Wie man seine E-Signatur-E-Mails und -Unterzeichnungslinks in Eigenmarke gestaltet

Sie möchten das Gesamtbild sehen? Dieser Beitrag konzentriert sich auf E-Mail-Branding und Benachrichtigungskontrolle. Für einen umfassenden Überblick über alle White-Label-Funktionen, einschließlich Logos, Farbthemen, eingebetteter Schnittstellen und der Einstellungs-Hierarchie, lesen Sie The Complete Guide to White-Label E-Signatures for SaaS.

Wenn Sie elektronische Signaturen in Ihr Produkt einbetten, möchten Sie wahrscheinlich nicht, dass Ihre Nutzer E-Mails von einem Anbieter erhalten, von dem sie noch nie gehört haben. Wenn ein Kunde eine Signaturanfrage erhält, sollte diese von Ihnen kommen, nach Ihnen aussehen und nach Ihnen klingen.

Firma.dev bietet Ihnen hier mehrere Möglichkeiten. Sie können E-Mails von Ihrer eigenen Domain senden, die Absenderadresse anpassen, Ihre eigenen E-Mail-Vorlagen verwenden oder die E-Mails von Firma.dev komplett deaktivieren und Benachrichtigungen selbst verwalten. Dieser Beitrag deckt all diese Ansätze ab.

Was wir unter White-Labeling verstehen

White-Labeling bedeutet, dass Ihre Nutzer mit Ihrer Marke interagieren, nicht mit unserer. Wenn sie eine E-Mail erhalten, in der sie aufgefordert werden, ein Dokument zu unterzeichnen, kommt diese von Ihrer E-Mail-Domain mit Ihrem Branding. Wenn sie unterschreiben, sehen sie Ihr Logo und Ihre Farben. Aus der Sicht Ihres Nutzers ist die E-Signatur-Funktion einfach Teil Ihres Produkts.

Dies ist besonders wichtig für SaaS-Plattformen, HR-Software, Legal-Tech-Produkte und alle Anwendungen, bei denen E-Signaturen eine Funktion und nicht das Kernprodukt darstellen. Sie möchten, dass sich das Erlebnis nativ und nicht wie aufgepfropft anfühlt.

Option 1: E-Mails von der eigenen Domain senden

Standardmäßig versendet Firma.dev E-Mails für Signaturanfragen von unserer Domain. Wenn Sie es vorziehen, dass sie von Ihrer Firma kommen, können Sie eine benutzerdefinierte E-Mail-Domain über die API oder im Dashboard konfigurieren.

Der Einrichtungsprozess ist API-gesteuert und unkompliziert:

1. Fügen Sie Ihre Domain über den Domains-Endpunkt hinzu

2. Fügen Sie Ihrer DNS einen TXT-Eintrag zur Überprüfung der Inhaberschaft hinzu

3. Überprüfen Sie die Inhaberschaft über die API

4. Schließen Sie den Vorgang ab, um Ihre SPF-, DKIM- und DMARC-Einträge zu erhalten

5. Fügen Sie diese DNS-Einträge hinzu

6. Überprüfen Sie DNS über die API

Nach der Verifizierung kommen alle signaturbezogenen E-Mails (Anfragen, Fertigstellungen, Erinnerungen, Stornierungen) von Ihrer Domain statt von Firma.dev.

Dies funktioniert sowohl auf Firmen- als auch auf Workspace-Ebene. Wenn Sie ein mandantenfähiges Produkt betreiben, kann jeder Workspace seine eigene benutzerdefinierte E-Mail-Domain haben. Kunde A erhält E-Mails von documents@customera.com, Kunde B erhält E-Mails von contracts@customerb.com. Völlig isoliert.

Option 2: Absenderadresse anpassen

Neben der Domain können Sie genau steuern, wie die Absenderadresse aussieht. Die E-Mail-Adresse baut sich aus drei Komponenten auf: dem Absendernamen, dem lokalen Teil (dem Teil vor dem @) und der Domain.

Legen Sie den email_local_part auf Firmen- oder Workspace-Ebene fest, um ihn von der Standardeinstellung (support) in etwas wie noreply, signing oder documents zu ändern. In Kombination mit einer benutzerdefinierten Domain kommen Ihre E-Mails dann beispielsweise von Jane Smith <noreply@sign.acmecorp.com> statt von Jane Smith <support@updates.firma.dev>.

Jede Komponente wird über eine Fallback-Kette aufgelöst. Die Workspace-Einstellung hat Vorrang, dann die Firmen-Einstellung, dann die Standardeinstellungen von Firma.dev. Auf Workspace-Ebene setzen Sie jeden Wert auf null, um ihn von der Firma zu erben.

