützten Sprachen abrufen und als Ausgangspunkt verwenden. Ändern Sie das HTML, passen Sie Ihre Markenfarben und Texte an und legen Sie die Vorlage entweder auf Firmen- oder Workspace-Ebene fest.

Vorlagen folgen derselben kaskadierenden Hierarchie wie andere Einstellungen. Firmenvorlagen bieten eine konsistente Basislinie, und Workspace-Vorlagen überschreiben diese bei Bedarf. Wenn Sie eine Vorlage auf einer beliebigen Ebene löschen, fällt sie auf die nächste Ebene in der Kette zurück.

Die vollständige Liste der Platzhalter und Implementierungsdetails finden Sie im White Labeling Guide.

Option 4: E-Mails von Firma.dev komplett ausschalten

Wenn Sie die vollständige Kontrolle über Ihren E-Mail-Fluss haben möchten, können Sie die transaktionalen E-Mails von Firma.dev ausschalten und alles selbst abwickeln.

Vier Einstellungen steuern, welche E-Mails wir senden:

• send_signing_email – die erste Benachrichtigung „Bitte unterschreiben Sie dieses Dokument“

• send_finish_email – die Bestätigung über den Abschluss, wenn alle Unterzeichner fertig sind

• send_expiration_email – die Erinnerung, wenn eine Anforderung bald abläuft

• send_cancellation_email – die Benachrichtigung, wenn eine Anforderung storniert wird

Alle vier sind standardmäßig auf true eingestellt. Setzen Sie eine davon auf false, und wir senden diese E-Mail nicht. Setzen Sie alle vier auf false, und wir halten uns komplett aus Ihrem E-Mail-Fluss heraus.

Sie können diese Einstellungen an verschiedenen Stellen konfigurieren:

• Über die API beim Erstellen einer Signaturanforderung

• Im Bildschirm zur Vorlagenerstellung im Dashboard

• Im Bildschirm zur Erstellung von Signaturanforderungen im Dashboard

Das typische Muster für Teams, die die volle Kontrolle wünschen, besteht darin, alle E-Mails von Firma.dev auszuschalten und Webhooks zu verwenden, um eigene auszulösen. Wenn eine Signaturanforderung gesendet wird, erhalten Sie ein Webhook-Ereignis. Wenn jemand unterschreibt, erhalten Sie ein Ereignis. Wenn das Dokument fertiggestellt ist, erhalten Sie ein Ereignis. Diese nutzen Sie, um Ihre eigenen E-Mails aus Ihrem eigenen System zu versenden.

Dies gibt Ihnen die vollständige Kontrolle über den Text, das Design, die Absenderadresse und den Zeitpunkt. Ihre E-Mails, Ihre Marke, Ihre Regeln.

Deaktivieren des Zustimmungsbildschirms für die Nutzungsbedingungen von Firma.dev

Standardmäßig müssen Unterzeichner die Allgemeinen Geschäftsbedingungen von Firma.dev akzeptieren, bevor sie ein Dokument unterzeichnen können. Dies ist ein kurzer Zwischenbildschirm, der erscheint, wenn sie den Signatur-Link öffnen.

Wenn Sie diesen Bildschirm entfernen möchten, gibt es eine Workspace-Einstellung namens „Nutzungsbedingungen-Zustimmung anfordern“. Schalten Sie diese aus, und die Unterzeichner gelangen direkt zum Dokument, ohne unsere Bedingungen zu sehen.

Ein Hinweis hierzu: Wenn Sie unseren Zustimmungsbildschirm deaktivieren, übernehmen Sie die Verantwortung dafür, die Unterzeichner über die rechtlichen Auswirkungen ihrer elektronischen Signatur zu informieren. Wir empfehlen, eigene Allgemeine Geschäftsbedingungen zu haben, die die Einwilligung zur E-Signatur abdecken. Damit bleiben Sie im Einklang mit Richtlinien wie ESIGN, UETA und eIDAS, ohne sich auf unsere verlassen zu müssen.

Einstellungen auf Workspace-Ebene für mandantenfähige Produkte

Wenn Sie ein SaaS-Produkt entwickeln, bei dem jeder Ihrer Kunden sein eigenes gebrandetes Erlebnis benötigt, bieten Ihnen Workspaces diese Isolation.

Jeder Workspace kann Folgendes haben:

• Seine eigene benutzerdefinierte E-Mail-Domain

• Seine eigene Absenderadresse (lokaler Teil der E-Mail)

• Seine eigenen E-Mail-Vorlagen für alle 11 E-Mail-Typen

• Sein eigenes Logo und Farbschema

• Seine eigene Einstellung zur Zustimmung der Nutzungsbedingungen

• Seine eigenen Vorlagen und Signaturanforderungen

• Seinen eigenen API-Schlüssel

So kann Kunde A E-Mails von seiner Domain mit seinem Logo und seinen benutzerdefinierten Vorlagen erhalten, während Kunde B eine andere Domain mit einem anderen Branding verwendet. Jeder Workspace ist völlig getrennt.

Weitere Informationen zur mandantenfähigen Architektur finden Sie auf der Feature-Seite für Kunden-Workspaces.

Zusammenfassung

Hier ist eine kurze Übersicht über Ihre Optionen:

Sie möchten schnell E-Mails mit Branding? Fügen Sie Ihre Domain hinzu und legen Sie den email_local_part fest. E-Mails kommen innerhalb weniger Stunden von noreply@ihredomain.com (hauptsächlich abhängig von der DNS-Verbreitung).

Sie möchten auch gebrandete E-Mail-Inhalte? Passen Sie die E-Mail-Vorlagen mit Ihrem HTML, Ihrem Text und Ihren Platzhaltern an. Nutzen Sie die Standardeinstellungen als Ausgangspunkt.

Sie möchten Ihre eigenen E-Mails versenden? Schalten Sie die vier E-Mail-Einstellungen aus und nutzen Sie Webhooks, um Ihre eigenen Benachrichtigungen über Ihre bestehende Infrastruktur auszulösen.

Sie möchten den Nutzungsbedingungen-Bildschirm von Firma.dev entfernen? Deaktivieren Sie „Nutzungsbedingungen-Zustimmung anfordern“ in den Workspace-Einstellungen und nutzen Sie Ihre eigenen Bedingungen.

Sie können dies beliebig kombinieren. Einige Teams nutzen benutzerdefinierte Domains und Vorlagen, während Firma.dev die Zustellung übernimmt. Andere schalten alles aus und wickeln den gesamten Ablauf selbst ab. Es ist flexibel.

Für das vollständige White-Label-Bild, einschließlich visuellem Branding (Logos, Farben), eingebetteten Schnittstellen und der kompletten Einstellungshierarchie, siehe The Complete Guide to White-Label E-Signatures for SaaS.

Fazit

Das White-Labeling Ihrer E-Signatur-E-Mails sorgt für ein konsistentes Erlebnis mit Ihrem Produkt. Egal, ob Sie E-Mails von Ihrer Domain, individuell gebrandete Vorlagen oder die vollständige Kontrolle über den Benachrichtigungsfluss wünschen, Firma.dev bietet Ihnen die Werkzeuge, um dies zu realisieren. Und all diese Funktionen sind in jeder Preisstufe enthalten, beginnend bei 0,049 € pro Umschlag (~5 ¢ USD).

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