Como Personalizar os Seus Emails de Assinatura Eletrónica e Links de Assinatura

Quer a imagem completa? Este artigo foca-se na personalização da marca em e-mails e no controlo de notificações. Para obter uma visão geral abrangente de todas as funcionalidades de marca branca, incluindo logótipos, temas de cores, interfaces integradas e a hierarquia de configurações, consulte o Guia Completo de Assinaturas Eletrónicas de Marca Branca para SaaS.

Se está a integrar assinaturas eletrónicas no seu produto, provavelmente não deseja que os seus utilizadores recebam e-mails de um fornecedor de quem nunca ouviram falar. Quando um cliente recebe um pedido de assinatura, este deve vir de si, ter a sua identidade visual e o seu tom de voz.

O Firma.dev oferece-lhe várias opções neste aspeto. Pode enviar e-mails a partir do seu próprio domínio, personalizar o endereço do remetente, utilizar os seus próprios modelos de e-mail ou desativar totalmente os e-mails do Firma.dev e gerir as notificações por si mesmo. Este artigo aborda todas estas abordagens.

O que Queremos Dizer com Marca Branca

Marca branca (white-labeling) significa que os seus utilizadores interagem com a sua marca, não com a nossa. Quando recebem um e-mail a solicitar a assinatura de um documento, este vem do seu domínio de e-mail com a sua identidade visual. Quando assinam, veem o seu logótipo e as suas cores. Do ponto de vista do seu utilizador, a funcionalidade de assinatura eletrónica é apenas uma parte do seu produto.

Isto é ainda mais importante para plataformas SaaS, software de RH, produtos de tecnologia jurídica e qualquer aplicação onde as assinaturas eletrónicas sejam uma funcionalidade e não o produto principal. O objetivo é que a experiência pareça nativa, e não algo acrescentado à pressa.

Opção 1: Enviar E-mails a partir do Seu Próprio Domínio

Por predefinição, o Firma.dev envia e-mails de pedido de assinatura a partir do nosso domínio. Se preferir que venham da sua empresa, pode configurar um domínio de e-mail personalizado através da API ou no painel de controlo.

O processo de configuração é orientado por API e bastante simples:

1. Adicione o seu domínio utilizando o endpoint de domínios

2. Adicione um registo TXT ao seu DNS para verificação de propriedade

3. Verifique a propriedade através da API

4. Finalize para receber os seus registos SPF, DKIM e DMARC

5. Adicione esses registos DNS

6. Verifique o DNS através da API

Uma vez verificado, todos os e-mails relacionados com assinaturas (pedidos, conclusões, lembretes, cancelamentos) virão do seu domínio em vez do domínio do Firma.dev.

Isto funciona tanto ao nível da empresa como do espaço de trabalho. Se estiver a gerir um produto multi-tenant, cada espaço de trabalho pode ter o seu próprio domínio de e-mail personalizado. O Cliente A recebe e-mails de documents@customera.com, o Cliente B recebe e-mails de contracts@customerb.com. Totalmente isolado.

Opção 2: Personalizar o Endereço do Remetente

Além do domínio, pode controlar exatamente o aspeto do endereço do remetente. O endereço de e-mail é composto por três componentes: o nome do remetente, a parte local (a parte antes do @) e o domínio.

Defina a email_local_part ao nível da empresa ou do espaço de trabalho para alterá-la do valor predefinido (support) para algo como noreply, signing ou documents. Combinado com um domínio personalizado, os seus e-mails virão de algo como Jane Smith <noreply@sign.acmecorp.com> em vez de Jane Smith <support@updates.firma.dev>.

Cada componente resolve-se através de uma cadeia de contingência. A configuração do espaço de trabalho tem prioridade, seguida pela configuração da empresa e, por fim, pelas predefinições do Firma.dev. Ao nível do espaço de trabalho, defina qualquer valor como null para herdar as definições da empresa.

Regras de validação para a parte local: 1 a 64 carateres, letras minúsculas, números, pontos, sublinhados e hífenes. Deve começar e terminar com uma letra ou número. Valores reservados como postmaster e abuse não são permitidos.

Opção 3: Modelos de E-mail Personalizados

Se deseja que os seus e-mails de assinatura combinem com o tom de voz e o design da sua marca, pode personalizar os modelos que o Firma.dev utiliza para cada e-mail que envia. Existem 11 tipos de e-mail personalizáveis que cobrem todo o ciclo de vida da assinatura:

• Convites de assinatura

• Notificações para o próximo signatário (para assinaturas sequenciais)

• Notificações de reenvio

• Lembretes automáticos

• Avisos de expiração

• Avisos de cancelamento

• Notificações de recusa (para outros signatários e para o administrador)

• Confirmações de conclusão

• Alertas de alteração de identidade do signatário

Cada modelo tem um assunto e um corpo HTML personalizáveis. Pode utilizar marcadores dinâmicos como {{signer_name}}, {{signing_link}}, {{company_logo}}, {{team_name}} e outros para manter os e-mails personalizados.

Para começar rapidamente, pode obter os modelos predefinidos integrados do Firma.dev para qualquer um dos 9 idiomas suportados e utilizá-los como ponto de partida. Modifique o HTML, aplique as cores e os textos da sua marca e configure o modelo ao nível da empresa ou do espaço de trabalho.