Validierungsregeln für den lokalen Teil: 1-64 Zeichen, Kleinbuchstaben, Zahlen, Punkte, Unterstriche und Bindestriche. Muss mit einem Buchstaben oder einer Zahl beginnen und enden. Reservierte Werte wie postmaster und abuse sind nicht zulässig.

Option 3: Benutzerdefinierte E-Mail-Vorlagen

Wenn Sie möchten, dass Ihre Signatur-E-Mails zu Ihrer Markenstimme und Ihrem Design passen, können Sie die Vorlagen anpassen, die Firma.dev für jede gesendete E-Mail verwendet. Es gibt 11 anpassbare E-Mail-Typen, die den gesamten Signaturlebenszyklus abdecken:

• Einladungen zur Unterzeichnung

• Benachrichtigungen für den nächsten Unterzeichner (für sequentielles Unterzeichnen)

• Benachrichtigungen zum erneuten Senden

• Automatische Erinnerungen

• Ablaufbenachrichtigungen

• Stornierungsbenachrichtigungen

• Ablehnungsbenachrichtigungen (an andere Unterzeichner und an den Admin)

• Bestätigungen der Fertigstellung

• Warnungen bei Änderung der Identität des Unterzeichners

Jede Vorlage verfügt über eine anpassbare Betreffzeile und einen HTML-Inhalt. Sie können dynamische Platzhalter wie {{signer_name}}, {{signing_link}}, {{company_logo}}, {{team_name}} und mehr nutzen, um E-Mails persönlich zu halten.

Um schnell loszulegen, können Sie die integrierten Standardvorlagen von Firma.dev für jede der 9 unterstützten Sprachen abrufen und diese als Ausgangspunkt verwenden. Ändern Sie das HTML, tauschen Sie Ihre Markenfarben und -texte aus und legen Sie die Vorlage entweder auf Firmen- oder Workspace-Ebene fest.

Vorlagen folgen derselben hierarchischen Kaskade wie andere Einstellungen. Firmenvorlagen bieten eine konsistente Basislinie, und Workspace-Vorlagen überschreiben diese bei Bedarf. Das Löschen einer Vorlage auf einer beliebigen Ebene führt dazu, dass auf die nächste Ebene in der Kette zurückgegriffen wird.

Die vollständige Liste der Platzhalter und Implementierungsdetails finden Sie im White Labeling Guide.

Option 4: E-Mails von Firma.dev ganz ausschalten

Wenn Sie die vollständige Kontrolle über Ihren E-Mail-Fluss haben möchten, können Sie die transaktionalen E-Mails von Firma.dev ausschalten und alles selbst abwickeln.

Vier Einstellungen steuern, welche E-Mails wir senden:

• send_signing_email – die erste Benachrichtigung „Bitte unterzeichnen Sie dieses Dokument“

• send_finish_email – die Bestätigung der Fertigstellung, wenn alle Unterzeichner fertig sind

• send_expiration_email – die Erinnerung, wenn eine Anfrage kurz vor dem Ablauf steht

• send_cancellation_email – die Benachrichtigung, wenn eine Anfrage storniert wird

Alle vier sind standardmäßig auf true gesetzt. Setzen Sie eine davon auf false, und wir senden diese E-Mail nicht. Setzen Sie alle vier auf false, und wir halten uns komplett aus Ihrem E-Mail-Fluss heraus.

Sie können diese Einstellungen an verschiedenen Stellen konfigurieren:

• Über die API beim Erstellen einer Signaturanfrage

• Im Bildschirm zur Vorlagenerstellung im Dashboard

• Im Bildschirm zur Erstellung von Signaturanfragen im Dashboard

Das typische Muster für Teams, die die volle Kontrolle wollen, besteht darin, alle E-Mails von Firma.dev auszuschalten und Webhooks zu verwenden, um ihre eigenen auszulösen. Wenn eine Signaturanfrage gesendet wird, erhalten Sie ein Webhook-Ereignis. Wenn jemand unterschreibt, erhalten Sie ein Ereignis. Wenn das Dokument fertiggestellt ist, erhalten Sie ein Ereignis. Sie nutzen diese, um Ihre eigenen E-Mails aus Ihrem eigenen System zu versenden.

Dies gibt Ihnen die vollständige Kontrolle über den Text, das Design, die Absenderadresse und den Zeitpunkt. Ihre E-Mails, Ihre Marke, Ihre Regeln.

