Como Personalizar os Seus Emails de Assinatura Eletrónica e Links de Assinatura

Quer a imagem completa? Este artigo foca-se na personalização da marca em e-mails e no controlo de notificações. Para uma visão abrangente de todas as funcionalidades de marca branca, incluindo logótipos, temas de cores, interfaces incorporadas e a hierarquia de configurações, consulte O Guia Completo para Assinaturas Eletrónicas de Marca Branca para SaaS.

Se está a incorporar assinaturas eletrónicas no seu produto, provavelmente não deseja que os seus utilizadores recebam e-mails de um fornecedor de quem nunca ouviram falar. Quando um cliente recebe um pedido de assinatura, este deve vir de si, parecer-se consigo e soar como si.

Firma.dev oferece-lhe várias opções nesta área. Pode enviar e-mails a partir do seu próprio domínio, personalizar o endereço do remetente, utilizar os seus próprios modelos de e-mail ou desativar totalmente os e-mails da Firma.dev e gerir as notificações por si mesmo. Este artigo aborda todas estas abordagens.

O que Queremos Dizer com Marca Branca

Marca branca significa que os seus utilizadores interagem com a sua marca, não com a nossa. Quando recebem um e-mail a solicitar a assinatura de um documento, este vem do seu domínio de e-mail com a sua imagem de marca. Quando assinam, veem o seu logótipo e as suas cores. Do ponto de vista do seu utilizador, a funcionalidade de assinatura eletrónica é apenas parte do seu produto.

Isto é extremamente importante para plataformas SaaS, software de RH, produtos de tecnologia jurídica e qualquer aplicação onde as assinaturas eletrónicas sejam uma funcionalidade em vez do produto principal. Deseja que a experiência pareça nativa, e não um acrescento de última hora.

Opção 1: Enviar E-mails a Partir do Seu Próprio Domínio

Por predefinição, a Firma.dev envia e-mails de pedido de assinatura a partir do nosso domínio. Se preferir que venham da sua empresa, pode configurar um domínio de e-mail personalizado através da API ou no painel de controlo.

O processo de configuração é orientado pela API e extremamente simples:

1. Adicione o seu domínio utilizando o endpoint de domínios

2. Adicione um registo TXT ao seu DNS para verificação de propriedade

3. Verifique a propriedade através da API

4. Finalize para receber os seus registos SPF, DKIM e DMARC

5. Adicione esses registos DNS

6. Verifique o DNS através da API

Uma vez verificado, todos os e-mails relacionados com assinaturas (pedidos, conclusões, lembretes, cancelamentos) virão do seu domínio em vez do domínio da Firma.dev.

Isto funciona tanto ao nível da empresa como ao nível do espaço de trabalho. Se estiver a gerir um produto multi-inquilino (multi-tenant), cada espaço de trabalho (workspace) pode ter o seu próprio domínio de e-mail personalizado. O Cliente A recebe e-mails de documents@customera.com, o Cliente B recebe e-mails de contracts@customerb.com. Totalmente isolado.

Opção 2: Personalizar o Endereço do Remetente

Além do domínio, pode controlar exatamente a aparência do endereço do remetente. O endereço de e-mail é construído a partir de três componentes: o nome do remetente, a parte local (a parte antes do @) e o domínio.

Defina a email_local_part ao nível da empresa ou espaço de trabalho para a alterar do padrão (support) para algo como noreply, signing ou documents. Combinado com um domínio personalizado, os seus e-mails virão de algo como Jane Smith <noreply@sign.acmecorp.com> em vez de Jane Smith <support@updates.firma.dev>.

Cada componente resolve-se através de uma cadeia de contingência. A configuração do espaço de trabalho tem prioridade, seguida da configuração da empresa e, por fim, das predefinições da Firma.dev. Ao nível do espaço de trabalho, mude qualquer valor para null para herdar as configurações da empresa.

Regras de validação para a parte local: 1 a 64 carateres, letras minúsculas, números, pontos, sublinhados e hífenes. Deve começar e terminar com uma letra ou número. Valores reservados como postmaster e abuse não são permitidos.

Opção 3: Modelos de E-mail Personalizados

Se deseja que os seus e-mails de assinatura combinem com o tom de voz e o design da sua marca, pode personalizar os modelos que a Firma.dev utiliza para cada e-mail enviado. Existem 11 tipos de e-mail personalizáveis que cobrem todo o ciclo de vida da assinatura:

• Convites de assinatura

• Notificações de próximo signatário (para assinaturas sequenciais)

• Notificações de reenvio

• Lembretes automáticos

• Avisos de expiração

• Avisos de cancelamento

• Notificações de recusa (para outros signatários e para o administrador)

• Confirmações de conclusão

• Alertas de alteração de identidade do signatário

Cada modelo tem uma linha de assunto e um corpo em HTML personalizáveis. Pode utilizar variáveis dinâmicas como {{signer_name}}, {{signing_link}}, {{company_logo}}, {{team_name}} e outras para manter os e-mails personalizados.

Para começar rapidamente, pode obter os modelos predefinidos integrados do Firma.dev para qualquer um dos 9 idiomas suportados e usá-los como ponto de partida. Modifique o HTML, aplique as suas cores de marca e texto, e defina o modelo ao nível da empresa ou do espaço de trabalho.

Os modelos seguem a mesma hierarquia em cascata que as restantes configurações. Os modelos da empresa fornecem uma base consistente e os modelos de espaço de trabalho substituem-nos quando necessário. Eliminar um modelo em qualquer nível faz com que este reverta para o nível seguinte na hierarquia.

