Wie man seine E-Signatur-E-Mails und -Unterzeichnungslinks in Eigenmarke gestaltet

Wenn Sie E-Signaturen in Ihr Produkt einbinden, möchten Sie wahrscheinlich nicht, dass Ihre Benutzer E-Mails von einem Anbieter erhalten, den sie noch nie gehört haben. Wenn ein Kunde eine Signaturanfrage erhält, sollte sie von Ihnen kommen.

Firma.dev gibt Ihnen hier zwei Optionen. Sie können E-Mails von Ihrer eigenen Domain senden, damit alles so aussieht, als käme es von Ihrer Firma. Oder Sie können die E-Mails von Firma.dev vollständig abschalten und Benachrichtigungen selbst über Webhooks oder Ihr eigenes E-Mail-System behandeln.

Dieser Beitrag behandelt beide Ansätze.

Was wir unter White-Labeling verstehen

White-Labeling bedeutet, dass Ihre Benutzer mit Ihrer Marke interagieren, nicht mit unserer. Wenn sie eine E-Mail erhalten, in der sie aufgefordert werden, ein Dokument zu unterzeichnen, kommt diese von Ihrer E-Mail-Domain. Wenn sie unterzeichnen, sehen sie keinen Bildschirm, der sie auffordert, die Bedingungen von Firma.dev zu akzeptieren.

Aus der Perspektive Ihres Benutzers ist die E-Signatur-Funktionalität einfach Teil Ihres Produkts. Sie wissen nicht, dass Firma.dev es im Hintergrund unterstützt, oder es interessiert sie nicht.

Dies ist am wichtigsten für SaaS-Plattformen, HR-Software, Legal-Tech-Produkte und jede Anwendung, bei der E-Signaturen ein Feature sind und nicht das Kernprodukt. Sie möchten, dass die Erfahrung sich nativer anfühlt, nicht irgendwie angeheftet.

Option 1: Senden Sie E-Mails von Ihrer eigenen Domain

Standardmäßig sendet Firma.dev Signaturanfrage-E-Mails von unserer Domain. Wenn Sie möchten, dass sie lieber von Ihrer Firma kommen, können Sie Ihre eigene Domain im Dashboard hinzufügen.

Gehen Sie zu den Domain-Einstellungen Ihres Arbeitsbereichs, fügen Sie Ihre Domain hinzu und verifizieren Sie sie. Sobald dies erledigt ist, werden alle signaturbezogenen E-Mails (Anfragen, Abschlüsse, Erinnerungen, Stornierungen) von notifications@yourdomain.com anstatt von Firma.dev gesendet.

Dies ist eine Einstellung auf Arbeitsbereichsebene, sodass wenn Sie ein Multi-Tenant-Produkt betreiben, jeder Arbeitsbereich seine eigene benutzerdefinierte E-Mail-Domain haben kann. Kunde A erhält E-Mails von notifications@customera.com, Kunde B erhält E-Mails von notifications@customerb.com. Völlig isoliert.

Der E-Mail-Inhalt bleibt derselbe, aber der Absender ist Ihre Domain. Ihre Benutzer sehen eine vertraute Adresse, die Vertrauen aufbaut und die Erfahrung konsistent mit Ihrer Marke hält.

Option 2: Firma.dev-E-Mails vollständig abschalten

Wenn Sie die vollständige Kontrolle über Ihren E-Mail-Fluss wünschen, können Sie die transaktionalen E-Mails von Firma.dev abschalten und alles selbst verwalten.

Vier Einstellungen steuern, welche E-Mails wir senden:

• send_signing_email – die anfängliche "Bitte dieses Dokument unterzeichnen" Benachrichtigung

• send_finish_email – die Abschlusssbestätigung, wenn alle Unterzeichner fertig sind

• send_expiration_email – die Erinnerung, wenn eine Anfrage kurz vor dem Ablauf steht

• send_cancellation_email – die Benachrichtigung, wenn eine Anfrage storniert wird

Alle vier sind standardmäßig auf true gesetzt. Setzen Sie eine davon auf false, und wir senden diese E-Mail nicht. Setzen Sie alle vier auf false, und wir bleiben vollständig aus Ihrem E-Mail-Fluss heraus.

