Wie man seine E-Signatur-E-Mails und -Unterzeichnungslinks in Eigenmarke gestaltet

Wenn Sie E-Signaturen in Ihr Produkt einbetten, möchten Sie wahrscheinlich nicht, dass Ihre Benutzer E-Mails von einem Anbieter erhalten, den sie noch nie gehört haben. Wenn ein Kunde eine Signaturanfrage erhält, sollte sie von Ihnen kommen.

Firma.dev gibt Ihnen hier zwei Optionen. Sie können E-Mails von Ihrer eigenen Domain senden, sodass alles so aussieht, als käme es von Ihrer Firma. Oder Sie können die E-Mails von Firma.dev komplett abschalten und Benachrichtigungen selbst über Webhooks oder Ihr eigenes E-Mail-System handhaben.

Dieser Beitrag behandelt beide Ansätze.

Was wir mit White-Labeling meinen

White-Labeling bedeutet, dass Ihre Benutzer mit Ihrer Marke interagieren, nicht mit unserer. Wenn sie eine E-Mail erhalten, in der sie gebeten werden, ein Dokument zu unterschreiben, stammt sie von Ihrer E-Mail-Domain. Wenn sie unterschreiben, sehen sie keinen Bildschirm, in dem sie gebeten werden, die Bedingungen von Firma.dev zu akzeptieren.

Aus der Sicht Ihres Benutzers ist die E-Signatur-Funktionalität nur ein Teil Ihres Produkts. Sie wissen nicht oder es ist ihnen egal, dass Firma.dev es im Hintergrund betreibt.

Dies ist am wichtigsten für SaaS-Plattformen, HR-Software, Legal-Tech-Produkte und jede Anwendung, bei der E-Signaturen ein Feature und nicht das Kernprodukt sind. Sie möchten, dass das Erlebnis nahtlos wirkt, nicht aufgesetzt.

Option 1: Senden Sie E-Mails von Ihrer eigenen Domain

Standardmäßig sendet Firma.dev Signaturanfrage-E-Mails von unserer Domain. Wenn Sie lieber möchten, dass sie von Ihrer Firma kommen, können Sie Ihre eigene Domain im Dashboard hinzufügen.

Gehen Sie zu den Domain-Einstellungen Ihres Arbeitsbereichs, fügen Sie Ihre Domain hinzu und verifizieren Sie sie. Sobald dies erledigt ist, werden alle signaturbezogenen E-Mails (Anfragen, Abschluss, Erinnerungen, Stornierungen) von notifications@yourdomain.com anstelle von Firma.dev gesendet.

Dies ist eine Einstellung auf Arbeitsbereichsebene, sodass jeder Arbeitsbereich in einem Multi-Tenant-Produkt seine eigene benutzerdefinierte E-Mail-Domain haben kann. Kunde A erhält E-Mails von notifications@customera.com, Kunde B erhält E-Mails von notifications@customerb.com. Vollständig isoliert.

Der Inhalt der E-Mails bleibt gleich, aber der Absender ist Ihre Domain. Ihre Benutzer sehen eine vertraute Adresse, was Vertrauen aufbaut und das Erlebnis konsistent mit Ihrer Marke hält.

Option 2: Schalten Sie die E-Mails von Firma.dev vollständig ab

Wenn Sie die volle Kontrolle über Ihre E-Mail-Fluss haben möchten, können Sie die transaktionalen E-Mails von Firma.dev abschalten und alles selbst handhaben.

Vier Einstellungen steuern, welche E-Mails wir senden:

• send_signing_email – die anfängliche "Bitte unterschreiben Sie dieses Dokument"-Benachrichtigung

• send_finish_email – die Abschlussbestätigung, wenn alle Unterzeichner fertig sind

• send_expiration_email – die Erinnerung, wenn eine Anfrage bald abläuft

• send_cancellation_email – die Benachrichtigung, wenn eine Anfrage abgebrochen wird

Alle vier sind standardmäßig auf true gesetzt. Setzen Sie eine von ihnen auf false, und wir senden diese E-Mail nicht. Setzen Sie alle vier auf false, und wir bleiben komplett aus Ihrem E-Mail-Fluss raus.

Sie können diese Einstellungen an mehreren Stellen konfigurieren:

• Über die API beim Erstellen einer Signaturanfrage

• Im Bildschirm zur Erstellung von Vorlagen im Dashboard

• Im Bildschirm zur Erstellung von Signaturanfragen im Dashboard

Das typische Modell für Teams, die die volle Kontrolle wollen, ist, alle E-Mails von Firma.dev abzuschalten und Webhooks zu verwenden, um ihre eigenen zu starten. Wenn eine Signaturanfrage gesendet wird, erhalten Sie ein Webhook-Ereignis. Wenn jemand unterschreibt, erhalten Sie ein Ereignis. Wenn das Dokument fertig ist, erhalten Sie ein Ereignis. Sie verwenden diese, um Ihre eigenen E-Mails von Ihrem eigenen System zu senden.

