Como Personalizar os Seus Emails de Assinatura Eletrónica e Links de Assinatura

Quer ver a imagem completa? Este artigo foca-se na personalização da marca em e-mails e no controlo de notificações. Para uma visão abrangente de todas as funcionalidades de white-label, incluindo logótipos, temas de cores, interfaces incorporadas e a hierarquia de configurações, consulte The Complete Guide to White-Label E-Signatures for SaaS.

Se está a incorporar assinaturas eletrónicas no seu produto, provavelmente não quer que os seus utilizadores recebam e-mails de um fornecedor de quem nunca ouviram falar. Quando um cliente recebe um pedido de assinatura, este deve vir de si, ter a sua identidade visual e o seu tom de voz.

O Firma.dev oferece-lhe várias opções nesta área. Pode enviar e-mails a partir do seu próprio domínio, personalizar o endereço do remetente, utilizar os seus próprios modelos de e-mail ou desativar totalmente os e-mails do Firma.dev e gerir as notificações por si mesmo. Este artigo aborda todas estas abordagens.

O que Queremos Dizer com White-Labeling

White-labeling significa que os seus utilizadores interagem com a sua marca, não com a nossa. Quando recebem um e-mail a pedir para assinar um documento, este vem do seu domínio de e-mail com a sua identidade visual. Quando assinam, veem o seu logótipo e as suas cores. Do ponto de vista do seu utilizador, a funcionalidade de assinatura eletrónica é apenas parte do seu produto.

Isto é ainda mais importante para plataformas SaaS, software de RH, produtos de tecnologia jurídica e qualquer aplicação onde as assinaturas eletrónicas são uma funcionalidade e não o produto principal. O objetivo é que a experiência pareça nativa, e não algo acrescentado à pressa.

Opção 1: Enviar E-mails a Partir do Seu Próprio Domínio

Por padrão, o Firma.dev envia e-mails de pedido de assinatura a partir do nosso domínio. Se preferir que venham da sua empresa, pode configurar um domínio de e-mail personalizado através da API ou no painel de controlo.

O processo de configuração é orientado pela API e bastante simples:

1. Adicione o seu domínio utilizando o endpoint de domínios

2. Adicione um registo TXT ao seu DNS para verificação de propriedade

3. Verifique a propriedade através da API

4. Finalize para receber os seus registos SPF, DKIM e DMARC

5. Adicione esses registos DNS

6. Verifique o DNS através da API

Uma vez verificado, todos os e-mails relacionados com assinaturas (pedidos, conclusões, lembretes, cancelamentos) virão do seu domínio em vez do domínio do Firma.dev.

Isto funciona tanto ao nível da empresa como ao nível do workspace. Se gere um produto multi-inquilino (multi-tenant), cada workspace pode ter o seu próprio domínio de e-mail personalizado. O Cliente A recebe e-mails de documents@customera.com, o Cliente B recebe e-mails de contracts@customerb.com. Totalmente isolado.

Opção 2: Personalizar o Endereço de Remetente

Além do domínio, pode controlar exatamente o aspeto do endereço do remetente. O endereço de e-mail é composto por três partes: o nome do remetente, a parte local (o texto antes do @) e o domínio.

Defina o email_local_part ao nível da empresa ou do workspace para alterá-lo do padrão (support) para algo como noreply, signing ou documents. Combinado com um domínio personalizado, os seus e-mails virão de algo como Jane Smith <noreply@sign.acmecorp.com> em vez de Jane Smith <support@updates.firma.dev>.

Cada componente resolve-se através de uma cadeia de contingência. A configuração do workspace tem prioridade, depois a configuração da empresa e, por fim, os padrões do Firma.dev. Ao nível do workspace, defina qualquer valor como null para herdar as definições da empresa.

Regras de validação para a parte local: 1 a 64 carateres, letras minúsculas, números, pontos, sublinhados e hífens. Deve começar e terminar com uma letra ou número. Valores reservados como postmaster e abuse não são permitidos.

Opção 3: Modelos de E-mail Personalizados

Se deseja que os seus e-mails de assinatura correspondam ao tom de voz e design da sua marca, pode personalizar os modelos que o Firma.dev utiliza para todos os e-mails que envia. Existem 11 tipos de e-mail personalizáveis que cobrem todo o ciclo de vida da assinatura:

• Convites de assinatura

• Notificações de próximo signatário (para assinaturas sequenciais)

• Notificações de reenvio

• Lembretes automáticos

• Avisos de expiração

• Avisos de cancelamento

• Notificações de recusa (para outros signatários e para o administrador)

• Confirmações de conclusão

• Alertas de alteração de identidade de signatário

Cada modelo tem um assunto e um corpo em HTML personalizáveis. Pode utilizar marcadores de posição dinâmicos como {{signer_name}}, {{signing_link}}, {{company_logo}}, {{team_name}} e muito mais para manter os e-mails personalizados.

Para começar rapidamente, pode obter os modelos padrão integrados do Firma.dev para qualquer um dos 9 idiomas suportados e utilizá-los como ponto de partida. Modifique o HTML, aplique as cores e os textos da sua marca e defina o modelo ao nível da empresa ou do workspace.

Os modelos seguem a mesma hierarquia em cascata que as outras definições. Os modelos da empresa fornecem uma base consistente e os modelos de workspace substituem-nos onde for necessário. Se apagar um modelo em qualquer nível, este reverterá para o nível seguinte na cadeia.