Sie können diese Einstellungen an mehreren Orten konfigurieren:

• Über die API, wenn eine Signaturanfrage erstellt wird

• Im Vorlagen-Erstellungsbildschirm im Dashboard

• Im Signaturanfrage-Erstellungsbildschirm im Dashboard

Das typische Muster für Teams, die die volle Kontrolle wünschen, besteht darin, alle Firma.dev-E-Mails auszuschalten und Webhooks zu verwenden, um ihre eigenen zu senden. Wenn eine Signaturanfrage gesendet wird, erhalten Sie ein Webhook-Ereignis. Wenn jemand unterschreibt, erhalten Sie ein Ereignis. Wenn das Dokument fertig ist, erhalten Sie ein Ereignis. Sie verwenden diese, um Ihre eigenen E-Mails aus Ihrem eigenen System zu senden.

Dies gibt Ihnen die vollständige Kontrolle über den Text, das Design, die Absenderadresse und das Timing. Ihre E-Mails, Ihre Marke, Ihre Regeln.

Deaktivieren Sie den Akzeptanzbildschirm der Firma.dev-Bedingungen

Standardmäßig müssen Unterzeichner die Bedingungen und Konditionen von Firma.dev akzeptieren, bevor sie ein Dokument unterzeichnen können. Dies ist ein kurzer Zwischenschirm, der erscheint, wenn sie den Signierungslink öffnen.

Wenn Sie diesen Bildschirm entfernen möchten, gibt es eine Arbeitsbereichseinstellung namens "Akzeptanz der Bedingungen erfordern". Schalten Sie sie aus, und Unterzeichner gelangen direkt zum Dokument, ohne unsere Bedingungen zu sehen.

Ein Hinweis dazu: Wenn Sie unseren Bedingungsbildschirm deaktivieren, übernehmen Sie die Verantwortung, die Unterzeichner über die rechtlichen Auswirkungen ihrer elektronischen Unterschrift zu informieren. Wir empfehlen, Ihre eigenen Bedingungen und Konditionen zu haben, die die Zustimmung zur E-Signatur abdecken. Dadurch bleiben Sie im Einklang mit Rahmenwerken wie ESIGN, UETA und eIDAS, ohne sich auf unsere zu verlassen.

Einstellungen auf Arbeitsbereichsebene für Multi-Tenant-Produkte

Wenn Sie ein SaaS-Produkt bauen, bei dem jeder Ihrer Kunden seine eigene Marken-Erfahrung benötigt, bieten Arbeitsbereiche diese Isolation.

Jeder Arbeitsbereich kann haben:

• Seine eigene benutzerdefinierte E-Mail-Domain

• Seine eigene Einstellung zur Akzeptanz der Bedingungen

• Eigene Vorlagen und Signaturanfragen

• Seinen eigenen API-Schlüssel

So kann Kunde A E-Mails von seiner Domain mit deaktiviertem Bedingungsbildschirm haben, während Kunde B eine andere Domain mit den Standardeinstellungen nutzt. Jeder Arbeitsbereich ist vollständig getrennt.

Sehen Sie sich die Kunden-Arbeitsbereichs-Feature-Seite für mehr über Multi-Tenant-Architektur an.

Darstellung

Hier ist eine kurze Übersicht über Ihre Optionen:

Wollen Sie gebrandete E-Mails? Fügen Sie Ihre Domain in den Arbeitsbereichseinstellungen hinzu. E-Mails kommen von notifications@yourdomain.com.

Wollen Sie Ihre eigenen E-Mails senden? Schalten Sie die vier E-Mail-Einstellungen aus und verwenden Sie Webhooks, um Ihre eigenen Benachrichtigungen auszulösen.

Wollen Sie den Firma.dev-Bedingungsbildschirm entfernen? Deaktivieren Sie "Akzeptanz der Bedingungen erfordern" in den Arbeitsbereichseinstellungen und verwenden Sie Ihre eigenen Bedingungen.

Sie können kombinieren und anpassen. Einige Teams verwenden benutzerdefinierte Domains, behalten aber die E-Mail-Vorlagen von Firma.dev. Andere schalten alles aus und verwalten den gesamten Fluss selbst. Es ist flexibel.

Was kommt

Wir arbeiten aktiv daran, weitere White-Label-Funktionen zu entwickeln. Benutzerdefinierte Branding im Signierungs-UI, gebrandete Fertigstellungszertifikate und mehr. Dieser Beitrag behandelt, was heute verfügbar ist. Wenn die vollständige Suite veröffentlicht wird, werden wir einen umfassenden Leitfaden in den Dokumenten veröffentlichen.

Zusammenfassend

Durch das White-Labeling Ihrer E-Signatur-E-Mails bleibt die Erfahrung konsistent mit Ihrem Produkt. Egal ob Sie E-Mails von Ihrer Domain möchten oder die vollständige Kontrolle über den Benachrichtigungsfluss wünschen, Firma.dev gibt Ihnen die Werkzeuge, um es zu ermöglichen.

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