O enquadramento legal da assinatura eletrónica na Polónia assenta em dois pilares: o Regulamento eIDAS a nível da UE (N.º 910/2014) e o Código Civil Polaco (Kodeks cywilny), transposto a nível nacional através da Lei de 5 de setembro de 2016 sobre Serviços de Confiança e Identificação Eletrónica (Ustawa o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej), que substituiu a anterior Lei de Assinatura Eletrónica da Polónia, anterior ao eIDAS.

O eIDAS estabelece três níveis de assinatura eletrónica reconhecidos em toda a UE. As Assinaturas Eletrónicas Simples (AES - Simple Electronic Signatures) são a linha de base: quaisquer dados em formato eletrónico logicamente associados a outros dados e utilizados pelo signatário para assinar. As Assinaturas Eletrónicas Avançadas (AdES - Advanced Electronic Signatures) acrescentam requisitos mais rigorosos, incluindo a associação unívoca ao signatário, a criação utilizando dados sob o seu controlo exclusivo e a deteção de violações que revele qualquer alteração posterior aos dados assinados. As Assinaturas Eletrónicas Qualificadas (QES - Qualified Electronic Signatures) requerem um certificado qualificado de um prestador de serviços de confiança constante da lista de confiança nacional da Polónia, registado através do Centro Nacional de Certificação (NCCert, gerido pelo Banco Nacional da Polónia) e supervisionado pelo Ministério dos Assuntos Digitais (Ministerstwo Cyfryzacji).

O direito civil polaco sobrepõe a sua própria hierarquia de formas a estes níveis do eIDAS. O Artigo 60.º do Código Civil permite que as partes expressem a sua intenção sob qualquer forma, incluindo a eletrónica, a menos que uma lei ou as próprias partes exijam especificamente o contrário, pelo que a maioria dos contratos comerciais não tem qualquer requisito de forma. Sempre que uma lei exija a forma escrita (forma pisemna), o Artigo 78.¹ define a forma eletrónica (forma elektroniczna) como o seu equivalente eletrónico, satisfeita apenas por uma assinatura eletrónica qualificada. As SES e AES não cumprem a equivalência da forma escrita, mas produzem uma forma documental válida (forma dokumentowa) ao abrigo dos Artigos 77.º-2 e 77.º-3, um nível inferior introduzido com a mesma reforma de 2016 e suficiente para qualquer declaração cujo autor possa ser identificado a partir de um registo duradouro, o que abrange a esmagadora maioria das transações comerciais comuns.

O desenvolvimento recente mais significativo é a plataforma de contratação eletrónica em praca.gov.pl, lançada a 7 de janeiro de 2026 para pequenos empregadores e alargada a todos os empregadores e trabalhadores a 19 de junho de 2026. Dentro da plataforma, os empregadores podem celebrar contratos de trabalho, acordos de não concorrência, acordos de formação, acordos de responsabilidade material conjunta e acordos de voluntariado por via eletrónica, utilizando uma assinatura qualificada, pessoal ou de confiança; as assinaturas pessoais e de confiança têm o mesmo efeito jurídico que uma assinatura manuscrita, mas apenas para documentos celebrados dentro do sistema, utilizando os seus modelos fixos. Esse sistema está fora de qualquer API de assinatura eletrónica de terceiros, incluindo a Firma.dev; é um canal direto do governo para o empregador, e não um tipo de assinatura a que uma plataforma SaaS se possa ligar.

Uma lista específica e nomeada de documentos continua a exigir a QES ou uma forma mais forte. Os contratos de trabalho celebrados fora do sistema praca.gov.pl necessitam de equivalência à forma escrita nos termos do Artigo 29.º do Kodeks pracy, sendo satisfatórios eletronicamente apenas por QES. Os contratos de direitos de autor e de transferência de propriedade intelectual também exigem QES, nos termos do Artigo 53.º da Lei sobre Direitos de Autor e Direitos Conexos; uma transferência efetuada sem QES ou assinatura manuscrita é nula. Os contratos de crédito ao consumo e as declarações de fiança de não comerciantes exigem igualmente a forma escrita. Os contratos de compra e venda e transferência de bens imóveis, bem como qualquer documento que crie um direito de inscrição no registo predial e hipotecário, exigem uma escritura notarial nos termos do Artigo 158.º do Código Civil, em que o notário, e não as partes outorgantes, aplica a respetiva assinatura qualificada. Os testamentos e outros documentos de herança, incluindo acordos de partilha de herança ou de renúncia a direitos sucessórios, exigem a forma manuscrita ou notarial nos termos dos Artigos 949.º-950.º e 1037.º-1052.º.

Os arrendamentos imobiliários de duração superior a um ano enquadram-se numa categoria diferente: o Artigo 660.º exige a forma escrita, mas a sua omissão não anula o arrendamento. Converte-se num contrato de duração indeterminada, deixando de ter uma data de termo fixa, o que constitui um risco prático real mas superável, e não um bloqueio absoluto.

Para o caso de utilização padrão de SaaS B2B, licenças de software, contratos de subscrição, MSAs, NDAs, contratos de fornecedores e a maior parte da documentação de RH acessória, com exceção do próprio contrato de trabalho, as SES e AES cobrem o que as empresas polacas precisam de assinar no dia a dia.