Os modelos seguem a mesma hierarquia em cascata que as outras configurações. Os modelos da empresa fornecem uma base consistente e os modelos do espaço de trabalho sobrepõem-se a estes quando necessário. Eliminar um modelo em qualquer nível faz com que este reverta para o nível seguinte na cadeia.

Para obter a lista completa de marcadores e detalhes de implementação, consulte o Guia de Marca Branca.

Opção 4: Desativar Totalmente os E-mails do Firma.dev

Se deseja ter o controlo total sobre o fluxo de e-mails, pode desativar os e-mails transacionais do Firma.dev e gerir tudo por si mesmo.

Quatro configurações controlam quais os e-mails que enviamos:

• send_signing_email – a notificação inicial de "por favor, assine este documento"

• send_finish_email – a confirmação de conclusão quando todos os signatários terminam

• send_expiration_email – o lembrete quando um pedido está prestes a expirar

• send_cancellation_email – a notificação quando um pedido é cancelado

Todas as quatro predefinições estão definidas como true. Defina qualquer uma delas como false e não enviaremos esse e-mail. Defina as quatro como false e ficaremos completamente fora do seu fluxo de e-mails.

Pode definir estas configurações em alguns locais:

• Através da API ao criar um pedido de assinatura

• No ecrã de criação de modelos no painel de controlo

• No ecrã de criação de pedidos de assinatura no painel de controlo

O padrão típico para equipas que desejam controlo total é desativar todos os e-mails do Firma.dev e utilizar webhooks para acionar os seus próprios e-mails. Quando um pedido de assinatura é enviado, recebe um evento de webhook. Quando alguém assina, recebe um evento. Quando o documento está concluído, recebe um evento. Utiliza estes eventos para enviar os seus próprios e-mails a partir do seu próprio sistema.

Isto dá-lhe controlo total sobre o texto, o design, o endereço do remetente e o tempo de envio. Os seus e-mails, a sua marca, as suas regras.

Desativar o Ecrã de Aceitação de Termos do Firma.dev

Por predefinição, os signatários têm de aceitar os termos e condições do Firma.dev antes de poderem assinar um documento. Este é um breve ecrã intermédio que aparece quando abrem o link de assinatura.

Se quiser remover este ecrã, existe uma configuração de espaço de trabalho chamada "Exigir Aceitação de Termos". Desative-a e os signatários irão diretamente para o documento sem ver os nossos termos.

Uma nota sobre isto: se desativar o nosso ecrã de termos, assume a responsabilidade de informar os signatários sobre as implicações legais da sua assinatura eletrónica. Recomendamos que tenha os seus próprios termos e condições que cubram o consentimento de assinatura eletrónica. Isto mantém a sua conformidade com estruturas como o ESIGN, UETA e eIDAS sem depender das nossas.

Configurações ao Nível do Espaço de Trabalho para Produtos Multi-Tenant

Se está a desenvolver um produto SaaS onde cada um dos seus clientes precisa da sua própria experiência de marca personalizada, os espaços de trabalho oferecem-lhe esse isolamento.

Cada espaço de trabalho pode ter:

• O seu próprio domínio de e-mail personalizado

• O seu próprio endereço de remetente (parte local do e-mail)

• Os seus próprios modelos de e-mail para todos os 11 tipos de e-mail

• O seu próprio logótipo e tema de cores

• A sua própria configuração de aceitação de termos

• Os seus próprios modelos e pedidos de assinatura

• A sua própria chave de API

Assim, o Cliente A pode ter e-mails do seu domínio com o seu logótipo e modelos personalizados, enquanto o Cliente B utiliza um domínio diferente com uma identidade visual diferente. Cada espaço de trabalho é completamente separado.

Consulte a página de funcionalidades dos espaços de trabalho do cliente para saber mais sobre a arquitetura multi-tenant.

Juntando Tudo

Aqui está um resumo rápido das suas opções:

Quer e-mails com a sua marca rapidamente? Adicione o seu domínio e defina a email_local_part. Os e-mails virão de noreply@oseudominio.com em poucas horas (dependendo principalmente da propagação do DNS).

Também quer o conteúdo do e-mail com a sua marca? Personalize os modelos de e-mail com o seu HTML, textos e marcadores. Utilize as predefinições como ponto de partida.

Quer enviar os seus próprios e-mails? Desative as quatro configurações de e-mail e utilize webhooks para acionar as suas próprias notificações através da sua infraestrutura existente.

Quer remover o ecrã de termos do Firma.dev? Desative "Exigir Aceitação de Termos" nas configurações do espaço de trabalho e utilize os seus próprios termos.

Pode combinar estas opções. Algumas equipas utilizam domínios e modelos personalizados enquanto o Firma.dev gere a entrega. Outras desativam tudo e gerem todo o fluxo por si mesmas. É flexível.

Para obter a imagem completa da personalização de marca branca, incluindo a identidade visual (logótipos, cores), interfaces integradas e a hierarquia completa de configurações, consulte o Guia Completo de Assinaturas Eletrónicas de Marca Branca para SaaS.

Resumo

Personalizar os e-mails das suas assinaturas eletrónicas com a sua marca mantém a experiência consistente com o seu produto. Quer deseje e-mails do seu domínio, modelos personalizados com a sua marca ou controlo total sobre o fluxo de notificações, o Firma.dev fornece-lhe as ferramentas para o conseguir. E todas estas funcionalidades estão incluídas em todos os planos de preços, a partir de 0,049 € por envelope (~5¢ USD).

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