Para obter a lista completa de marcadores de posição e detalhes de implementação, consulte o White Labeling Guide.

Opção 4: Desativar Totalmente os E-mails do Firma.dev

Se deseja um controlo total sobre o fluxo de e-mails, pode desativar os e-mails transacionais do Firma.dev e gerir tudo por si próprio.

Quatro configurações controlam quais e-mails enviamos:

• send_signing_email – a notificação inicial de "por favor, assine este documento"

• send_finish_email – a confirmação de conclusão quando todos os signatários terminam

• send_expiration_email – o lembrete quando um pedido está prestes a expirar

• send_cancellation_email – a notificação quando um pedido é cancelado

Todas as quatro opções têm o valor padrão true. Defina qualquer uma delas como false e não enviaremos esse e-mail. Defina as quatro como false e ficaremos completamente fora do seu fluxo de e-mails.

Pode definir estas opções em alguns locais:

• Através da API ao criar um pedido de assinatura

• No ecrã de criação de modelos no painel de controlo

• No ecrã de criação de pedidos de assinatura no painel de controlo

O padrão típico para equipas que pretendem controlo total é desativar todos os e-mails do Firma.dev e utilizar webhooks para acionar os seus próprios. Quando um pedido de assinatura é enviado, recebe um evento de webhook. Quando alguém assina, recebe um evento. Quando o documento está concluído, recebe um evento. Utiliza esses eventos para enviar os seus próprios e-mails a partir do seu próprio sistema.

Isto dá-lhe controlo total sobre o texto, o design, o endereço do remetente e o timing. Os seus e-mails, a sua marca, as suas regras.

Desativar o Ecrã de Aceitação de Termos do Firma.dev

Por padrão, os signatários têm de aceitar os termos e condições do Firma.dev antes de poderem assinar um documento. Este é um breve ecrã intermédio que aparece quando abrem o link de assinatura.

Se quiser remover este ecrã, existe uma definição de workspace chamada "Exigir Aceitação de Termos". Desative-a e os signatários irão diretamente para o documento sem ver os nossos termos.

Uma nota sobre isto: se desativar o nosso ecrã de termos, assume a responsabilidade de informar os signatários sobre as implicações legais da sua assinatura eletrónica. Recomendamos que tenha os seus próprios termos e condições que cubram o consentimento para assinaturas eletrónicas. Isto mantém a sua conformidade com estruturas como o ESIGN, UETA e eIDAS sem depender dos nossos.

Configurações ao Nível do Workspace para Produtos Multi-Inquilino (Multi-Tenant)

Se está a desenvolver um produto SaaS onde cada um dos seus clientes precisa da sua própria experiência de marca personalizada, os workspaces oferecem esse isolamento.

Cada workspace pode ter:

• O seu próprio domínio de e-mail personalizado

• O seu próprio endereço de remetente (parte local do e-mail)

• Os seus próprios modelos de e-mail para todos os 11 tipos de e-mail

• O seu próprio logótipo e tema de cores

• A sua própria configuração de aceitação de termos

• Os seus próprios modelos e pedidos de assinatura

• A sua própria chave de API

Assim, o Cliente A pode enviar e-mails do seu próprio domínio com o seu logótipo e modelos personalizados, enquanto o Cliente B utiliza um domínio diferente com uma identidade visual diferente. Cada workspace é completamente separado.

Consulte a página de funcionalidade de workspaces de clientes para saber mais sobre arquitetura multi-inquilino.

Juntando as Peças

Aqui está um resumo rápido das suas opções:

Quer e-mails personalizados rapidamente? Adicione o seu domínio e configure a email_local_part. Os e-mails serão enviados a partir de noreply@oseudominio.com em poucas horas (dependendo principalmente da propagação do DNS).

Também quer o conteúdo de e-mail personalizado? Customize os modelos de e-mail com o seu HTML, textos e marcadores de posição. Utilize os padrões como ponto de partida.

Quer enviar os seus próprios e-mails? Desative as quatro configurações de e-mail e utilize webhooks para acionar as suas próprias notificações através da sua infraestrutura existente.

Quer remover o ecrã de termos do Firma.dev? Desative a opção "Exigir Aceitação de Termos" nas definições do workspace e utilize os seus próprios termos.

Pode combinar estas opções. Algumas equipas utilizam domínios e modelos personalizados enquanto o Firma.dev gere a entrega. Outras desativam tudo e gerem todo o fluxo por si mesmas. É flexível.

Para obter a visão completa do white-labeling, incluindo a imagem de marca visual (logótipos, cores), interfaces incorporadas e a hierarquia completa de configurações, consulte The Complete Guide to White-Label E-Signatures for SaaS.

Resumo

Personalizar a marca dos seus e-mails de assinatura eletrónica mantém a experiência consistente com o seu produto. Quer pretenda e-mails a partir do seu domínio, modelos de marca personalizados ou controlo total sobre o fluxo de notificações, o Firma.dev fornece-lhe as ferramentas necessárias. E todas estas funcionalidades estão incluídas em todos os planos de preços, a partir de 0,029 € por envelope (~3¢ USD).

Comece a utilizar o Firma.dev gratuitamente, sem necessidade de cartão de crédito.