Quer se trate de um contabilista a solo ou de uma empresa de CPA com vários parceiros, as cartas de compromisso e a papelada de integração de clientes não avançam a um ritmo constante ao longo do ano.
O volume concentra-se fortemente em torno da época de entrega de declarações, e a perseguição de assinaturas por e-mail em dezenas de clientes ao mesmo tempo transforma-se numa folha de cálculo de quem assinou, quem não assinou e quem precisa de um terceiro lembrete antes de um processo poder ser aberto.
Cinquenta cartas de compromisso em poucas semanas é o que transforma a papelada simples num estrangulamento.
O que é possível
Cartas de adjudicação como contratos civis
As cartas de compromisso, os formulários de integração e os acordos de representação geral são contratos civis, e são os documentos em torno dos quais a lei da assinatura eletrónica foi criada.
A fundação legal Firma.dev apoia
O Firma.dev foi concebido para suportar o ESIGN Act, o UETA e o eIDAS (SES e AES), a base legal que torna uma carta de compromisso assinada eletronicamente vinculativa nos mesmos termos que uma em papel, independentemente de onde a firma e os seus clientes estejam localizados.
As regras específicas do preenchimento são separadas
As regras de assinatura específicas de cada entrega de declaração são uma questão à parte e variam de acordo com o país e o formulário. Verifique as orientações atuais da autoridade tributária relevante antes de assumir que uma declaração específica pode ser tratada por via eletrónica.
Para empresas americanas: onde os formulários do IRS se enquadram
Alguns formulários do IRS aceitam assinaturas eletrónicas sob condições específicas, e a lista mudou mais do que uma vez nos últimos anos. Essa determinação deve vir da orientação atual do IRS para o formulário exato em questão.
Firma.dev abrange as cartas de compromisso e a documentação de integração relativas a uma relação com o cliente. Confirme as regras de entrega do IRS para formulários específicos separadamente.
Um fluxo de trabalho de integração típico
A carta de apresentação e o formulário de integração são enviados juntos
A carta de compromisso de um novo cliente é enviada com os campos de assinatura já colocados, juntamente com um formulário de integração para recolher os detalhes necessários para abrir o processo.
O cliente assina a partir de um telemóvel
A assinatura demora alguns minutos a partir de um telemóvel.
A empresa é notificada instantaneamente
A empresa recebe uma notificação no momento em que estiver concluído, com um registo de auditoria com carimbo data/hora anexado, para que ninguém tenha de abrir uma folha de cálculo separada para verificar quem ainda está em falta.
Preços que se ajustam ao volume sazonal
Os planos de assinatura eletrónica por utilizador, incluindo a maioria dos softwares de assinatura eletrónica comercializados para CPAs e contabilistas, cobram a mesma taxa fixa mensal, independentemente de quantos documentos passem por eles.
A Firma.dev cobra €0.049 por envelope (cerca de 5 cêntimos de USD), sem mínimo mensal e sem taxa por utilizador, por isso, uma firma que envie três documentos num mês e trinta no seguinte paga exatamente o que envia. Detalhes completos na página de preços.