Dies gibt Ihnen die vollständige Kontrolle über den Inhalt, das Design, die Absenderadresse und das Timing. Ihre E-Mails, Ihre Marke, Ihre Regeln.

Deaktivieren Sie den Firma.dev Akzeptanzbildschirm der Bedingungen

Standardmäßig müssen Unterzeichner die Bedingungen und Konditionen von Firma.dev akzeptieren, bevor sie ein Dokument unterschreiben können. Dies ist ein kurzer Zwischenbildschirm, der erscheint, wenn sie den Signaturlink öffnen.

Wenn Sie diesen Bildschirm entfernen möchten, gibt es eine Arbeitsbereichseinstellung namens „Erfordern Akzeptanz der Bedingungen“. Schalten Sie es aus, und die Unterzeichner gehen direkt zum Dokument, ohne unsere Bedingungen zu sehen.

Ein Hinweis dazu: Wenn Sie unseren Bedingungsbildschirm deaktivieren, übernehmen Sie die Verantwortung, die Unterzeichner über die rechtlichen Auswirkungen ihrer elektronischen Unterschrift zu informieren. Wir empfehlen, Ihre eigenen Bedingungen und Konditionen zu haben, die die Zustimmung zu elektronischen Unterschriften abdecken. Dies hält Sie im Einklang mit Rahmenwerken wie ESIGN, UETA und eIDAS, ohne sich auf unsere zu verlassen.

Einstellungen auf Arbeitsbereichsebene für Multi-Tenant-Produkte

Wenn Sie ein SaaS-Produkt entwickeln, bei dem jeder Ihrer Kunden seine eigene markenspezifische Erfahrung benötigt, bieten Arbeitsbereiche diese Isolation.

Jeder Arbeitsbereich kann haben:

• Seine eigene benutzerdefinierte E-Mail-Domain

• Seine eigene Einstellung zur Akzeptanz der Bedingungen

• Seine eigenen Vorlagen und Signaturanfragen

• Seinen eigenen API-Schlüssel

Kunde A kann E-Mails von seiner Domain mit deaktiviertem Bedingungsbildschirm haben, während Kunde B eine andere Domain mit den Standardeinstellungen verwendet. Jeder Arbeitsbereich ist vollständig separat.

Schauen Sie sich die Kundenarbeitsbereiche-Feature-Seite an, um mehr über Multi-Tenant-Architektur zu erfahren.

Zusammenführung

Hier ist ein kurzer Überblick über Ihre Optionen:

Möchten Sie gebrandete E-Mails? Fügen Sie Ihre Domain in den Arbeitsbereichseinstellungen hinzu. E-Mails kommen von notifications@yourdomain.com.

Möchten Sie Ihre eigenen E-Mails senden? Schalten Sie die vier E-Mail-Einstellungen aus und verwenden Sie Webhooks, um Ihre eigenen Benachrichtigungen zu starten.

Möchten Sie den Firma.dev-Bedingungsbildschirm entfernen? Deaktivieren Sie „Erfordern Akzeptanz der Bedingungen“ in den Arbeitsbereichseinstellungen und verwenden Sie Ihre eigenen Bedingungen.

Sie können mischen und anpassen. Einige Teams verwenden benutzerdefinierte Domains, behalten jedoch die E-Mail-Vorlagen von Firma.dev bei. Andere schalten alles aus und handhaben den gesamten Ablauf selbst. Es ist flexibel.

Was kommt

Wir entwickeln aktiv weitere Whitelabel-Funktionen. Benutzerdefinierte Markenerfahrung in der Signatur-UI, gebrandete Abschlusszertifikate und mehr. Dieser Beitrag behandelt, was heute verfügbar ist. Wenn das vollständige Suite-Set verfügbar ist, werden wir einen umfassenden Leitfaden in den Dokumentationen veröffentlichen.

Abschluss

Das White-Labeling Ihrer E-Signature-E-Mails hält das Erlebnis konsistent mit Ihrem Produkt. Ob Sie E-Mails von Ihrer Domain oder vollständige Kontrolle über den Benachrichtigungsfluss wünschen, Firma.dev gibt Ihnen die Werkzeuge, um es zu verwirklichen.

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