Splendid Consulting Inc.
Como uma empresa de contabilidade de Toronto passou do DocuSign para o BoldSign para um fluxo de trabalho da Firma.dev totalmente automatizado, criado por alguém sem conhecimentos de programação usando o ChatGPT.
O Problema
A Splendid Consulting é uma empresa familiar de contabilidade em Toronto. Tratam de declarações de impostos para particulares e empresas, além de escrituração contabilística, processamento salarial e gestão de inventário. As assinaturas surgem constantemente: acordos fiscais, cartas de compromisso, os documentos de rotina que têm de ser assinados e arquivados antes de o trabalho poder avançar.
Durante anos, utilizaram o DocuSign. Yavuz Mert, que se juntou à empresa há alguns anos e acabou por ficar responsável pelas operações, apercebeu-se rapidamente de que o custo era difícil de justificar. Mudaram para a BoldSign, um fornecedor canadiano com uma subscrição mensal mais baixa. O preço era melhor, mas o problema de fundo não ficou resolvido.
Yavuz queria automatizar todo o processo. Quando uma tarefa no ClickUp atingisse um determinado estado, o documento devia ser enviado automaticamente. Quando o cliente assinasse, devia ir parar ao Google Drive sem que ninguém lhe tocasse. Nada de envios manuais, nada de andar atrás de ninguém, nada de iniciar sessão numa interface web para verificar o estado. A BoldSign tinha uma API, mas o preço tornava-a inviável: cerca de $1 por assinatura, além da subscrição mensal. Com 200 assinaturas por mês durante a época baixa, isso são $230 canadianos antes de começar o volume da época fiscal.
Eu disse: isto é ridículo. Ninguém usa isto. Não vou pagar tanto por uma assinatura.
— Yavuz Mert, Splendid Consulting Inc.
O Interruptor
Yavuz não é um programador. Estudou engenharia de software e tem interesse em automatização, mas cria coisas com ferramentas de IA em vez de escrever código diretamente. Depois de procurar opções de assinatura eletrónica API-first e de pedir recomendações ao ChatGPT, surgiu a Firma.dev.
A integração que construiu é simples por conceção. Uma automatização do ClickUp monitoriza tarefas com um estado específico. Quando é acionada, chama a API da Firma.dev e envia o documento para o signatário. Quando o documento é assinado, uma segunda automatização é acionada e faz o download para a pasta certa no Google Drive. Todo o fluxo funciona sem que ninguém na Splendid lhe toque. Demorou cerca de um dia a ficar a funcionar, sendo a principal dificuldade a gestão de chaves de API no início. Depois disso, a integração praticamente funcionou sozinha.
Como não programador, fiz tudo sozinho. Demorou cerca de um dia com IA. Não foi assim tão desafiante.
— Yavuz Mert, Splendid Consulting Inc.
Os resultados
No mês anterior à chamada, Yavuz enviou cerca de 200 assinaturas através da Firma.dev. A fatura rondou os 14 CAD. Com os preços da API da BoldSign, o mesmo volume teria custado cerca de 230 CAD. Na época alta dos impostos, quando o volume sobe para 500 ou 600 assinaturas por mês, essas poupanças tornam-se maiores.
Para além do custo, o ganho maior é operacional. Antes da automatização, a irmã de Yavuz acompanhava manualmente todos os pedidos de assinatura: foi enviado, assinaram, precisa de acompanhamento? Esse trabalho adicional desapareceu. O sistema envia, acompanha e arquiva tudo automaticamente. O que mais impressionou Yavuz na abordagem da Firma.dev foi o próprio design API-first — sem um construtor de modelos de arrastar e soltar de que não precisava, apenas coordenadas, campos e uma API limpa que lhe dizia exatamente onde colocar as coisas.
A automatização, porque neste momento não estamos realmente a despender qualquer esforço com assinaturas. Antes disso, a minha irmã estava a geri-lo. Agora, se o recebermos, está tudo bem. Se não o recebemos, podemos simplesmente reenviá-lo com um clique.
— Yavuz Mert, Splendid Consulting Inc.
Comparação
DocuSign
Firma.dev
Taxa base mensal
C$30+
Sim (€0,029/envelope)
Por assinatura (API)
~$1 + subscrição mensal
€0.029 (~3 cêntimos)
200 assinaturas/mês
~$230 CAD
~$9 CAD
