O enquadramento legal da assinatura eletrónica na Alemanha assenta em dois pilares: o Regulamento eIDAS da UE (N.º 910/2014) e o Código Civil Alemão (Bürgerliches Gesetzbuch, BGB), implementado internamente através da Lei dos Serviços de Confiança (Vertrauensdienstegesetz, VDG), em vigor desde julho de 2017.

O eIDAS estabelece três níveis de assinatura eletrónica reconhecidos em toda a UE. As Assinaturas Eletrónicas Simples (SES) são a base: quaisquer dados em formato eletrónico logicamente associados a outros dados e utilizados pelo signatário para assinar. As Assinaturas Eletrónicas Avançadas (AES) acrescentam requisitos mais rigorosos, incluindo a ligação exclusiva ao signatário, a criação com dados sob o seu controlo exclusivo e a deteção de adulterações que revele qualquer alteração posterior dos dados assinados. As Assinaturas Eletrónicas Qualificadas (QES) exigem um certificado qualificado de um Prestador de Serviços de Confiança supervisionado pela Bundesnetzagentur (Agência Federal de Redes), o organismo nacional de supervisão de QTSP da Alemanha.

Segundo o direito civil alemão, o §126 do BGB define a forma escrita tradicional (Schriftform) como exigindo uma assinatura manuscrita ou, de acordo com o §126a do BGB, uma assinatura eletrónica qualificada como o seu equivalente eletrónico. Nenhum nível de assinatura inferior satisfaz a Schriftform. Nos casos em que a lei alemã não exige especificamente a Schriftform, as partes são geralmente livres de contratar na forma que escolherem, um princípio conhecido como Formfreiheit, e é aí que as SES e AES se aplicam sem qualquer problema.

A mudança recente mais significativa é a Quarta Lei de Alívio da Burocracia (Viertes Bürokratieentlastungsgesetz, BEG IV), em vigor desde 1 de janeiro de 2025. A BEG IV substituiu a exigência de Schriftform pela exigência mais leve de Textform (§126b do BGB) para contratos de arrendamento comercial e partes substanciais da documentação de emprego, incluindo contratos de cedência de trabalhadores. A Textform apenas exige uma declaração legível e imputável num suporte duradouro, tecnicamente sem necessidade de qualquer assinatura, embora uma SES ou AES clara reforce consideravelmente o valor probatório. Isto converteu uma grande categoria de documentos comerciais anteriormente restritos a QES em documentos que os fluxos de trabalho de SES/AES da Firma.dev conseguem processar totalmente.

Uma lista curta e bem definida de exceções ainda exige QES ou uma assinatura manuscrita (tinta fresca). Os avisos de rescisão de contrato de trabalho e os acordos de revogação (§623 do BGB) excluem explicitamente a forma eletrónica por completo; mesmo uma QES não satisfaz este requisito, sendo apenas válida uma assinatura manuscrita a tinta. Os contratos de crédito ao consumo (§492 do BGB) exigem a Schriftform, apenas satisfatória através de QES. As declarações de fiança por parte de não comerciantes (§766 do BGB) e os reconhecimentos abstratos de dívida (§§780-781 do BGB) também exigem a Schriftform. As transmissões de bens imóveis e a maioria das deliberações sociais exigem a intervenção de um notário ao abrigo da Beurkundungsgesetz (Lei do Notariado), cabendo ao notário, e não às partes outorgantes, aplicar a assinatura qualificada relevante. A Alemanha tem vindo a implementar o notariado online através de videoconferência para a constituição de sociedades GmbH desde agosto de 2022, prevendo-se que a certificação eletrónica presencial mais alargada se torne uma prática corrente por volta de 2026.

Para o caso de utilização padrão de SaaS B2B, licenças de software, contratos de subscrição, MSAs, NDAs, contratos de fornecedores e, desde a BEG IV, a maioria dos arrendamentos comerciais e documentação laboral (exceto rescisões), as SES e AES cobrem a esmagadora maioria do que as empresas alemãs precisam de assinar.