Como Personalizar os Seus Emails de Assinatura Eletrónica e Links de Assinatura

Se está a integrar assinaturas eletrónicas no seu produto, provavelmente não quer que os seus utilizadores recebam e-mails de um fornecedor que nunca ouviram falar. Quando um cliente recebe um pedido de assinatura, deve vir de si.

A Firma.dev oferece-lhe duas opções aqui. Pode enviar e-mails do seu próprio domínio para que tudo pareça vir da sua empresa. Ou pode desligar completamente os e-mails da Firma.dev e gerir as notificações você mesmo através de webhooks ou do seu próprio sistema de e-mail.

Este artigo cobre ambas as abordagens.

O Que Queremos Dizer com White-Labeling

White-labeling significa que os seus utilizadores interagem com a sua marca, não com a nossa. Quando recebem um e-mail a pedir que assinem um documento, este vem do seu domínio de e-mail. Quando assinam, não vêm um ecrã a pedir para aceitar os termos da Firma.dev.

Do ponto de vista do seu utilizador, a funcionalidade de assinatura eletrónica é apenas parte do seu produto. Eles não sabem ou não se importam que é a Firma.dev que está a alimentá-lo nos bastidores.

Isto é mais importante para plataformas SaaS, software de RH, produtos de tecnologia legal e qualquer aplicação onde as assinaturas eletrónicas são uma funcionalidade em vez de serem o produto principal. Você quer que a experiência pareça nativa, não emendado.

Opção 1: Enviar E-mails do Seu Próprio Domínio

Por padrão, a Firma.dev envia e-mails de pedido de assinatura do nosso domínio. Se preferir que eles venham da sua empresa, pode adicionar o seu próprio domínio no painel de controlo.

Vá às definições de domínio da sua área de trabalho, adicione o seu domínio, e verifique-o. Depois de concluído, todos os e-mails relacionados com assinaturas (pedidos, conclusões, lembretes, cancelamentos) virão de notifications@yourdomain.com em vez de Firma.dev.

Esta é uma configuração ao nível da área de trabalho, logo, se estiver a operar um produto multi-arrendatário, cada área de trabalho pode ter o seu próprio domínio de e-mail personalizado. O Cliente A recebe e-mails de notifications@customera.com, o Cliente B recebe e-mails de notifications@customerb.com. Completamente isolado.

O conteúdo do e-mail permanece o mesmo, mas o remetente é o seu domínio. Os seus utilizadores veem um endereço familiar, que constrói confiança e mantém a experiência consistente com a sua marca.

Opção 2: Desativar Completamente os E-mails da Firma.dev

Se deseja ter controlo total sobre o fluxo de e-mails, pode desativar os e-mails transacionais da Firma.dev e gerir tudo você mesmo.

Quatro configurações controlam quais os e-mails que enviamos:

• send_signing_email – a notificação inicial "por favor, assine este documento"

• send_finish_email – a confirmação de conclusão quando todos os signatários terminam

• send_expiration_email – o lembrete quando um pedido está prestes a expirar

• send_cancellation_email – a notificação quando um pedido é cancelado

Todos os quatro por padrão estão definidos para true. Defina qualquer um deles para false, e não enviaremos esse e-mail. Defina todos os quatro para false, e ficamos completamente fora do seu fluxo de e-mails.

Pode configurar estas definições em alguns lugares:

• Através da API ao criar um pedido de assinatura

• Na tela de criação de modelo no painel de controlo

• Na tela de criação de pedido de assinatura no painel de controlo

O padrão típico para equipas que querem controlo total é desligar todos os e-mails da Firma.dev e usar webhooks para desencadear os seus próprios. Quando um pedido de assinatura é enviado, você recebe um evento webhook. Quando alguém assina, você recebe um evento. Quando o documento está completo, você recebe um evento. Você usa esses para enviar seus próprios e-mails do seu próprio sistema.

Isto dá-lhe controlo total sobre o texto, o design, o endereço do remetente e o timing. Os seus e-mails, a sua marca, as suas regras.

Desativar o Ecrã de Aceitação dos Termos da Firma.dev

Por padrão, os signatários têm de aceitar os termos e condições da Firma.dev antes de poderem assinar um documento. Este é um ecrã intersticial breve que aparece quando abrem o link de assinatura.

Se quiser remover este ecrã, há uma configuração na área de trabalho chamada "Exigir Aceitação dos Termos." Desative-a, e os signatários vão diretamente para o documento sem ver os nossos termos.

Uma nota sobre isto: se desativar o nosso ecrã de termos, você está a assumir a responsabilidade de informar os signatários sobre as implicações legais da sua assinatura eletrónica. Recomendamos ter os seus próprios termos e condições que cubram o consentimento de assinatura eletrónica. Isto manterá você alinhado com enquadramentos como ESIGN, UETA e eIDAS, sem depender dos nossos.

Definições ao Nível da Área de Trabalho para Produtos Multi-Arrendatário

Se está a construir um produto SaaS onde cada um dos seus clientes precisa de uma experiência própria de marca, áreas de trabalho oferecem-lhe esse isolamento.

Cada área de trabalho pode ter:

• O seu próprio domínio de e-mail personalizado

• A sua própria configuração de aceitação de termos

• Os seus próprios modelos e pedidos de assinatura

• A sua própria chave API

Assim, o Cliente A pode ter e-mails do seu domínio com o ecrã de termos desativado, enquanto o Cliente B utiliza um domínio diferente com as definições padrão. Cada área de trabalho é completamente separada.

Consulte a página de funcionalidades de áreas de trabalho para clientes para mais sobre a arquitetura multi-arrendatário.

Juntando Tudo

Aqui está um resumo rápido das suas opções:

Quer e-mails de marca? Adicione o seu domínio nas definições da área de trabalho. Os e-mails vêm de notifications@yourdomain.com.

Quer enviar os seus próprios e-mails? Desative as quatro definições de e-mail e use webhooks para acionar as suas próprias notificações.

Quer remover o ecrã de termos da Firma.dev? Desative "Exigir Aceitação dos Termos" nas definições da área de trabalho e use os seus próprios termos.

Pode misturar e combinar. Algumas equipas usam domínios personalizados mas mantêm os modelos de e-mail da Firma.dev. Outros desligam tudo e gerem todo o fluxo por eles mesmos. É flexível.

O Que Está a Chegar

Estamos a desenvolver ativamente mais capacidades de white-label. Branding personalizado na UI de assinatura, certificados de conclusão de marca, e mais. Este artigo cobre o que está disponível hoje. Quando o pacote completo for lançado, publicaremos um guia abrangente nas docs.

Conclusão

A marca branca dos seus e-mails de assinatura eletrónica mantém a experiência consistente com o seu produto. Quer pretenda e-mails do seu domínio ou controlo completo sobre o fluxo de notificações, a Firma.dev fornece-lhe as ferramentas para o fazer.

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