Deaktivieren des Zustimmungsbildschirms für die Nutzungsbedingungen von Firma.dev

Standardmäßig müssen Unterzeichner den Nutzungsbedingungen von Firma.dev zustimmen, bevor sie ein Dokument unterzeichnen können. Dies ist ein kurzer Zwischenbildschirm, der erscheint, wenn sie den Signatur-Link öffnen.

Wenn Sie diesen Bildschirm entfernen möchten, gibt es eine Workspace-Einstellung namens „Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen erforderlich“. Schalten Sie diese aus, und die Unterzeichner gelangen direkt zum Dokument, ohne unsere Bedingungen zu sehen.

Ein Hinweis hierzu: Wenn Sie unseren Bildschirm für die Nutzungsbedingungen deaktivieren, übernehmen Sie die Verantwortung, die Unterzeichner über die rechtlichen Auswirkungen ihrer elektronischen Signatur zu informieren. Wir empfehlen, eigene Allgemeine Geschäftsbedingungen zu haben, die die Zustimmung zur E-Signatur abdecken. So bleiben Sie im Einklang mit Rahmenbedingungen wie ESIGN, UETA und eIDAS, ohne sich auf unsere verlassen zu müssen.

Einstellungen auf Workspace-Ebene für mandantenfähige Produkte

Wenn Sie ein SaaS-Produkt entwickeln, bei dem jeder Ihrer Kunden sein eigenes gebrandetes Erlebnis benötigt, bieten Ihnen Workspaces diese Isolation.

Jeder Workspace kann Folgendes haben:

• Seine eigene benutzerdefinierte E-Mail-Domain

• Seine eigene Absenderadresse (lokaler Teil der E-Mail)

• Seine eigenen E-Mail-Vorlagen für alle 11 E-Mail-Typen

• Sein eigenes Logo und Farbthema

• Seine eigene Einstellung zur Zustimmung der Nutzungsbedingungen

• Seine eigenen Vorlagen und Signaturanfragen

• Seinen eigenen API-Schlüssel

So kann Kunde A E-Mails von seiner Domain mit seinem Logo und angepassten Vorlagen erhalten, während Kunde B eine andere Domain mit anderem Branding verwendet. Jeder Workspace ist völlig getrennt.

Weitere Informationen zur Mandantenarchitektur finden Sie auf der Feature-Seite für Kundenworkspaces.

Zusammenfassung

Hier ist eine kurze Übersicht über Ihre Optionen:

Sie wollen schnell gebrandete E-Mails? Fügen Sie Ihre Domain hinzu und legen Sie den email_local_part fest. E-Mails kommen innerhalb weniger Stunden (hauptsächlich DNS-Verbreitung) von noreply@ihredomain.com.

Sie wollen auch gebrandete E-Mail-Inhalte? Passen Sie die E-Mail-Vorlagen mit Ihrem HTML, Text und Platzhaltern an. Nutzen Sie die Standardeinstellungen als Ausgangspunkt.

Sie wollen Ihre eigenen E-Mails versenden? Schalten Sie die vier E-Mail-Einstellungen aus und nutzen Sie Webhooks, um Ihre eigenen Benachrichtigungen über Ihre bestehende Infrastruktur auszulösen.

Sie wollen den Zustimmungsbildschirm für die Bedingungen von Firma.dev entfernen? Deaktivieren Sie „Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen erforderlich“ in den Workspace-Einstellungen und nutzen Sie Ihre eigenen Bedingungen.

Sie können kombinieren und anpassen. Einige Teams nutzen benutzerdefinierte Domains und Vorlagen, während Firma.dev die Zustellung übernimmt. Andere schalten alles aus und wickeln den gesamten Fluss selbst ab. Es ist flexibel.

Für das vollständige White-Labeling-Bild, einschließlich visuellem Branding (Logos, Farben), eingebetteten Schnittstellen und der kompletten Hierarchie der Einstellungen, siehe The Complete Guide to White-Label E-Signatures for SaaS.

Fazit

Das White-Labeling Ihrer E-Signatur-E-Mails sorgt für ein konsistentes Erlebnis mit Ihrem Produkt. Ob Sie E-Mails von Ihrer Domain, speziell gebrandete Vorlagen oder die vollständige Kontrolle über den Benachrichtigungsfluss wünschen – Firma.dev gibt Ihnen die Werkzeuge an die Hand, um dies zu realisieren. Und all diese Funktionen sind in jeder Preisstufe enthalten, beginnend bei 0,029 € pro Umschlag (~3¢ USD).

Starten Sie mit Firma.dev kostenlos, keine Kreditkarte erforderlich.