Para obter a lista completa de variáveis dinâmicas e detalhes de implementação, consulte o Guia de Marca Branca.

Opção 4: Desativar Totalmente os E-mails da Firma.dev

Se pretender um controlo total sobre o fluxo de e-mails, pode desativar os e-mails transacionais da Firma.dev e gerir tudo de forma autónoma.

Quatro configurações controlam quais os e-mails que enviamos:

• send_signing_email – a notificação inicial de "por favor, assine este documento"

• send_finish_email – a confirmação de conclusão quando todos os signatários terminam

• send_expiration_email – o lembrete quando um pedido está prestes a expirar

• send_cancellation_email – a notificação quando um pedido é cancelado

Todas as quatro predefinições estão definidas como true. Mude qualquer uma delas para false e não enviaremos esse e-mail. Mude as quatro para false e ficamos completamente fora do seu fluxo de e-mails.

Pode definir estas configurações em alguns locais:

• Através da API ao criar um pedido de assinatura

• No ecrã de criação de modelos no painel de controlo

• No ecrã de criação de pedidos de assinatura no painel de controlo

O padrão típico para equipas que desejam controlo total é desativar todos os e-mails da Firma.dev e utilizar webhooks para acionar os seus próprios. Quando um pedido de assinatura é enviado, recebe um evento de webhook. Quando alguém assina, recebe um evento. Quando o documento está concluído, recebe um evento. Utiliza estes eventos para enviar os seus próprios e-mails a partir do seu próprio sistema.

Isto dá-lhe controlo total sobre a mensagem, o design, o endereço do remetente e o tempo de entrega. Os seus e-mails, a sua marca, as suas regras.

Desativar o Ecrã de Aceitação de Termos do Firma.dev

Por predefinição, os signatários têm de aceitar os termos e condições da Firma.dev antes de poderem assinar um documento. Trata-se de um breve ecrã intermédio que aparece quando abrem o link de assinatura.

Se pretender remover este ecrã, existe uma definição de espaço de trabalho chamada "Exigir Aceitação de Termos". Desative-a e os signatários irão diretamente para o documento sem verem os nossos termos.

Uma nota importante sobre isto: se desativar o nosso ecrã de termos, assume a responsabilidade de informar os signatários sobre as implicações jurídicas da sua assinatura eletrónica. Recomendamos que tenha os seus próprios termos e condições que cubram o consentimento de assinatura eletrónica. Isto mantém a sua conformidade com estruturas legais como ESIGN, UETA e eIDAS sem depender das nossas.

Configurações ao Nível do Espaço de Trabalho para Produtos Multi-Inquilino

Se está a desenvolver um produto SaaS onde cada um dos seus clientes necessita da sua própria experiência de marca personalizada, os espaços de trabalho oferecem essa separação isolada.

Cada espaço de trabalho pode ter:

• O seu próprio domínio de e-mail personalizado

• O seu próprio endereço de remetente (parte local do e-mail)

• Os seus próprios modelos de e-mail para todos os 11 tipos de e-mail

• O seu próprio logótipo e tema de cores

• A sua própria definição de aceitação de termos

• Os seus próprios modelos e pedidos de assinatura

• A sua própria chave API

Desta forma, o Cliente A pode receber e-mails do seu próprio domínio com o seu logótipo e modelos personalizados, enquanto o Cliente B utiliza um domínio diferente com outra imagem de marca. Cada espaço de trabalho é totalmente independente.

Consulte a página de funcionalidades dos espaços de trabalho do cliente para saber mais sobre a arquitetura multi-inquilino.

Fazer a Integração de Tudo

Aqui está um resumo rápido das suas opções:

Quer e-mails com a sua marca rapidamente? Adicione o seu domínio e defina a email_local_part. Os e-mails serão enviados de noreply@oseudominio.com em poucas horas (dependendo maioritariamente da propagação do DNS).

Quer também o conteúdo dos e-mails personalizado? Personalize os modelos de e-mail com o seu HTML, texto e variáveis dinâmicas. Utilize as predefinições como ponto de partida.

Quer enviar os seus próprios e-mails? Desative as quatro configurações de e-mail e utilize os webhooks para acionar as suas próprias notificações através da sua infraestrutura existente.

Quer remover o ecrã de termos do Firma.dev? Desative a opção "Exigir Aceitação de Termos" nas configurações do espaço de trabalho e utilize os seus próprios termos.

Pode combinar as várias opções. Algumas equipas utilizam domínios e modelos personalizados enquanto a Firma.dev gere o envio. Outras desativam tudo e gerem todo o fluxo de forma autónoma. É flexível.

Para obter uma perspetiva completa sobre marcas brancas, incluindo a personalização visual (logótipos, cores), interfaces incorporadas e a hierarquia total de definições, consulte O Guia Completo para Assinaturas Eletrónicas de Marca Branca para SaaS.

Resumo

A aplicação de marca branca aos seus e-mails de assinatura eletrónica mantém a experiência consistente com o seu produto. Quer deseje e-mails do seu domínio, modelos com a imagem da sua marca ou controlo total sobre o fluxo de notificações, a Firma.dev fornece-lhe as ferramentas para o concretizar. E todas estas funcionalidades estão incluídas em todos os escalões de preços, partindo de 0,049 € por envelope (~5¢ USD).

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